Surat biasa atau surat resmi adalah jenis surat yang umum digunakan dalam kegiatan bisnis dan administrasi pemerintahan. Surat ini memiliki format baku dan dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan jelas. Meskipun terlihat sederhana, namun surat biasa memiliki peran yang sangat penting dalam menjalin hubungan bisnis dan kerja sama antara perusahaan atau instansi. Nah, bagi kamu yang masih baru dalam dunia surat menyurat, yuk simak pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat biasa berikut ini!
Pengertian Surat Biasa
Surat biasa atau surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kegiatan bisnis dan administrasi pemerintahan. Surat ini memiliki format baku dan dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan jelas. Surat biasa juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, mengirim undangan, dan sebagainya.
Fungsi Surat Biasa
Surat biasa memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
- Sebagai alat komunikasi resmi antara perusahaan atau instansi
- Sebagai bukti tertulis yang sah dalam suatu transaksi bisnis
- Sebagai sarana untuk mengajukan permohonan atau meminta informasi
- Sebagai media untuk memberikan pemberitahuan atau undangan
- Sebagai alat untuk meningkatkan citra dan profesionalitas perusahaan atau instansi
Tujuan Surat Biasa
Surat biasa memiliki beberapa tujuan, di antaranya:
- Untuk menyampaikan informasi secara resmi
- Untuk meminta atau memberikan informasi yang dibutuhkan
- Untuk mengajukan permohonan atau permintaan tertentu
- Untuk memberikan pemberitahuan atau undangan secara resmi
- Untuk memperkuat hubungan bisnis atau kerja sama antara perusahaan atau instansi
Format Surat Biasa
Surat biasa memiliki format baku yang harus diikuti. Berikut adalah format surat biasa yang benar:
- Judul atau nama perusahaan atau instansi
- Alamat lengkap perusahaan atau instansi
- Nomor telepon dan fax perusahaan atau instansi
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Alamat tujuan
- Perihal atau subjek surat
- Isi surat
- Tanda tangan dan nama pengirim surat
- Lampiran (jika ada)
Contoh Surat Biasa
Berikut adalah contoh surat biasa yang benar:
Contoh Surat Biasa 1
Perusahaan XYZ
Jl. Raya No. 123, Jakarta
Telp. (021) 12345678, Fax. (021) 12345679
No. Surat: 001/XI/2021
Jakarta, 1 November 2021
Kepada
Bapak/Ibu Manager PT. ABC
Jl. Sudirman No. 456, Jakarta
Perihal: Permohonan Informasi Produk
Dengan hormat,
Kami dari perusahaan XYZ ingin meminta informasi terkait produk-produk yang dihasilkan oleh PT. ABC. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan informasi yang lengkap dan jelas mengenai produk-produk tersebut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
Dian Sari
Direktur Perusahaan XYZ
Contoh Surat Biasa 2
Pemerintah Kota Jakarta Barat
Jl. Kembangan Raya No. 1, Jakarta Barat
Telp. (021) 12345678, Fax. (021) 12345679
No. Surat: 002/XI/2021
Jakarta Barat, 10 November 2021
Kepada
Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan
Jl. Pintu Besar Utara No. 2, Jakarta Pusat
Perihal: Permohonan Bantuan Pendidikan
Dengan hormat,
Kami dari Pemerintah Kota Jakarta Barat ingin memohon bantuan dana untuk membangun fasilitas pendidikan di wilayah Jakarta Barat. Kami berharap Bapak/Ibu dapat membantu kami dalam hal ini.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
Anies Baswedan
Walikota Jakarta Barat
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat biasa:
Apa bedanya surat biasa dengan surat resmi lainnya?
Surat biasa adalah jenis surat resmi yang paling umum digunakan dalam kegiatan bisnis dan administrasi pemerintahan. Bedanya dengan surat resmi lainnya terletak pada fungsinya yang lebih spesifik, misalnya surat perjanjian, surat edaran, atau surat kuasa.
Apakah surat biasa harus menggunakan bahasa formal?
Ya, surat biasa harus menggunakan bahasa formal dan sopan. Hindari menggunakan bahasa yang tidak pantas atau tidak sesuai dengan etika bisnis dan administrasi pemerintahan.
Apakah surat biasa harus menggunakan kop surat?
Ya, surat biasa harus menggunakan kop surat yang berisi nama perusahaan atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan fax. Kop surat juga dapat berisi logo atau nama pejabat tertentu.
Apakah surat biasa harus ditandatangani?
Ya, surat biasa harus ditandatangani oleh pengirim surat dan dilengkapi dengan nama lengkap dan jabatan pengirim surat. Tanda tangan ini bertujuan sebagai bukti tertulis bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Apakah surat biasa harus dilengkapi dengan lampiran?
Tergantung pada keperluan surat, jika memang diperlukan, maka surat biasa dapat dilengkapi dengan lampiran yang relevan. Misalnya, lampiran berupa proposal, laporan keuangan, atau dokumen pendukung lainnya yang mendukung isi surat tersebut.
Apakah format surat biasa dapat diubah?
Format surat biasa sebaiknya tidak diubah, kecuali jika ada perubahan aturan atau kebijakan dalam pengiriman surat resmi. Hal ini bertujuan untuk menjaga konsistensi dan profesionalitas dalam penyampaian surat resmi.
Apakah surat biasa dapat dikirim melalui email?
Ya, surat biasa dapat dikirim melalui email selama format dan isi surat tetap sama dengan surat biasa yang dikirim melalui pos. Namun, pastikan bahwa email tersebut dikirim ke alamat yang benar dan valid agar surat tersebut dapat diterima dengan baik.
Bagaimana cara menulis surat biasa yang baik dan benar?
Untuk menulis surat biasa yang baik dan benar, pastikan bahwa format, isian, dan bahasa yang digunakan sesuai dengan aturan dan etika bisnis dan administrasi pemerintahan. Selain itu, pastikan juga bahwa surat tersebut jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh penerima.