Banyak di antara kita yang mungkin pernah mengajukan permohonan kunjungan ke suatu instansi atau perusahaan. Namun, tidak semua permohonan kunjungan mendapatkan respons atau balasan yang memuaskan. Oleh karena itu, penting bagi instansi atau perusahaan untuk memberikan surat balasan permohonan kunjungan yang baik dan benar. Artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat balasan permohonan kunjungan yang bisa menjadi acuan bagi instansi atau perusahaan dalam memberikan respons terhadap permohonan kunjungan.
Pengertian Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Surat balasan permohonan kunjungan adalah surat yang digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan respons terhadap permohonan kunjungan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini berisi jawaban terhadap permohonan kunjungan, baik disetujui atau ditolak, serta menyebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan jika permohonan kunjungan disetujui.
Fungsi Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Fungsi surat balasan permohonan kunjungan adalah sebagai berikut:
- Memberikan jawaban atas permohonan kunjungan yang diajukan oleh pihak lain
- Menjelaskan apakah permohonan kunjungan disetujui atau ditolak
- Menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan jika permohonan kunjungan disetujui
- Memberikan kesan positif kepada pihak yang mengajukan permohonan kunjungan, meskipun permohonan ditolak
Tujuan Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Tujuan surat balasan permohonan kunjungan adalah sebagai berikut:
- Memberikan respons yang baik dan benar terhadap permohonan kunjungan yang diajukan
- Memberikan kepastian kepada pihak yang mengajukan permohonan kunjungan tentang apakah permohonan disetujui atau ditolak
- Memberikan informasi yang jelas tentang hal-hal yang perlu diperhatikan jika permohonan kunjungan disetujui
- Menjaga hubungan baik antara instansi atau perusahaan dengan pihak yang mengajukan permohonan kunjungan
Format Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Format surat balasan permohonan kunjungan harus memuat hal-hal sebagai berikut:
- Header surat, mencakup nama dan alamat instansi atau perusahaan, nomor surat, tanggal surat, dan nama dan alamat pihak yang dituju
- Pembukaan surat, mencakup salam pembuka dan kalimat pengantar
- Isi surat, mencakup jawaban terhadap permohonan kunjungan, baik disetujui atau ditolak, serta hal-hal yang perlu diperhatikan jika permohonan kunjungan disetujui
- Penutup surat, mencakup ucapan terima kasih, harapan agar hubungan baik tetap terjalin, dan tanda tangan serta nama dan jabatan yang berwenang
Contoh Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Berikut adalah contoh surat balasan permohonan kunjungan:
Contoh Surat Balasan Permohonan Kunjungan yang Disetujui
Header surat
PT. ABCD
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Nomor: 1234/KB/ABC
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. A. Yani No. 456
Jakarta Selatan
Pembukaan surat
Dengan hormat,
Isi surat
Terima kasih atas permohonan kunjungan Bapak/Ibu/Saudara di PT. ABCD. Kami dengan senang hati memberitahukan bahwa permohonan kunjungan Bapak/Ibu/Saudara telah disetujui.
Sehubungan dengan itu, berikut adalah beberapa hal yang perlu Bapak/Ibu/Saudara perhatikan:
- Kunjungan akan dilakukan pada tanggal 10 Januari 2022 pukul 10.00 WIB
- Bapak/Ibu/Saudara diharapkan hadir tepat waktu
- Diharapkan membawa kartu identitas atau surat tugas
Kami berharap kunjungan Bapak/Ibu/Saudara di PT. ABCD dapat memberikan manfaat dan kebermanfaatan. Jika ada hal yang perlu ditanyakan, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini.
Penutup surat
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara. Kami berharap hubungan baik antara PT. ABCD dan Bapak/Ibu/Saudara tetap terjaga.
Hormat kami,
Budi
Manager
PT. ABCD
Telp. 123456
Contoh di atas merupakan surat balasan permohonan kunjungan yang disetujui. Namun, bagaimana jika permohonan kunjungan ditolak? Berikut adalah contoh surat balasan permohonan kunjungan yang ditolak:
Contoh Surat Balasan Permohonan Kunjungan yang Ditolak
Header surat
PT. ABCD
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Nomor: 5678/KB/ABC
Tanggal: 1 Februari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. A. Yani No. 456
Jakarta Selatan
Pembukaan surat
Dengan hormat,
Isi surat
Terima kasih atas permohonan kunjungan Bapak/Ibu/Saudara di PT. ABCD. Kami dengan sangat menyesal memberitahukan bahwa permohonan kunjungan Bapak/Ibu/Saudara tidak dapat disetujui.
Ada beberapa alasan mengapa permohonan kunjungan Bapak/Ibu/Saudara tidak dapat disetujui, antara lain:
- Waktu kunjungan yang diajukan bertepatan dengan kegiatan internal PT. ABCD
- Kapasitas ruangan yang terbatas
- Kunjungan dari pihak lain yang telah dijadwalkan sebelumnya
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan berharap dapat memfasilitasi kunjungan Bapak/Ibu/Saudara di lain waktu.
Penutup surat
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara. Kami berharap hubungan baik antara PT. ABCD dan Bapak/Ibu/Saudara tetap terjaga.
Hormat kami,
Budi
Manager
PT. ABCD
Telp. 123456
FAQs
Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan tentang surat balasan permohonan kunjungan: