Surat balasan penawaran adalah surat yang dikirimkan sebagai respon atas sebuah penawaran yang diterima. Surat ini berisi tanggapan dari penerima penawaran, baik itu menerima atau menolak penawaran tersebut. Surat balasan penawaran juga bisa berisi permintaan informasi lebih lanjut atau negosiasi harga.
Fungsi Surat Balasan Penawaran
Surat balasan penawaran memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai respon atas penawaran yang diterima
- Menjelaskan keputusan penerima penawaran, apakah menerima atau menolak
- Jika menerima, surat balasan penawaran juga bisa berisi permintaan informasi lebih lanjut atau negosiasi harga
- Menjaga hubungan baik antara perusahaan penerima penawaran dan perusahaan yang mengirimkan penawaran
Tujuan Surat Balasan Penawaran
Tujuan utama surat balasan penawaran adalah untuk memberikan keputusan resmi dari penerima penawaran, apakah menerima atau menolak. Selain itu, tujuan lain dari surat balasan penawaran adalah untuk menjaga hubungan baik antara kedua perusahaan dan memperlancar proses bisnis.
Format Surat Balasan Penawaran
Format surat balasan penawaran sama seperti format surat bisnis pada umumnya. Berikut adalah contoh format surat balasan penawaran:
Surat Balasan Penawaran
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Kota, Kode Pos
Telp: 0000-0000
Fax: 0000-0000
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth,
Nama Perusahaan Pengirim
Alamat Perusahaan Pengirim
Kota, Kode Pos
Hal: Balasan Penawaran
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara kirimkan pada tanggal 1 Januari 2022.
Berdasarkan penawaran tersebut, kami menyatakan bahwa kami:
- Menerima penawaran
- Menolak penawaran
- Memerlukan informasi lebih lanjut mengenai penawaran tersebut
- Memerlukan negosiasi harga mengenai penawaran tersebut
Jika Saudara memerlukan informasi lebih lanjut atau ingin melakukan negosiasi harga, silakan hubungi kami melalui email atau telepon yang telah kami sediakan di atas.
Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara berikan dan kami harap dapat menjalin kerjasama yang baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
Nama Penerima Penawaran
Jabatan Penerima Penawaran
Contoh Surat Balasan Penawaran
Berikut adalah contoh surat balasan penawaran yang bisa dijadikan referensi:
Contoh 1:
Surat Balasan Penawaran
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 1
Jakarta, 12345
Telp: 021-1234567
Fax: 021-1234568
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth,
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 2
Jakarta, 12345
Hal: Balasan Penawaran
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara kirimkan pada tanggal 1 Januari 2022.
Berdasarkan penawaran tersebut, kami menyatakan bahwa kami:
- Menolak penawaran
Alasan penolakan kami adalah karena harga yang ditawarkan terlalu tinggi dibandingkan dengan harga pasar dan juga karena produk yang ditawarkan tidak sesuai dengan kebutuhan kami.
Jika Saudara memerlukan informasi lebih lanjut mengenai alasan penolakan ini, silakan hubungi kami melalui email atau telepon yang telah kami sediakan di atas.
Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara berikan dan kami harap dapat menjalin kerjasama yang baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
PT. ABC
Jabatan Penerima Penawaran
Contoh 2:
Surat Balasan Penawaran
PT. JKL
Jl. Gatot Subroto No. 3
Jakarta, 12345
Telp: 021-2345678
Fax: 021-2345679
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth,
PT. MNO
Jl. Kebon Jeruk No. 4
Jakarta, 12345
Hal: Balasan Penawaran
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara kirimkan pada tanggal 1 Januari 2022.
Berdasarkan penawaran tersebut, kami menyatakan bahwa kami:
- Menerima penawaran
Kami menganggap bahwa penawaran yang Saudara berikan sesuai dengan kebutuhan kami dan harga yang ditawarkan juga sesuai dengan harga pasar.
Jika Saudara memerlukan informasi lebih lanjut atau ingin melakukan negosiasi harga, silakan hubungi kami melalui email atau telepon yang telah kami sediakan di atas.
Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih atas penawaran yang telah Saudara berikan dan kami harap dapat menjalin kerjasama yang baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
PT. JKL
Jabatan Penerima Penawaran
FAQs
1. Apa saja yang perlu dijelaskan dalam surat balasan penawaran?
Dalam surat balasan penawaran, perlu dijelaskan keputusan resmi dari penerima penawaran, apakah menerima atau menolak. Jika menerima, surat balasan penawaran juga bisa berisi permintaan informasi lebih lanjut atau negosiasi harga.
2. Apakah surat balasan penawaran perlu menggunakan bahasa formal?
Iya, surat balasan penawaran perlu menggunakan bahasa formal karena ini merupakan surat bisnis resmi antara dua perusahaan.
3. Apa yang perlu ditulis dalam alinea pembuka surat balasan penawaran?
Pada alinea pembuka surat balasan penawaran, perlu ditulis ucapan terima kasih atas penawaran yang telah diterima.
Kesimpulan
Surat balasan penawaran merupakan surat bisnis resmi yang dikirimkan sebagai respon atas sebuah penawaran yang diterima. Surat ini berisi keputusan resmi dari penerima penawaran, apakah menerima atau menolak. Surat balasan penawaran juga bisa berisi permintaan informasi lebih lanjut atau negosiasi harga. Format surat balasan penawaran sama seperti format surat bisnis pada