Surat amaran ialah satu dokumen bertulis yang digunakan untuk memaklumkan seseorang atau sebuah syarikat tentang tindakan yang mungkin diambil jika terdapat kesalahan atau kegagalan dalam melaksanakan tugas. Dalam konteks kontraktor, surat amaran diberikan kepada mereka jika mereka gagal memenuhi keperluan kontrak yang telah ditandatangani.

Fungsi dan Tujuan Surat Amaran kepada Kontraktor

Surat amaran kepada kontraktor mempunyai beberapa fungsi dan tujuan seperti:

  • Menjelaskan kegagalan atau kesalahan yang dilakukan oleh kontraktor
  • Memberikan amaran kepada kontraktor tentang tindakan yang mungkin diambil jika kegagalan atau kesalahan berterusan
  • Menjelaskan hal-hal yang perlu dilakukan oleh kontraktor untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan
  • Memberikan masa yang cukup kepada kontraktor untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan
  • Menjelaskan akibat yang mungkin terjadi jika kontraktor gagal membetulkan kesalahan atau kegagalan

Format Surat Amaran kepada Kontraktor

Surat amaran kepada kontraktor harus mempunyai format yang jelas dan mudah dibaca oleh penerima. Format yang digunakan harus memastikan bahawa semua maklumat penting disampaikan dengan jelas dan ringkas. Berikut adalah format yang boleh digunakan:

  1. Tarikh
  2. Nama penerima
  3. Alamat
  4. Subjek
  5. Isi kandungan (termasuk butir-butir kesalahan atau kegagalan, amaran, tindakan yang perlu diambil, masa yang diberikan, dan akibat yang mungkin terjadi)
  6. Tandatangan dan nama pengirim

Contoh Surat Amaran kepada Kontraktor

Berikut adalah dua contoh surat amaran kepada kontraktor:

Contoh 1

Tarikh: 1 Januari 2022

Nama Penerima: ABC Sdn. Bhd.

Alamat: 123 Jalan Merdeka, 11200 Kuala Lumpur

Subjek: Surat Amaran

Kepada YBhg. Encik / Puan,

Dalam kaitan dengan kontrak yang ditandatangani oleh pihak ABC Sdn. Bhd. pada 1 Januari 2021 untuk membina sebuah bangunan di Jalan Raja Chulan, kami ingin memaklumkan bahawa terdapat beberapa kesalahan dan kegagalan dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan.

Antara kesalahan dan kegagalan yang telah dikenal pasti termasuk kelewatan dalam penghantaran bahan mentah, kegagalan untuk mematuhi piawaian keselamatan dan kesihatan pekerja, dan kegagalan untuk menyiapkan kerja mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Kami ingin memberikan amaran kepada pihak ABC Sdn. Bhd. bahawa tindakan yang mungkin diambil jika kegagalan atau kesalahan berterusan termasuk penggantungan atau pemutusan kontrak, dan juga tuntutan kewangan.

Kami mengharapkan pihak ABC Sdn. Bhd. untuk segera mengambil tindakan yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan dan kegagalan tersebut. Masa yang diberikan untuk membetulkan kesalahan dan kegagalan ini ialah 30 hari dari tarikh surat ini diterima.

Sekiranya tiada tindakan yang diambil dalam tempoh yang diberikan, kami akan mengambil tindakan yang sesuai untuk memastikan bahawa projek ini disiapkan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Sekian, terima kasih.

Tandatangan,

XYZ Sdn. Bhd.

Contoh 2

Tarikh: 1 Januari 2022

Nama Penerima: DEF Sdn. Bhd.

Alamat: 456 Jalan Raja Laut, 11200 Kuala Lumpur

Subjek: Amaran Terakhir

Kepada YBhg. Encik / Puan,

Dalam kaitan dengan kontrak yang ditandatangani oleh pihak DEF Sdn. Bhd. pada 1 Januari 2021 untuk membina sebuah bangunan di Jalan Bukit Bintang, kami ingin memaklumkan bahawa terdapat beberapa kesalahan dan kegagalan dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan.

Antara kesalahan dan kegagalan yang telah dikenal pasti termasuk kelewatan dalam penghantaran bahan mentah, kegagalan untuk mematuhi piawaian keselamatan dan kesihatan pekerja, dan kegagalan untuk menyiapkan kerja mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Kami telah memberikan amaran sebelum ini, namun pihak DEF Sdn. Bhd. masih gagal memenuhi keperluan kontrak tersebut. Oleh itu, ini adalah amaran terakhir yang diberikan oleh kami sebelum tindakan yang lebih tegas diambil.

Kami mengharapkan pihak DEF Sdn. Bhd. untuk segera mengambil tindakan yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan dan kegagalan tersebut. Masa yang diberikan untuk membetulkan kesalahan dan kegagalan ini ialah 14 hari dari tarikh surat ini diterima.

Sekiranya tiada tindakan yang diambil dalam tempoh yang diberikan, kami akan mengambil tindakan yang sesuai untuk memutuskan kontrak dan juga tuntutan kewangan.

Sekian, terima kasih.

Tandatangan,

XYZ Sdn. Bhd.

FAQs tentang Surat Amaran kepada Kontraktor

Berikut adalah beberapa soalan yang biasa ditanya tentang surat amaran kepada kontraktor:

1. Apakah yang dimaksudkan dengan surat amaran?

Surat amaran ialah satu dokumen bertulis yang digunakan untuk memaklumkan seseorang atau sebuah syarikat tentang tindakan yang mungkin diambil jika terdapat kesalahan atau kegagalan dalam melaksanakan tugas.

2. Apa fungsi surat amaran kepada kontraktor?

Surat amaran kepada kontraktor mempunyai beberapa fungsi dan tujuan seperti menjelaskan kesalahan atau kegagalan yang dilakukan oleh kontraktor, memberikan amaran kepada kontraktor tentang tindakan yang mungkin diambil jika kegagalan atau kesalahan berterusan, menjelaskan hal-hal yang perlu dilakukan oleh kontraktor untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan, memberikan masa yang cukup kepada kontraktor untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan, dan menjelaskan akibat yang mungkin terjadi jika kontraktor gagal membetulkan kesalahan atau kegagalan.

3. Apakah format surat amaran kepada kontraktor?

Surat amaran kepada kontraktor harus mempunyai format yang jelas dan mudah dibaca oleh penerima. Format yang digunakan harus memastikan bahawa semua maklumat penting disampaikan dengan jelas dan ringkas. Contohnya termasuk tarikh, nama penerima, subjek, isi kandungan, dan tandatangan dan nama pengirim.

4. Berapa lama masa yang diberikan untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan?

Masa yang diberikan untuk membetulkan kesalahan atau kegagalan boleh berbeza-beza bergantung kepada kesalahan atau kegag