Surat arahan rasmi merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan di dalam dunia kerja. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan secara tertulis kepada bawahan atau rekan kerja. Oleh karena itu, penting bagi setiap pekerja untuk memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat arahan rasmi.

Pengertian Surat Arahan Rasmi

Surat arahan rasmi adalah surat yang digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan tertulis dari pihak atasan kepada bawahan atau rekan kerja di bawahnya. Surat ini biasanya digunakan dalam situasi-situasi tertentu di mana diperlukan arahan tertulis yang jelas dan tegas.

Fungsi Surat Arahan Rasmi

Surat arahan rasmi memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Memberikan instruksi atau arahan tertulis yang jelas dan tegas kepada bawahan atau rekan kerja di bawahnya.
  • Menjaga komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan atau rekan kerja di bawahnya.
  • Memastikan bahwa arahan atau instruksi yang diberikan telah dipahami dengan jelas oleh bawahan atau rekan kerja di bawahnya.

Tujuan Surat Arahan Rasmi

Surat arahan rasmi memiliki beberapa tujuan, antara lain:

  • Memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan kepada bawahan atau rekan kerja di bawahnya sesuai dengan standar yang diinginkan.
  • Menjaga kedisiplinan dan tata tertib dalam lingkungan kerja.
  • Meningkatkan produktivitas kerja dengan memastikan bahwa arahan atau instruksi yang diberikan dipahami dengan jelas oleh bawahan atau rekan kerja di bawahnya.

Format Surat Arahan Rasmi

Format surat arahan rasmi terdiri dari beberapa elemen, antara lain:

  • Header: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Tanggal: tanggal penulisan surat.
  • Alamat: alamat penerima surat.
  • Salutation: ucapan pembuka, misalnya “Kepada Yth.”
  • Isi surat: berisi instruksi atau arahan yang ingin disampaikan.
  • Penutup: ucapan penutup, misalnya “Sekian dan terima kasih.”
  • Tanda tangan: tanda tangan dari atasan yang mengeluarkan surat.

Contoh Surat Arahan Rasmi

Berikut adalah contoh surat arahan rasmi:

Contoh 1

PT. ABCD
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
Bagian Produksi PT. ABCD

Dengan ini kami memberikan arahan bahwa mulai tanggal 1 Februari 2022, jam kerja akan diatur ulang menjadi pukul 08.00-16.00. Mohon untuk seluruh karyawan dapat memahami dan mematuhi arahan ini.

Sekian dan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda tangan atasan)

Contoh 2

PT. EFGH
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
Bagian Keuangan PT. EFGH

Dengan ini kami memberikan arahan bahwa setiap pengajuan biaya harus dilakukan melalui sistem yang telah disediakan. Tidak akan ada pengajuan biaya yang akan diproses jika tidak melalui sistem yang telah ditentukan.

Sekian dan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda tangan atasan)

FAQs

  • Siapa yang biasanya mengeluarkan surat arahan rasmi?
    Surat arahan rasmi biasanya dikeluarkan oleh atasan atau pimpinan perusahaan.
  • Apakah surat arahan rasmi selalu diperlukan di dalam dunia kerja?
    Tidak selalu, namun surat arahan rasmi digunakan ketika diperlukan arahan tertulis yang jelas dan tegas.
  • Bagaimana cara memastikan bahwa arahan atau instruksi yang diberikan dipahami dengan jelas oleh bawahan atau rekan kerja di bawahnya?
    Salah satu cara untuk memastikan hal ini adalah dengan meminta bawahan atau rekan kerja di bawahnya untuk memberikan tanggapan atau konfirmasi atas arahan atau instruksi yang diberikan.

Kesimpulan

Surat arahan rasmi merupakan salah satu jenis surat yang penting di dalam dunia kerja. Surat ini digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan tertulis yang jelas dan tegas kepada bawahan atau rekan kerja di bawahnya. Penting bagi setiap pekerja untuk memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat arahan rasmi agar dapat menggunakannya dengan benar dan efektif.