Sebagai penjual atau pemasok barang, Anda pasti sering menerima pesanan dari pelanggan. Setelah menerima pesanan, tentu saja Anda harus memberikan respons atau balasan kepada pelanggan yang memesan barang. Salah satu bentuk balasan yang paling umum digunakan adalah surat balasan pesanan barang. Namun, apa sebenarnya surat balasan pesanan barang dan bagaimana cara menggunakannya dengan benar? Berikut ini adalah penjelasannya.
Pengertian Surat Balasan Pesanan Barang
Surat balasan pesanan barang adalah surat resmi yang dikirimkan oleh penjual atau pemasok barang kepada pelanggan yang telah melakukan pemesanan. Surat ini berisi informasi mengenai penerimaan pesanan, jadwal pengiriman barang, harga barang, dan informasi lain yang berkaitan dengan proses pemesanan. Dalam surat balasan pesanan barang, penjual atau pemasok barang juga dapat memberikan informasi tambahan seperti tata cara pembayaran, syarat dan ketentuan, serta informasi lain yang dianggap perlu.
Fungsi dan Tujuan Surat Balasan Pesanan Barang
Surat balasan pesanan barang memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa pesanannya telah diterima dan akan diproses.
- Memberikan informasi mengenai jadwal pengiriman barang, termasuk waktu pengiriman dan metode pengiriman yang akan digunakan.
- Memberikan informasi mengenai harga barang, termasuk total biaya yang harus dibayar oleh pelanggan.
- Memberikan informasi tambahan mengenai syarat dan ketentuan, tata cara pembayaran, atau informasi lain yang dianggap perlu oleh penjual atau pemasok barang.
- Menjaga hubungan baik antara penjual atau pemasok barang dengan pelanggan.
Format Surat Balasan Pesanan Barang
Format surat balasan pesanan barang dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan gaya penulisan masing-masing perusahaan. Namun, pada umumnya surat ini terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Header: berisi informasi mengenai nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: berisi tanggal penulisan surat.
- Alamat penerima: berisi alamat lengkap pelanggan yang memesan barang.
- Subjek: berisi informasi mengenai subjek surat, misalnya “Konfirmasi Pemesanan Barang”.
- Isi surat: berisi informasi mengenai penerimaan pesanan, jadwal pengiriman barang, harga barang, syarat dan ketentuan, serta informasi tambahan lainnya yang dianggap perlu.
- Tanda tangan: berisi tanda tangan dan nama pejabat yang bertanggung jawab atas pengiriman barang.
Contoh Surat Balasan Pesanan Barang
Berikut ini adalah contoh surat balasan pesanan barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 1234567
Email. [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada,
Bapak/Ibu John Doe
Jl. MH Thamrin No. 456
Jakarta Pusat
Subjek: Konfirmasi Pemesanan Barang
Dengan ini kami konfirmasikan bahwa pesanan Anda sudah diterima dan akan segera diproses. Kami akan mengirimkan barang pada tanggal 5 Januari 2022 melalui jasa pengiriman JNE. Berikut adalah rincian harga barang yang perlu dibayarkan:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|
| Meja Kantor | 2 buah | Rp 1.000.000 | Rp 2.000.000 |
| Kursi Kantor | 4 buah | Rp 500.000 | Rp 2.000.000 |
Total biaya yang harus dibayarkan adalah Rp 4.000.000. Mohon segera melakukan pembayaran dalam waktu 3 hari setelah barang diterima. Untuk informasi lebih lanjut mengenai syarat dan ketentuan, silakan kunjungi website kami di www.abc.com atau hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh 2
CV. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 789
Surabaya
Telp. (031) 8901234
Email. [email protected]
Surabaya, 15 Februari 2022
Kepada,
Ibu Jane Smith
Jl. Diponegoro No. 789
Malang
Subjek: Konfirmasi Pemesanan Barang
Dengan ini kami konfirmasikan bahwa pesanan Anda sudah diterima dan akan segera diproses. Kami akan mengirimkan barang pada tanggal 20 Februari 2022 melalui jasa pengiriman TIKI. Berikut adalah rincian harga barang yang perlu dibayarkan:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|
| Laptop Asus | 1 unit | Rp 10.000.000 | Rp 10.000.000 |
Total biaya yang harus dibayarkan adalah Rp 10.000.000. Mohon segera melakukan pembayaran dalam waktu 3 hari setelah barang diterima. Untuk informasi lebih lanjut mengenai syarat dan ketentuan, silakan kunjungi website kami di www.xyz.com atau hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
CV. XYZ
FAQs (Frequently Asked Questions)
Q: Apakah surat balasan pesanan barang harus dikirimkan setiap kali ada pesanan baru?
A: Ya, surat balasan pesanan barang harus dikirimkan setiap kali ada pesanan baru untuk memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa pesanannya telah diterima dan akan diproses.
Q: Bisakah saya menggunakan format surat balasan pesanan barang yang berbeda dari contoh di atas?
A: Ya, Anda dapat menggunakan format surat balasan pesanan barang yang sesuai dengan kebutuhan dan gaya penulisan masing-masing perusahaan. Namun, pastikan semua informasi yang diperlukan telah disertakan dengan jelas dan lengkap.
Q: Apa yang harus saya lakukan jika barang yang dipesan tidak tersedia?
A: Jika barang yang dipesan tidak tersedia, segera hubungi pelanggan dan berikan penjelasan mengenai situasi tersebut. Anda dapat menawarkan alternatif barang atau memberikan opsi untuk mengembalikan uang yang sudah dibayarkan.
Kesimpulan
Surat balasan pesanan barang adalah surat resmi yang penting untuk memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa pesanannya telah diterima dan akan diproses. Dalam surat ini, penjual atau pemasok barang juga dapat memberikan informasi mengenai jadwal pengiriman barang, harga