Surat balasan permohonan adalah surat yang ditulis sebagai respons atas surat permohonan yang diterima oleh pihak yang dituju. Surat ini berfungsi untuk memberikan jawaban atau tanggapan terhadap permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Surat balasan permohonan biasanya ditulis oleh perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga lainnya yang menerima banyak permohonan dari masyarakat.

Fungsi dan Tujuan Surat Balasan Permohonan

Fungsi utama dari surat balasan permohonan adalah untuk memberikan jawaban atau tanggapan yang jelas dan tepat atas permohonan yang diterima. Dengan surat balasan permohonan, pihak yang mengajukan permohonan akan mendapatkan kepastian mengenai hasil dari permohonannya.

Tujuan dari surat balasan permohonan adalah untuk menjaga hubungan yang baik antara pihak yang mengajukan permohonan dengan pihak yang dituju. Dengan memberikan jawaban atau tanggapan yang baik dan sopan, pihak yang mengajukan permohonan akan merasa dihargai dan dihormati oleh pihak yang dituju. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan masyarakat terhadap perusahaan atau lembaga yang bersangkutan.

Format Surat Balasan Permohonan

Format surat balasan permohonan sebaiknya mengikuti format surat resmi pada umumnya, yaitu:

  • Header: berisi nama dan alamat perusahaan atau lembaga, nomor telepon, email, dan alamat website jika ada.
  • Tanggal: ditulis dengan format hari-bulan-tahun (contoh: 21 Juni 2021).
  • Alamat: ditulis di sebelah kanan atas surat.
  • Salutation: diawali dengan kalimat pembuka yang sopan seperti “Kepada Yth.”
  • Paragraf pertama: berisi ucapan terima kasih atas permohonan yang diterima.
  • Paragraf kedua: berisi jawaban atau tanggapan atas permohonan yang diajukan.
  • Paragraf ketiga: berisi penjelasan atau informasi tambahan (jika diperlukan).
  • Penutup: diakhiri dengan kalimat penutup yang sopan seperti “Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih.”
  • Tanda tangan: ditulis di bawah penutup.
  • Nama dan jabatan: ditulis di bawah tanda tangan.

Contoh Surat Balasan Permohonan

Berikut ini adalah contoh surat balasan permohonan yang bisa menjadi referensi:

Contoh 1

PT. ABC
Jl. Raya Kebon Jeruk No. 123
Jakarta Barat 12345

21 Juni 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Lengkap
Alamat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Kami ucapkan terima kasih atas permohonan Saudara/i mengenai pengajuan pinjaman di PT. ABC. Setelah melakukan pengecekan dan evaluasi, kami informasikan bahwa permohonan Saudara/i untuk pengajuan pinjaman telah disetujui.

Adapun syarat dan ketentuan pengajuan pinjaman dapat Saudara/i lihat pada dokumen terlampir. Apabila Saudara/i setuju dengan syarat dan ketentuan tersebut, mohon segera menghubungi kami untuk melakukan proses pengajuan pinjaman lebih lanjut.

Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih.

Hormat kami,

PT. ABC

Ttd.
Nama Lengkap
Jabatan

Contoh 2

Badan Pusat Statistik
Jl. Sisingamangaraja No. 16
Jakarta Selatan 12110

21 Juni 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Lengkap
Alamat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Kami ucapkan terima kasih atas permohonan Saudara/i mengenai data statistik mengenai pertumbuhan ekonomi Indonesia. Kami informasikan bahwa data statistik yang diminta telah kami kirimkan melalui email yang tertera pada permohonan Saudara/i.

Apabila Saudara/i membutuhkan informasi tambahan atau memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai data statistik yang kami kirimkan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera pada surat balasan ini.

Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih.

Hormat kami,

Badan Pusat Statistik

Ttd.
Nama Lengkap
Jabatan

FAQs (Frequently Asked Questions)

1. Apakah surat balasan permohonan harus ditulis dengan format resmi?

Ya, sebaiknya surat balasan permohonan ditulis dengan format resmi agar terlihat lebih profesional dan dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan atau lembaga yang bersangkutan.

2. Apakah surat balasan permohonan harus ditandatangani?

Ya, surat balasan permohonan sebaiknya ditandatangani oleh pihak yang berwenang agar terlihat lebih sah dan resmi.

3. Apakah isi surat balasan permohonan harus diulang dari permohonan yang diterima?

Tidak perlu, namun sebaiknya berikan ringkasan singkat mengenai permohonan yang diterima agar pihak yang mengajukan permohonan memahami bahwa surat balasan tersebut merupakan tanggapan atas permohonan yang diajukan.

Kesimpulan

Surat balasan permohonan adalah surat yang ditulis sebagai respons atas surat permohonan yang diterima oleh pihak yang dituju. Surat ini berfungsi untuk memberikan jawaban atau tanggapan terhadap permohonan yang diajukan oleh pihak lain. Surat balasan permohonan sebaiknya ditulis dengan format resmi dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang agar terlihat lebih sah dan resmi.