Surat atas nama kepala adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis atau perkantoran. Surat ini biasanya ditandatangani oleh kepala instansi atau perusahaan, yang berfungsi sebagai tanda persetujuan atau pengesahan dari pihak atasannya.
Pengertian Surat Atas Nama Kepala
Surat atas nama kepala atau yang juga dikenal dengan sebutan surat resmi adalah surat yang dibuat oleh seorang kepala instansi atau perusahaan, yang ditandatangani dengan nama dan jabatannya sebagai tanda persetujuan atau pengesahan atas suatu hal. Surat ini biasanya digunakan untuk kepentingan bisnis atau perkantoran, seperti untuk mengajukan surat izin, permohonan kerjasama, atau surat resmi lainnya.
Fungsi dan Tujuan Surat Atas Nama Kepala
Surat atas nama kepala memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Sebagai tanda persetujuan atau pengesahan dari pihak atasannya.
- Sebagai bukti resmi dalam suatu bisnis atau perkantoran.
- Sebagai alat untuk menyampaikan informasi atau permintaan secara resmi.
- Sebagai sarana untuk menjaga hubungan baik dengan pihak lain.
Format Surat Atas Nama Kepala
Untuk membuat surat atas nama kepala, ada beberapa format yang harus diperhatikan, antara lain:
- Header surat, yang berisi nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan fax.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat.
- Salutation, yang berisi kata sapaan seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, yang berisi informasi atau permintaan secara jelas dan singkat.
- Penutup surat, yang berisi kalimat penutup dan tanda tangan kepala instansi atau perusahaan.
- Lampiran, jika diperlukan.
Contoh Surat Atas Nama Kepala
Berikut adalah contoh surat atas nama kepala yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABCD
Jl. Raya ABCD No. 123
Tangerang Selatan
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 654321
Tangerang Selatan, 1 September 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan XYZ
Jl. Raya XYZ No. 456
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABCD mengajukan permohonan kerjasama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam bidang pengembangan aplikasi mobile. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu untuk mengembangkan aplikasi mobile yang lebih inovatif dan dapat memenuhi kebutuhan pasar yang semakin berkembang.
Terlampir kami sertakan proposal kerjasama yang lebih detail tentang proyek ini. Kami berharap dapat segera mendapatkan tanggapan dari Bapak/Ibu.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABCD
John Doe
CEO PT. ABCD
Contoh 2
Universitas ABCD
Jl. Kampus ABCD No. 789
Depok
Telp. (021) 987654
Fax. (021) 456789
Depok, 1 September 2021
Kepada Yth.
Mahasiswa/i Program Studi Teknik Informatika Angkatan 2020
Universitas ABCD
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan jadwal ujian akhir semester ganjil tahun akademik 2021/2022 bagi mahasiswa/i Program Studi Teknik Informatika Angkatan 2020. Adapun jadwal ujian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Ujian Tengah Semester: 1 Oktober 2021
2. Ujian Akhir Semester: 1 Desember 2021
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami harap mahasiswa/i Program Studi Teknik Informatika Angkatan 2020 dapat memperhatikan jadwal ujian tersebut dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Universitas ABCD
Prof. Dr. Jane Doe
Rektor Universitas ABCD
FAQs
1. Apa bedanya surat atas nama kepala dengan surat resmi lainnya?
Surat atas nama kepala adalah salah satu jenis surat resmi yang ditandatangani oleh kepala instansi atau perusahaan sebagai tanda persetujuan atau pengesahan atas suatu hal. Sedangkan surat resmi lainnya bisa ditandatangani oleh siapa saja yang memiliki kewenangan untuk mengesahkan suatu hal.
2. Apa saja hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat atas nama kepala?
Hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat atas nama kepala antara lain format surat, isi surat yang jelas dan singkat, serta penulisan nama dan jabatan kepala instansi atau perusahaan dengan benar.
3. Apa fungsi dan tujuan dari surat atas nama kepala?
Surat atas nama kepala memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain sebagai tanda persetujuan atau pengesahan dari pihak atasannya, sebagai bukti resmi dalam suatu bisnis atau perkantoran, sebagai alat untuk menyampaikan informasi atau permintaan secara resmi, serta sebagai sarana untuk menjaga hubungan baik dengan pihak lain.
4. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat atas nama kepala?
Informasi yang harus disertakan dalam surat atas nama kepala antara lain nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan fax, tanggal pembuatan surat, alamat tujuan surat, salutation, isi surat, penutup surat, dan lampiran jika diperlukan.
5. Apa contoh surat atas nama kepala yang sering digunakan dalam bisnis atau perkantoran?
Contoh surat atas nama kepala yang sering digunakan dalam bisnis atau perkantoran antara lain surat permohonan kerjasama, surat permohonan izin, surat pengunduran diri, atau surat pemberitahuan jadwal ujian.