Surat aturcara program adalah dokumen yang berisi informasi lengkap tentang acara yang akan diadakan. Dokumen ini biasanya digunakan oleh panitia atau pihak yang bertanggung jawab dalam mengadakan sebuah acara. Surat aturcara program sangat penting karena akan membantu menjamin acara berjalan dengan lancar dan sukses. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat aturcara program.
Pengertian Surat Aturcara Program
Surat aturcara program adalah dokumen resmi yang berisi informasi lengkap tentang acara yang akan diadakan. Dokumen ini berisi informasi tentang tanggal, waktu, tempat, tema, agenda, dan tamu undangan yang akan hadir. Surat aturcara program juga berisi informasi tentang tugas dan tanggung jawab setiap anggota panitia dalam mengadakan acara tersebut.
Fungsi Surat Aturcara Program
Surat aturcara program memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai panduan dalam mengadakan acara
- Sebagai pedoman dalam menentukan agenda acara
- Sebagai alat komunikasi antara panitia dengan pihak lain yang terkait dengan acara
- Sebagai alat kontrol untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana
Tujuan Surat Aturcara Program
Tujuan dari surat aturcara program adalah untuk memastikan acara berjalan dengan lancar dan sukses. Dengan adanya surat aturcara program, panitia bisa memastikan bahwa setiap anggota panitia tahu tugas dan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, surat aturcara program juga memudahkan komunikasi antara panitia dengan pihak lain yang terkait dengan acara, seperti sponsor, peserta, dan tamu undangan.
Format Surat Aturcara Program
Surat aturcara program harus disusun dengan format yang jelas dan sistematis. Berikut adalah format yang umum digunakan dalam surat aturcara program:
- Judul acara
- Tanggal dan waktu acara
- Tempat acara
- Tema acara
- Agenda acara
- Tamu undangan
- Anggota panitia dan tugas masing-masing
- Informasi lain yang berkaitan dengan acara
Contoh Surat Aturcara Program
Berikut adalah contoh surat aturcara program untuk acara seminar:
Surat Aturcara Seminar Nasional
Acara : Seminar Nasional “Teknologi Digital untuk Masa Depan”
Tanggal : 26 Oktober 2021
Waktu : 08.00 - 16.00 WIB
Tempat : Hotel Grand Ballroom, Jakarta
Tema : “Meningkatkan Daya Saing Bangsa Melalui Teknologi Digital”
Agenda Acara
- Pembukaan oleh MC
- Pembacaan doa
- Sambutan dari Ketua Panitia
- Sambutan dari Penyelenggara Acara
- Sambutan dari Menteri Komunikasi dan Informatika
- Pemaparan materi oleh narasumber 1
- Pemaparan materi oleh narasumber 2
- Istirahat dan makan siang
- Pemaparan materi oleh narasumber 3
- Pemaparan materi oleh narasumber 4
- Sesi tanya jawab
- Penutupan oleh Ketua Panitia
Tamu Undangan
- Menteri Komunikasi dan Informatika
- Ketua Asosiasi Teknologi Informasi Indonesia
- CIO PT Telkom Indonesia
- CEO Bukalapak.com
- CEO Gojek Indonesia
Anggota Panitia dan Tugas Masing-masing
- Ketua Panitia - Menyusun konsep acara, mengatur jadwal, dan memimpin rapat panitia
- Sekretaris Panitia - Menyusun laporan hasil rapat, mengatur kebutuhan administrasi, dan koordinasi dengan pihak hotel
- Bendahara Panitia - Menangani keuangan acara, membuat laporan keuangan, dan mengatur pembayaran
- Divisi Acara - Mengatur pembagian tugas, mengatur teknis acara, dan mengatur konsumsi
- Divisi Humas - Menangani promosi acara, mengatur media partner, dan mengatur dokumentasi acara
Berikut adalah contoh surat aturcara program untuk acara lomba:
Surat Aturcara Lomba Mewarnai Anak
Acara : Lomba Mewarnai Anak
Tanggal : 10 November 2021
Waktu : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Taman Bermain Anak-Anak, Bandung
Tema : “Warnai Duniamu dengan Warna Ceria”
Agenda Acara
- Pengumuman lomba dan pembukaan oleh MC
- Pembacaan doa
- Sambutan oleh Ketua Panitia
- Penjelasan tentang lomba oleh MC
- Lomba mewarnai
- Pembagian hadiah dan pengumuman pemenang
- Penutupan oleh Ketua Panitia
Tamu Undangan
- Orang tua peserta lomba
- Warga sekitar
Anggota Panitia dan Tugas Masing-masing
- Ketua Panitia - Menyusun konsep acara, mengatur jadwal, dan memimpin rapat panitia
- Sekretaris Panitia - Menyusun laporan hasil rapat, mengatur kebutuhan administrasi, dan koordinasi dengan pihak taman bermain
- Bendahara Panitia - Menangani keuangan acara, membuat laporan keuangan, dan mengatur pembayaran
- Divisi Acara - Mengatur pembagian tugas, mengatur teknis acara, dan mengatur konsumsi
- Divisi Humas - Menangani promosi acara, mengatur media partner, dan mengatur dokumentasi acara
FAQs
Apa saja informasi yang harus ada dalam surat aturcara program?
Surat aturcara program harus berisi informasi tentang tanggal, waktu, tempat, tema, agenda, dan tamu undangan yang akan hadir. Selain itu, surat aturcara program juga harus mencantumkan tugas dan tanggung jawab setiap anggota panitia dalam mengadakan acara tersebut.
Kenapa surat aturcara program penting?
Surat aturcara program penting karena akan membantu menjamin acara berjalan dengan lancar dan sukses. Dalam surat aturcara program, panitia bisa menentukan agenda acara, membagi tugas dan tanggung jawab, dan memastikan setiap anggota panitia tahu apa yang harus dilakukan. Selain itu, surat aturcara program juga memudahkan komunikasi antara panitia dengan pihak lain yang