Surat atas nama pimpinan atau yang sering disingkat SANP adalah surat resmi yang ditulis oleh seorang sekretaris atau staf administrasi atas nama pimpinan suatu organisasi atau perusahaan. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan internal perusahaan, seperti untuk mengirimkan surat kepada karyawan, meminta informasi dari pihak luar, atau memberikan instruksi tertentu.
Fungsi Surat Atas Nama Pimpinan
Surat atas nama pimpinan memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi resmi antara pimpinan dengan pihak lain
- Sebagai alat komunikasi internal perusahaan
- Sebagai bukti tertulis dalam melakukan suatu tindakan atau keputusan
Tujuan Surat Atas Nama Pimpinan
Adapun tujuan dari surat atas nama pimpinan adalah untuk:
- Memberikan informasi atau instruksi tertentu kepada pihak yang dituju
- Meminta informasi dari pihak yang dituju
- Memberikan arahan atau tindakan yang harus diambil oleh pihak yang dituju
- Memberikan pengumuman atau pemberitahuan penting
Format Surat Atas Nama Pimpinan
Format surat atas nama pimpinan sebenarnya sama dengan format surat bisnis pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat ini, antara lain:
- Gunakan kop surat yang sudah disesuaikan dengan identitas perusahaan
- Tuliskan tanggal pembuatan surat
- Tuliskan nomor surat
- Tuliskan kepada siapa surat ditujukan
- Tuliskan perihal surat dengan jelas dan singkat
- Tuliskan isi surat dengan bahasa yang formal dan jelas
- Tuliskan nama dan jabatan pengirim surat
- Sertakan tanda tangan dan cap perusahaan
Contoh Surat Atas Nama Pimpinan
Berikut adalah contoh surat atas nama pimpinan yang bisa dijadikan referensi dalam penulisan surat:
Contoh Surat Atas Nama Pimpinan 1
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Karyawan PT ABC
Di tempat
Dengan ini kami sampaikan bahwa mulai tanggal 1 Januari 2022, perusahaan akan memberlakukan sistem kerja dari rumah (work from home) untuk jangka waktu yang belum ditentukan. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan risiko penyebaran virus COVID-19 di lingkungan kerja.
Adapun tata cara dan ketentuan kerja dari rumah akan kami sampaikan lebih lanjut melalui channel komunikasi internal perusahaan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami kebijakan ini dan tetap menjaga kesehatan dan keselamatan dalam bekerja.
Hormat kami,
PT ABC
Wahyu Susilo
Sekretaris Perusahaan
Contoh Surat Atas Nama Pimpinan 2
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Marketing Manager
PT XYZ
Di tempat
Dalam rangka memperkenalkan produk terbaru kami, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara peluncuran produk yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Jumat, 10 Desember 2021
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ballroom Hotel ABC
Kami akan menyediakan makanan dan minuman ringan untuk Bapak/Ibu. Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini dapat memberikan dukungan dan masukan bagi pengembangan produk kami ke depannya.
Terima kasih,
PT XYZ
Andi Wibowo
Staf Administrasi
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar surat atas nama pimpinan:
1. Apa bedanya surat atas nama pimpinan dengan surat bisnis?
Surat atas nama pimpinan sebenarnya termasuk dalam jenis surat bisnis. Namun, yang membedakan adalah surat ini ditulis oleh sekretaris atau staf administrasi atas nama pimpinan, bukan langsung oleh pimpinan perusahaan.
2. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat atas nama pimpinan?
Informasi yang harus disertakan dalam surat atas nama pimpinan antara lain tanggal pembuatan surat, nomor surat, kepada siapa surat ditujukan, perihal surat, isi surat, dan nama dan jabatan pengirim surat.
3. Apa fungsi surat atas nama pimpinan?
Surat atas nama pimpinan memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai sarana komunikasi resmi antara pimpinan dengan pihak lain, sebagai alat komunikasi internal perusahaan, dan sebagai bukti tertulis dalam melakukan suatu tindakan atau keputusan.
Kesimpulan
Surat atas nama pimpinan adalah surat resmi yang ditulis oleh seorang sekretaris atau staf administrasi atas nama pimpinan suatu organisasi atau perusahaan. Surat ini memiliki beberapa fungsi dan tujuan, serta format penulisan yang harus diperhatikan. Dalam penulisan surat ini, gunakan bahasa yang formal dan jelas agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.