Surat penawaran adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang umum terjadi di dalam dunia usaha. Surat ini biasanya berisi tawaran produk atau jasa dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam situasi tertentu, pihak yang menerima surat penawaran perlu memberikan balasan atas surat tersebut. Nah, inilah yang disebut dengan surat balasan terhadap surat penawaran.
Pengertian Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran
Surat balasan terhadap surat penawaran adalah surat yang dikirim oleh pihak yang menerima surat penawaran sebagai bentuk tanggapan atas tawaran yang diberikan oleh pihak lain. Surat ini bisa berisi jawaban persetujuan, penolakan, atau permintaan informasi lebih lanjut terkait dengan penawaran yang diajukan.
Fungsi Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran
Surat balasan terhadap surat penawaran memiliki beberapa fungsi penting dalam dunia bisnis, antara lain:
- Menunjukkan sikap profesionalisme pihak penerima surat penawaran
- Memberikan jawaban yang jelas terkait dengan tawaran yang diberikan
- Memperkuat hubungan bisnis antara kedua belah pihak
Tujuan Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran
Tujuan dari surat balasan terhadap surat penawaran adalah untuk memberikan jawaban atas tawaran yang diberikan oleh pihak lain. Selain itu, surat ini juga bisa digunakan untuk meminta informasi lebih lanjut terkait dengan penawaran yang diajukan atau untuk memulai negosiasi lebih lanjut. Dalam beberapa kasus, surat balasan ini juga bisa menjadi bentuk kontrak awal antara kedua belah pihak.
Format Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran
Format surat balasan terhadap surat penawaran sebenarnya cukup fleksibel, namun sebaiknya mengikuti beberapa aturan tata bahasa dan etika bisnis agar terlihat lebih profesional. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat balasan:
- Sertakan tanggal dan nomor surat
- Tuliskan informasi pihak pengirim dan penerima dengan jelas
- Sertakan kalimat pembuka yang sopan dan mengucapkan terima kasih atas tawaran yang diberikan
- Beri jawaban yang jelas, baik itu persetujuan, penolakan, atau permintaan informasi lebih lanjut
- Sertakan kalimat penutup yang sopan dan menegaskan kembali apakah pihak penerima tertarik dengan tawaran yang diberikan atau tidak
- Tandatangani surat dan sertakan nama serta jabatan pengirim surat
Contoh Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran
Berikut adalah contoh surat balasan terhadap surat penawaran yang bisa dijadikan referensi:
Contoh 1: Surat Balasan Persetujuan
PT. ABC
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 123457
Jakarta, 1 Januari 2022
Nomor: 001/PENJ/2022
Kepada Yth.
PT. XYZ
Jalan Merdeka No. 456
Jakarta 54321
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Terima kasih atas surat penawaran yang telah Saudara kirimkan pada tanggal 20 Desember 2021 lalu. Setelah kami pertimbangkan dengan matang, kami menyatakan bahwa kami setuju untuk menggunakan jasa yang Saudara tawarkan.
Kami akan segera menghubungi tim Saudara untuk membahas lebih lanjut mengenai detail kontrak. Kami berharap agar kerjasama ini dapat berjalan dengan baik dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. ABC
Andi
Manajer Penjualan
Contoh 2: Surat Balasan Penolakan
PT. DEF
Jalan Sudirman No. 789
Jakarta 67890
Telp. (021) 678901
Fax. (021) 678902
Jakarta, 1 Januari 2022
Nomor: 001/PENJ/2022
Kepada Yth.
PT. GHI
Jalan Asia Afrika No. 101
Bandung 40112
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Terima kasih atas surat penawaran yang telah Saudara kirimkan pada tanggal 20 Desember 2021 lalu. Setelah kami pertimbangkan dengan matang, kami menyatakan bahwa kami tidak tertarik untuk menggunakan jasa yang Saudara tawarkan saat ini.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap agar kedepannya masih dapat menjalin hubungan bisnis yang baik antara kedua belah pihak.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
PT. DEF
Budi
Manajer Keuangan
FAQs
- Apakah surat balasan terhadap surat penawaran selalu diperlukan?
Tidak selalu. Surat balasan hanya dibutuhkan jika pihak penerima ingin memberikan tanggapan atau jawaban atas tawaran yang diberikan oleh pihak lain.
- Bagaimana cara membuat surat balasan yang baik?
Cara membuat surat balasan yang baik adalah dengan mengikuti format yang benar, memberikan jawaban yang jelas, dan tetap menjaga etika bisnis dalam penulisan surat.
- Apakah surat balasan bisa berupa email atau pesan singkat?
Ya, surat balasan bisa berupa email atau pesan singkat. Namun, sebaiknya gunakan media yang tepat sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
Kesimpulan
Surat balasan terhadap surat penawaran adalah bentuk komunikasi bisnis yang penting dalam menjalin hubungan bisnis antara kedua belah pihak. Dalam penulisan surat balasan, perlulah memperhatikan format yang benar serta tetap menjaga etika bisnis dalam penulisan surat. Dengan demikian, hubungan bisnis antara kedua belah pihak dapat terjalin dengan baik dan saling menguntungkan.