Jika Anda sering berurusan dengan instansi pemerintah atau perusahaan, tentu sudah tidak asing lagi mendengar istilah surat atas nama ketua. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan atau permohonan dari sebuah organisasi atau lembaga ke pihak lain. Meski terkesan formal, sebenarnya menulis surat atas nama ketua bisa dilakukan dengan mudah. Berikut ini adalah pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat atas nama ketua yang bisa Anda pelajari.
Pengertian Surat Atas Nama Ketua
Surat atas nama ketua adalah surat resmi yang ditulis oleh seorang ketua atau pimpinan organisasi atau lembaga. Surat ini berisi pemberitahuan, permohonan, atau pengajuan yang disampaikan oleh organisasi atau lembaga tersebut kepada pihak yang dituju. Surat ini ditulis dengan format resmi dan tanda tangan dari ketua atau pimpinan organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
Fungsi Surat Atas Nama Ketua
Ada beberapa fungsi surat atas nama ketua yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Sebagai alat komunikasi resmi antara organisasi atau lembaga dengan pihak lain.
- Sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan acuan dalam transaksi bisnis atau kegiatan lainnya.
- Sebagai sarana untuk memberikan pemberitahuan atau pengajuan dari organisasi atau lembaga kepada pihak yang dituju.
Tujuan Surat Atas Nama Ketua
Tujuan dari surat atas nama ketua adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi yang berhubungan dengan kepentingan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Beberapa tujuan surat atas nama ketua antara lain:
- Memohon izin atau persetujuan untuk melakukan kegiatan tertentu.
- Memberikan pemberitahuan atau pengumuman tentang suatu kegiatan atau acara.
- Menyampaikan pengajuan atau permintaan terkait kegiatan atau proyek yang sedang berjalan.
Format Surat Atas Nama Ketua
Untuk membuat surat atas nama ketua, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan formatnya. Berikut ini adalah contoh format surat atas nama ketua yang dapat Anda gunakan:
- Header (berisi logo atau nama organisasi atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan email)
- Nomor surat (ditulis di sebelah kanan atas)
- Tanggal surat (ditulis di sebelah kanan atas di bawah nomor surat)
- Alamat tujuan (ditulis di sebelah kiri bawah tanggal surat)
- Perihal (ditulis di sebelah kiri atas surat)
- Isi surat (ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, diakhiri dengan penutup dan tanda tangan)
- Lampiran (jika ada)
Contoh Surat Atas Nama Ketua
Berikut ini adalah contoh surat atas nama ketua yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1: Surat Permohonan Izin Kegiatan
Perihal: Permohonan Izin Kegiatan
Kepada Yth,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya
di Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari Komunitas Pecinta Alam Surabaya, bermaksud untuk mengadakan kegiatan camping di Taman Nasional Bromo Tengger Semeru pada tanggal 20-22 Agustus 2021.
Untuk itu, kami memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Adapun rincian kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
- Penyuluhan tentang pelestarian alam
- Pembuatan shelter dan fasilitas camping
- Penjelajahan alam
Kami akan menanggung seluruh biaya yang diperlukan untuk kegiatan ini dan memastikan tidak ada kerusakan atau pencemaran lingkungan yang diakibatkan oleh kegiatan kami.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Komunitas Pecinta Alam Surabaya
Abdul Aziz
Contoh 2: Surat Pemberitahuan Kegiatan
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Workshop Jurnalistik
Kepada Yth,
Sekretariat Dewan Pers
di Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari Kelompok Studi Jurnalistik Universitas Gadjah Mada, bermaksud untuk mengadakan workshop jurnalistik dengan tema “Membangun Karir Jurnalistik di Era Digital”. Workshop ini akan diselenggarakan pada tanggal 10 September 2021 di Gedung Pusat Studi Jurnalistik Universitas Gadjah Mada.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir sebagai narasumber dalam workshop ini. Adapun rincian kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
- Pembukaan dan sambutan
- Presentasi dan diskusi oleh narasumber
- Sesi tanya jawab
- Penutupan
Kami berharap acara ini dapat memberikan manfaat dan wawasan baru bagi peserta workshop. Kami menunggu konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu dalam waktu dekat.
Hormat kami,
Ketua Kelompok Studi Jurnalistik Universitas Gadjah Mada
Andi Pramana
FAQs
- Apa saja yang perlu diperhatikan dalam menulis surat atas nama ketua?
Anda perlu memperhatikan format surat, bahasa yang digunakan, serta isi surat yang jelas dan mudah dipahami.
- Siapa yang bisa menulis surat atas nama ketua?
Surat atas nama ketua biasanya ditulis oleh ketua atau pimpinan organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
- Bagaimana cara membuat header pada surat atas nama ketua?
Header pada surat atas nama ketua biasanya berisi logo atau nama organisasi atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan email.
Kesimpulan
Menulis surat atas nama ketua sebenarnya tidak terlalu sulit jika Anda sudah memahami format dan bahasa yang digunakan. Surat ini bisa digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan, atau pengajuan dari sebuah organisasi atau lembaga ke pihak lain. Dengan memperhatikan pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat atas nama ketua di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat tersebut dengan mudah dan benar.