Surat balasan resmi adalah surat yang dibuat sebagai tanggapan atas surat yang diterima sebelumnya. Surat ini biasanya dibuat oleh instansi atau perusahaan sebagai bentuk respon atas surat yang masuk dari pihak lain. Surat balasan resmi memiliki peran penting dalam membangun hubungan yang baik antara kedua belah pihak yang saling berkomunikasi.
Fungsi Surat Balasan Resmi
Ada beberapa fungsi dari surat balasan resmi, di antaranya:
- Memberikan respon yang sesuai atas surat yang masuk
- Menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak
- Menjelaskan keputusan atau tindakan yang diambil oleh instansi atau perusahaan
- Menyampaikan informasi atau permintaan yang diminta oleh pihak lain
Tujuan Surat Balasan Resmi
Surat balasan resmi memiliki beberapa tujuan, di antaranya:
- Menegaskan bahwa surat yang diterima sudah dibaca dan dipahami
- Memberikan respon yang tepat dan jelas
- Menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak
- Menyampaikan informasi atau keputusan yang dibutuhkan oleh pihak yang mengirim surat
- Menjelaskan alasan atau penjelasan terkait keputusan atau tindakan yang diambil
Format Surat Balasan Resmi
Surat balasan resmi harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik. Berikut adalah contoh format surat balasan resmi:
- Header
- Nama instansi atau perusahaan
- Alamat instansi atau perusahaan
- Nomor telepon dan fax
- Alamat email
- Tanggal
- Alamat pihak yang dituju
- Perihal
- Isi surat
- Penutup
- Tanda tangan
- Nama dan jabatan pengirim surat
Contoh Surat Balasan Resmi
Berikut adalah contoh surat balasan resmi yang baik dan benar:
Contoh 1:
PT Maju Sejahtera
Jl. Jend. Sudirman No. 20, Jakarta Pusat
Telp. (021) 123456, Fax. (021) 123457
Email: [email protected]
29 Maret 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Purnama
Jl. Raya Bogor No. 10, Jakarta Timur
Perihal: Balasan Surat Permohonan Izin Bangunan
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permohonan izin bangunan yang Bapak/Ibu Purnama ajukan pada tanggal 25 Maret 2021. Kami telah mempertimbangkan dengan seksama permohonan yang Bapak/Ibu ajukan dan dengan ini kami sampaikan bahwa permohonan izin bangunan tersebut telah disetujui.
Kami akan segera mengirimkan surat resmi yang berisi izin bangunan tersebut kepada Bapak/Ibu Purnama. Kami harap dengan adanya izin bangunan ini dapat membantu Bapak/Ibu dalam melaksanakan rencana pembangunan yang telah direncanakan.
Demikian surat balasan dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Sejahtera
Agus
Manager Keuangan
Contoh 2:
Kantor Pajak
Jl. Cikini Raya No. 25, Jakarta Pusat
Telp. (021) 234567, Fax. (021) 234568
Email: [email protected]
15 April 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Fitri
Jl. Merdeka No. 15, Jakarta Selatan
Perihal: Balasan Surat Permohonan Pengembalian Pajak
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permohonan pengembalian pajak yang Bapak/Ibu Fitri ajukan pada tanggal 12 April 2021. Setelah kami melakukan pengecekan terhadap data yang Bapak/Ibu sampaikan, kami informasikan bahwa pengajuan pengembalian pajak tersebut telah kami terima dan sedang dalam proses verifikasi.
Kami akan segera memberikan kabar kepada Bapak/Ibu Fitri terkait hasil verifikasi yang sudah dilakukan. Kami mohon kesabaran dan kerjasama Bapak/Ibu Fitri dalam menunggu hasil verifikasi tersebut.
Demikian surat balasan dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kantor Pajak
Fitri
Staf Administrasi
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait surat balasan resmi:
- Apa itu surat balasan resmi?
Surat balasan resmi adalah surat yang dibuat sebagai tanggapan atas surat yang diterima sebelumnya.
- Apa fungsi dari surat balasan resmi?
Beberapa fungsi dari surat balasan resmi adalah memberikan respon yang sesuai atas surat yang masuk, menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak, dan menyampaikan informasi atau permintaan yang diminta oleh pihak lain.
- Apa tujuan dari surat balasan resmi?
Surat balasan resmi memiliki beberapa tujuan, di antaranya adalah menegaskan bahwa surat yang diterima sudah dibaca dan dipahami, memberikan respon yang tepat dan jelas, dan menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak.
- Apa saja yang harus ada dalam format surat balasan resmi?
Format surat balasan resmi harus memiliki header, tanggal, alamat pihak yang dituju, perihal, isi surat, penutup, tanda tangan, dan nama serta jabatan pengirim surat.
- Bagaimana contoh surat balasan resmi yang baik dan benar?
Contoh surat balasan resmi yang baik dan benar harus memiliki struktur yang jelas dan terstruktur dengan baik. Selain itu, isi surat harus sesuai dengan permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak yang mengirim surat.
Kesimpulan
Surat balasan resmi memiliki peran penting dalam membangun hubungan yang baik antara kedua belah pihak yang saling berkomunikasi. Surat ini harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik, serta harus memberikan respon yang sesuai dengan permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak yang mengirim surat. Dengan membuat surat balasan resmi yang baik dan benar, diharapkan dapat menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak dan memberikan solusi yang tepat terhadap permasalahan yang ada.