Apabila Anda bekerja di dunia bisnis, mungkin sering mendapatkan permohonan kerjasama dari perusahaan lain. Permohonan kerjasama ini biasanya dikirimkan dalam bentuk surat, dan sebagai bentuk sopan santun, Anda harus memberikan balasan. Salah satu jenis surat balasan yang umum adalah surat balasan permohonan kerjasama. Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang surat balasan permohonan kerjasama, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contohnya.
Pengertian Surat Balasan Permohonan Kerjasama
Surat balasan permohonan kerjasama adalah surat yang ditulis sebagai respon atas permohonan kerjasama yang dikirimkan oleh perusahaan atau individu lain. Surat ini berisi jawaban dari permohonan tersebut, apakah kerjasama akan diterima atau ditolak. Surat balasan permohonan kerjasama biasanya dikirimkan dalam waktu yang relatif singkat setelah menerima permohonan, sebagai bentuk kesopanan serta menghargai waktu dan usaha yang telah diberikan oleh pihak lain.
Fungsi dan Tujuan Surat Balasan Permohonan Kerjasama
Surat balasan permohonan kerjasama memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Sebagai bentuk kesopanan dan etika bisnis, di mana setiap permohonan kerjasama harus dijawab dengan respon yang baik dan tepat.
- Sebagai bentuk penghormatan terhadap pihak yang mengajukan permohonan kerjasama, apapun jawaban yang diberikan.
- Memudahkan komunikasi dan menjaga hubungan baik antara perusahaan atau individu yang mengirimkan permohonan kerjasama dengan pihak yang menjawab.
- Memberikan kejelasan mengenai apakah kerjasama akan diterima atau ditolak, sehingga pihak yang mengirimkan permohonan dapat mengambil tindakan selanjutnya.
- Sebagai sarana untuk menawarkan alternatif kerjasama yang mungkin bisa dilakukan jika permohonan utama tidak dapat diterima.
Format Surat Balasan Permohonan Kerjasama
Sebagaimana surat bisnis pada umumnya, surat balasan permohonan kerjasama juga memiliki format yang harus diikuti. Berikut adalah format umum yang bisa digunakan:
- Header: berisi nama dan alamat perusahaan, nomor telepon, email, dan tanggal pembuatan surat.
- Bagian pembuka: berisi salam pembuka yang sopan, dan ucapan terima kasih atas permohonan kerjasama yang telah diterima.
- Isi surat: berisi jawaban atas permohonan kerjasama, apakah diterima atau ditolak. Jika ditolak, sebaiknya sertakan alasan yang jelas dan sopan. Jika diterima, sertakan detail mengenai kerjasama yang akan dilakukan.
- Bagian penutup: berisi ucapan terima kasih atas kesempatan kerjasama, dan harapan untuk menjalin hubungan yang baik di masa depan.
- Tanda tangan: diikuti dengan tanda tangan dan nama jelas dari pihak yang menulis surat.
Contoh Surat Balasan Permohonan Kerjasama
Berikut adalah contoh surat balasan permohonan kerjasama yang bisa digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021) 123456
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Juni 2021
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890
Assalamualaikum Wr. Wb.
Terima kasih atas permohonan kerjasama yang telah Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal 25 Mei 2021 lalu. Kami sangat mengapresiasi upaya yang telah dilakukan oleh PT. XYZ untuk menjalin kerjasama dengan kami.
Dengan ini, kami sampaikan bahwa permohonan kerjasama tersebut kami terima, dan kami siap untuk menjalin kerjasama dengan PT. XYZ. Kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu untuk membicarakan detail kerjasama yang akan dilakukan.
Kami berharap kerjasama ini dapat menjadi awal dari hubungan yang baik antara PT. ABC dan PT. XYZ. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda tangan
Nama: John Doe
Contoh 2
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890
Telp: (021) 789012
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Juni 2021
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Salam sejahtera,
Terima kasih atas respon yang telah diberikan oleh PT. ABC terhadap permohonan kerjasama yang kami ajukan pada tanggal 25 Mei 2021 lalu.
Meskipun permohonan kerjasama kami tidak dapat diterima, kami sangat menghargai usaha dan waktu yang telah diberikan oleh PT. ABC untuk mengevaluasi permohonan kami. Kami memahami bahwa keputusan untuk menerima atau menolak kerjasama merupakan hak dari masing-masing perusahaan, dan kami menghormati keputusan yang telah diambil oleh PT. ABC.
Kami berharap, di masa depan masih ada kesempatan untuk bekerja sama dengan PT. ABC. Kami sangat mengapresiasi hubungan yang baik antara kedua perusahaan, dan siap untuk menjalin kerjasama yang saling menguntungkan di waktu yang akan datang.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu, dan kami berharap kerjasama yang baik dapat terus terjalin di masa depan.
Hormat kami,
PT. XYZ
Tanda tangan
Nama: Jane Smith
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat balasan permohonan kerjasama:
- Apakah wajib memberikan balasan atas permohonan kerjasama yang diterima?
Ya, sebagai bentuk kesopanan dan etika bisnis, setiap permohonan kerjasama harus dijawab dengan respon yang baik dan tepat. - Bagaimana jika permohonan kerjasama tidak dapat diterima?
Sebaiknya sertakan alasan yang jelas dan sopan mengenai penolakan tersebut, dan berikan alternatif kerjasama yang mungkin bisa dilakukan. - Apakah format surat balasan permohonan kerjasama harus sama dengan format surat bisnis pada umumnya?
Ya, sebaiknya mengikuti format yang umum digunakan dalam surat bisnis pada umumnya. Namun, format dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan gaya perusahaan masing-masing. - Bagaimana jika terdapat kesalahan penulisan dalam surat balasan?
Sebaiknya periksa kembali surat sebelum dikirimkan, dan jika terdapat kesalahan, segera perbaiki dan kirimkan ulang surat tersebut.
Kesimpulan
Surat balasan permohon