Surat audensi adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk meminta pertemuan atau audiensi dengan seseorang atau pihak tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh seorang perwakilan atau organisasi yang ingin bertemu dengan pihak yang dituju untuk membahas suatu hal atau meminta bantuan.
Fungsi Surat Audensi
Surat audensi memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Meminta pertemuan atau audiensi dengan pihak tertentu
- Menjelaskan maksud dan tujuan dari pertemuan tersebut
- Menjelaskan latar belakang atau informasi penting yang perlu diketahui oleh pihak yang dituju
- Menjaga hubungan baik antara pihak yang mengirim surat dan pihak yang dituju
Tujuan Surat Audensi
Tujuan utama dari surat audensi adalah untuk meminta pertemuan dengan pihak tertentu. Namun, selain itu, surat ini juga dapat memiliki tujuan lain, seperti:
- Meminta dukungan atau bantuan dari pihak yang dituju
- Membahas suatu permasalahan atau isu yang penting
- Menjalin hubungan kerja sama atau kemitraan
- Mendapatkan informasi atau masukan dari pihak yang dituju
Format Surat Audensi
Berikut adalah format umum dari surat audensi:
- Header, berisi nama dan alamat pengirim surat
- Tanggal pembuatan surat
- Alamat pihak yang dituju
- Salutation atau pembukaan surat
- Isi surat, berisi maksud dan tujuan dari pertemuan, latar belakang atau informasi penting, serta permintaan untuk dijadwalkan pertemuan
- Penutup surat, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk dapat segera bertemu atau mendapatkan balasan dari pihak yang dituju
- Tanda tangan dan nama pengirim surat
Contoh Surat Audensi
Berikut adalah contoh surat audensi yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Audensi 1
Perusahaan X
Jl. Raya A No. 1
Jakarta Selatan
21 Januari 2022
Perusahaan Y
Jl. Raya B No. 2
Jakarta Pusat
Dear Bapak/Ibu,
Kami dari perusahaan X ingin memohon audiensi dengan Bapak/Ibu untuk membahas kerja sama yang dapat dijalin antara kedua perusahaan. Sebagai informasi, perusahaan kami bergerak di bidang pengembangan software dan aplikasi, sedangkan perusahaan Bapak/Ibu bergerak di bidang perbankan.
Kami berharap dapat bertemu dengan Bapak/Ibu pada tanggal 5 Februari 2022 untuk membahas lebih lanjut tentang kerja sama yang dapat dijalin. Kami siap menyediakan presentasi mengenai produk dan layanan kami saat pertemuan tersebut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat segera mendapatkan balasan dari Bapak/Ibu.
Salam hormat,
Perusahaan X
Contoh Surat Audensi 2
Organisasi A
Jl. C No. 3
Bandung
21 Januari 2022
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA B
Jl. D No. 4
Bandung
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Kami dari Organisasi A ingin memohon audiensi dengan Bapak/Ibu Kepala Sekolah untuk membahas acara lomba pidato yang akan diadakan di SMA B pada bulan Maret mendatang. Acara ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan berbicara di depan umum bagi siswa-siswa SMA B.
Kami berharap dapat bertemu dengan Bapak/Ibu pada tanggal 1 Februari 2022 untuk membahas lebih lanjut tentang acara tersebut. Kami siap memberikan presentasi mengenai konsep acara dan meminta dukungan dari pihak SMA B dalam melaksanakan acara ini.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat segera mendapatkan balasan dari Bapak/Ibu.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Organisasi A
FAQs (Frequently Asked Questions)
1. Apa bedanya surat permohonan dan surat audensi?
Surat permohonan biasanya digunakan untuk meminta sesuatu, seperti bantuan atau dukungan, sedangkan surat audensi digunakan untuk meminta pertemuan atau audiensi dengan seseorang atau pihak tertentu.
2. Apa yang harus disiapkan sebelum membuat surat audensi?
Sebelum membuat surat audensi, sebaiknya Anda sudah memiliki informasi lengkap mengenai pihak yang ingin Anda ajak bertemu, maksud dan tujuan dari pertemuan, serta latar belakang atau informasi penting yang perlu diketahui oleh pihak yang dituju.
3. Apa yang harus dicantumkan dalam isi surat audensi?
Isi surat audensi harus mencakup maksud dan tujuan dari pertemuan, latar belakang atau informasi penting, serta permintaan untuk dijadwalkan pertemuan.
Kesimpulan
Surat audensi adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk meminta pertemuan atau audiensi dengan seseorang atau pihak tertentu. Surat ini memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik antara pihak yang mengirim surat dan pihak yang dituju, serta tujuan untuk meminta dukungan atau bantuan, membahas suatu permasalahan atau isu yang penting, menjalin hubungan kerja sama atau kemitraan, dan mendapatkan informasi atau masukan dari pihak yang dituju. Format surat audensi umumnya terdiri dari header, tanggal pembuatan surat, alamat pihak yang dituju, salutation atau pembukaan surat, isi surat, penutup surat, tanda tangan dan nama pengirim surat. Contoh surat audensi dapat menjadi referensi untuk membuat surat yang baik dan efektif, sesuai dengan maksud dan tujuan yang ingin dicapai.