Surat atas nama kepala dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh kepala dinas untuk memberikan izin atau persetujuan terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Dokumen ini sangat penting dalam dunia administrasi karena dapat menjadi bukti tertulis atas keputusan yang diambil oleh kepala dinas.

Pengertian Surat Atas Nama Kepala Dinas

Surat atas nama kepala dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh kepala dinas untuk memberikan izin atau persetujuan terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Dokumen ini berisi informasi tentang identitas pihak yang mengajukan permohonan, jenis kegiatan yang diizinkan atau disetujui, serta tanggal dan tanda tangan kepala dinas.

Fungsi Surat Atas Nama Kepala Dinas

Surat atas nama kepala dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai bukti resmi tentang keputusan yang diambil oleh kepala dinas
  • Sebagai izin atau persetujuan resmi terhadap suatu kegiatan atau permohonan
  • Sebagai pedoman bagi pihak yang mengajukan permohonan dalam menjalankan kegiatan yang diizinkan atau disetujui

Tujuan Surat Atas Nama Kepala Dinas

Tujuan utama dari pembuatan surat atas nama kepala dinas adalah untuk memberikan izin atau persetujuan resmi terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Selain itu, dokumen ini juga bertujuan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan yang diizinkan atau disetujui.

Format Surat Atas Nama Kepala Dinas

Format surat atas nama kepala dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  1. Header: berisi logo atau lambang dinas, nama dinas, dan alamat dinas
  2. Nomor surat: nomor urut surat yang dikeluarkan oleh dinas
  3. Lampiran: jika ada lampiran yang terkait dengan surat, seperti proposal kegiatan atau dokumen pendukung lainnya
  4. Perihal: judul atau topik surat
  5. Tanggal: tanggal surat dikeluarkan
  6. Alamat tujuan: nama dan alamat lengkap pihak yang dituju
  7. Isi surat: berisi informasi tentang izin atau persetujuan yang diberikan, serta syarat-syarat atau ketentuan yang harus dipenuhi oleh pihak yang diizinkan atau disetujui
  8. Tanda tangan: tanda tangan kepala dinas dan nama lengkap kepala dinas

Contoh Surat Atas Nama Kepala Dinas

Berikut adalah contoh surat atas nama kepala dinas:

Contoh 1

Surat Izin Kegiatan

Nomor: 001/IZIN/2021

Lampiran: Proposal Kegiatan

Perihal: Izin Kegiatan Seminar Nasional

Kepada Yth.

Rektor Universitas ABC

Jl. Ahmad Yani No. 1

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan permohonan yang diajukan oleh Fakultas Ilmu Komputer Universitas ABC untuk mengadakan Seminar Nasional pada tanggal 2-3 April 2021, kami memberikan izin kepada pihak Universitas ABC untuk mengadakan kegiatan tersebut.

Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pihak Universitas ABC adalah sebagai berikut:

  1. Melengkapi semua persyaratan yang telah ditentukan
  2. Menyediakan perlengkapan acara yang diperlukan
  3. Menjaga ketertiban dan keamanan selama kegiatan berlangsung

Demikian surat izin ini kami berikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan

Tanda tangan

Nama Lengkap

Contoh 2

Surat Persetujuan Penggunaan Anggaran

Nomor: 001/ANGGARAN/2021

Lampiran: Rencana Anggaran Belanja

Perihal: Persetujuan Penggunaan Anggaran Tahun 2021

Kepada Yth.

Ketua DPC Partai XYZ

Jl. Sudirman No. 10

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Rencana Anggaran Belanja yang diajukan oleh DPC Partai XYZ untuk tahun 2021, kami memberikan persetujuan untuk penggunaan anggaran sebesar Rp 500.000.000,- dengan rincian sebagai berikut:

  1. Rp 200.000.000,- untuk kegiatan sosialisasi
  2. Rp 150.000.000,- untuk kegiatan pelatihan
  3. Rp 100.000.000,- untuk kegiatan kampanye
  4. Rp 50.000.000,- untuk kegiatan lainnya

Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh DPC Partai XYZ adalah sebagai berikut:

  1. Melaporkan secara berkala tentang penggunaan anggaran
  2. Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran
  3. Menggunakan anggaran sesuai dengan rencana yang telah disetujui

Demikian surat persetujuan ini kami berikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Keuangan

Tanda tangan

Nama Lengkap

FAQs

  1. Apa yang dimaksud dengan surat atas nama kepala dinas?

    Surat atas nama kepala dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh kepala dinas untuk memberikan izin atau persetujuan terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain.

  2. Apa fungsi dari surat atas nama kepala dinas?

    Surat atas nama kepala dinas berfungsi sebagai bukti resmi tentang keputusan yang diambil oleh kepala dinas, sebagai izin atau persetujuan resmi terhadap suatu kegiatan atau permohonan, serta sebagai pedoman bagi pihak yang mengajukan permohonan dalam menjalankan kegiatan yang diizinkan atau disetujui.

  3. Apa tujuan dari pembuatan surat atas nama kepala dinas?

    Tujuan utama dari pembuatan surat atas nama kepala dinas adalah untuk memberikan izin atau persetujuan resmi terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain, serta untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan yang diizinkan atau disetujui.

Kesimpulan

Surat atas nama kepala dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh kepala dinas untuk memberikan izin atau persetujuan terhadap suatu kegiatan atau permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Dokumen ini memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai bukti resmi tentang keputusan yang diambil