Sebagai seorang pekerja, anda mungkin telah menerima surat amaran secara pentadbiran dari majikan anda. Surat amaran ini bertujuan untuk memberi amaran dan teguran kepada pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja. Surat amaran pentadbiran biasanya dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja yang gagal memenuhi standard atau tatacara syarikat serta undang-undang yang berkaitan dengan pekerjaan.

Pengertian Surat Amaran Secara Pentadbiran

Surat amaran secara pentadbiran adalah surat rasmi yang dikeluarkan oleh majikan sebagai tindakan awal terhadap pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja. Surat ini bertujuan untuk memberikan amaran kepada pekerja dan memberitahu mereka bahawa tindakan tersebut tidak akan diterima dan akan diambil tindakan yang lebih serius jika kesalahan berulang.

Fungsi Surat Amaran Secara Pentadbiran

Surat amaran secara pentadbiran mempunyai beberapa fungsi penting, antaranya:

  • Memberi amaran kepada pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja;
  • Memberi kesempatan kepada pekerja untuk memperbetulkan kesalahan mereka dan mengelakkan dari melakukan pelanggaran yang sama di masa depan;
  • Menunjukkan bahawa majikan memberikan perhatian terhadap tindakan pekerja dan memastikan standard dan tatacara syarikat serta undang-undang yang berkaitan dengan pekerjaan dipatuhi;
  • Menjamin kecekapan dan keberkesanan tempat kerja serta memberikan perlindungan kepada pekerja dan majikan.

Tujuan Surat Amaran Secara Pentadbiran

Tujuan utama surat amaran secara pentadbiran adalah untuk memberikan amaran kepada pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja. Tujuan lain surat amaran ini adalah untuk melindungi kepentingan majikan dan memastikan standard dan tatacara syarikat serta undang-undang yang berkaitan dengan pekerjaan dipatuhi oleh pekerja.

Format Surat Amaran Secara Pentadbiran

Surat amaran secara pentadbiran biasanya mempunyai format yang standar dan terdiri daripada:

  1. Perincian mengenai kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh pekerja;
  2. Penerangan mengenai tindakan yang akan diambil oleh majikan jika kesalahan berulang;
  3. Waktu yang diberikan kepada pekerja untuk memperbetulkan kesalahannya;
  4. Salinan surat amaran yang disimpan oleh majikan dan pekerja.

Contoh Surat Amaran Secara Pentadbiran

Berikut adalah contoh surat amaran secara pentadbiran:

Contoh 1:

Tarikh: 1 Januari 2022

Saudara / Saudari,

Dengan hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa anda telah melakukan pelanggaran terhadap tatacara syarikat kami dengan tidak hadir bekerja tanpa kebenaran pada 30 Disember 2021. Tindakan ini tidak dapat diterima dan mengganggu operasi syarikat kami.

Sekiranya kesalahan ini berulang, kami akan mengambil tindakan yang lebih serius. Oleh itu, anda perlu memperbetulkan kesalahan anda dan memastikan bahawa ia tidak berulang di masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang Benar,

Abdullah bin Ahmad

Pengurus Sumber Manusia

Contoh 2:

Tarikh: 1 Januari 2022

Saudara / Saudari,

Kami ingin memaklumkan bahawa anda telah gagal mematuhi standard syarikat kami dengan tidak memakai pakaian seragam semasa bertugas. Tindakan ini melanggar tatacara syarikat kami dan mempengaruhi imej syarikat kami.

Kami menasihatkan bahawa sekiranya kesalahan ini berulang, kami akan mengambil tindakan yang lebih serius. Oleh itu, anda perlu memperbetulkan kesalahan anda dan memastikan bahawa anda memakai pakaian seragam semasa bertugas di masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang Benar,

Lim Siew Ling

Pengurus Cawangan

FAQs

1. Apakah perbezaan antara surat amaran dan surat teguran?

Surat amaran dan surat teguran adalah dua jenis surat yang berlainan. Surat amaran biasanya dikeluarkan sebagai tindakan awal terhadap pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja. Surat teguran pula dikeluarkan apabila pekerja melakukan kesalahan yang serius dan memerlukan tindakan segera. Surat amaran bertujuan untuk memberikan amaran kepada pekerja dan memberitahu mereka bahawa tindakan tersebut tidak akan diterima dan akan diambil tindakan yang lebih serius jika kesalahan berulang. Surat teguran pula lebih serius dan boleh membawa kepada tindakan disiplin yang lebih berat termasuk pembuangan kerja.

2. Berapa lama tempoh yang diberikan untuk memperbetulkan kesalahan?

Tempoh yang diberikan untuk memperbetulkan kesalahan bergantung kepada jenis kesalahan dan tahap keseriusannya. Biasanya, majikan akan memberikan tempoh yang munasabah untuk pekerja memperbetulkan kesalahan mereka.

3. Apakah tindakan yang boleh diambil jika pekerja tidak memperbetulkan kesalahan mereka?

Jika pekerja gagal memperbetulkan kesalahannya dalam tempoh yang diberikan, majikan boleh mengambil tindakan disiplin yang lebih serius termasuk tindakan pemecatan.

4. Adakah pekerja mempunyai hak untuk merayu surat amaran secara pentadbiran?

Ya, pekerja mempunyai hak untuk merayu surat amaran secara pentadbiran. Pekerja boleh merayu kepada majikan atau pihak berkuasa yang berkaitan sekiranya mereka merasakan bahawa tindakan yang diambil tidak adil atau salah.

5. Adakah surat amaran secara pentadbiran boleh dihapuskan dari rekod pekerja?

Tidak, surat amaran secara pentadbiran tidak boleh dihapuskan dari rekod pekerja. Ini adalah penting untuk memastikan bahawa rekod pekerjaan disimpan dengan teliti dan lengkap serta memudahkan majikan untuk membuat keputusan mengenai tindakan disiplin yang perlu diambil jika kesalahan berulang.

Kesimpulan

Surat amaran secara pentadbiran adalah surat rasmi yang dikeluarkan oleh majikan sebagai tindakan awal terhadap pekerja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran dalam tempoh bekerja. Surat ini bertujuan untuk memberikan amaran kepada pekerja dan memberitahu mereka bahawa tindakan tersebut tidak akan diterima dan akan diambil tindakan yang lebih serius jika kesalahan berulang. Surat amaran pentadbiran mempunyai fungsi yang penting seperti memberi kesempatan kepada pekerja untuk memperbetulkan kesalahan mereka, menunjukkan bahawa majikan memberikan perhatian terhadap tindakan pekerja dan memastikan standard dan tatacara syarikat serta undang-undang yang berkaitan dengan pekerjaan dipatuhi. Majikan perlu memastikan bahawa format surat amaran pentadbiran dipatuhi dan