Surat bisnis resmi adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis. Surat ini memiliki format dan gaya penulisan yang khas serta digunakan untuk berbagai keperluan seperti mengirim surat penawaran, surat pemesanan, atau bahkan surat resmi untuk mengajukan pinjaman.
Pengertian Surat Bisnis Resmi
Secara sederhana, surat bisnis resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan bisnis. Surat ini memiliki format dan gaya penulisan yang khas serta harus memenuhi standar tertentu untuk dianggap sah dan resmi.
Fungsi Surat Bisnis Resmi
Surat bisnis resmi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai alat komunikasi bisnis untuk mengirim informasi atau pesan resmi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
- Sebagai bukti tertulis yang sah mengenai suatu kesepakatan atau transaksi bisnis.
- Sebagai sarana untuk membangun hubungan bisnis yang baik antara perusahaan.
Tujuan Surat Bisnis Resmi
Tujuan dari surat bisnis resmi adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi yang penting dan berkaitan dengan bisnis. Beberapa tujuan dari surat bisnis resmi antara lain:
- Menjalin hubungan bisnis yang baik antara perusahaan.
- Memberikan informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan.
- Mengajukan permintaan atau permohonan tertentu seperti permintaan penawaran harga atau permohonan kredit.
Format Surat Bisnis Resmi
Berikut adalah format umum dari surat bisnis resmi:
Header
- Nama perusahaan pengirim
- Alamat perusahaan pengirim
- Nomor telepon perusahaan pengirim
- Alamat email perusahaan pengirim
- Logo perusahaan (opsional)
Tanggal
Tanggal penulisan surat, biasanya ditulis di bawah header.
Alamat penerima
Alamat perusahaan atau orang yang dituju, termasuk nama penerima surat.
Salutation
Kata sapaan awal yang digunakan untuk memulai surat, seperti “Kepada Yth.” atau “Dear.”
Body
Isi surat yang mencakup informasi atau pesan yang ingin disampaikan.
Complimentary Close
Kata penutup yang digunakan untuk mengakhiri surat, seperti “Salam hormat” atau “Terima kasih.”
Tanda tangan
Tanda tangan pengirim surat dan nama lengkap pengirim surat.
Enclosures
Jika ada dokumen atau informasi tambahan yang disertakan, maka harus ditulis pada surat.
Contoh Surat Bisnis Resmi
Berikut adalah contoh surat bisnis resmi yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1: Surat Penawaran
PT. ABCD
Jalan Raya 123, Jakarta
Telepon: 021-123456
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemimpin
PT. XYZ
Jalan Sudirman 456, Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABCD ingin menawarkan produk terbaru kami yang cocok untuk kebutuhan bisnis Bapak/Ibu. Berikut adalah spesifikasi dari produk kami:
- Nama produk: ABCD-123
- Harga: Rp 1.000.000/pcs
- Spesifikasi: -
Kami yakin produk kami dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis Bapak/Ibu. Kami juga menyediakan layanan purna jual yang berkualitas untuk kepuasan pelanggan.
Jika Bapak/Ibu berminat untuk memesan produk kami, silakan hubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera pada header surat ini.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Salam hormat,
PT. ABCD
John Doe
Contoh 2: Surat Pemesanan
PT. XYZ
Jalan Sudirman 456, Jakarta
Telepon: 021-789012
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penjual
PT. ABCD
Jalan Raya 123, Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ ingin memesan produk dari perusahaan Bapak/Ibu dengan rincian sebagai berikut:
- Nama produk: ABCD-123
- Jumlah: 10 pcs
- Harga satuan: Rp 1.000.000
- Total harga: Rp 10.000.000
Kami akan membayar 50% dari total harga sebagai uang muka. Silakan kirimkan faktur dan instruksi pembayaran ke alamat perusahaan kami yang tertera pada header surat ini.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Salam hormat,
PT. XYZ
Jane Doe
FAQs
- Apakah surat bisnis resmi harus diketik atau bisa ditulis tangan?
Surat bisnis resmi sebaiknya diketik menggunakan komputer atau mesin ketik untuk memberikan kesan profesional dan mudah dibaca. Namun, jika tidak memungkinkan, surat bisnis resmi juga bisa ditulis tangan dengan tulisan yang rapi dan jelas. - Apakah surat bisnis resmi harus menggunakan bahasa formal?
Ya, surat bisnis resmi harus menggunakan bahasa formal dan mengikuti aturan penulisan yang berlaku untuk surat resmi. - Apakah surat bisnis resmi selalu menggunakan format yang sama?
Ya, surat bisnis resmi memiliki format yang khas dan harus mengikuti aturan penulisan yang berlaku untuk surat resmi. Namun, beberapa bagian seperti header bisa disesuaikan dengan perusahaan masing-masing.
Kesimpulan
Surat bisnis resmi adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis. Surat ini memiliki format dan gaya penulisan yang khas serta digunakan untuk berbagai keperluan seperti mengirim surat penawaran, surat pemesanan, atau bahkan surat resmi untuk mengajukan pinjaman. Dengan mengikuti aturan penulisan yang benar dan mengirimkan surat bisnis resmi yang jelas dan profesional, perusahaan dapat membangun hubungan bisnis yang baik dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis mereka.