Surat bisnis adalah salah satu alat penting dalam dunia bisnis. Surat bisnis yang ditulis dengan benar dapat membantu meningkatkan citra perusahaan dan memperkuat hubungan antara perusahaan dengan pihak lainnya. Namun, menulis surat bisnis yang efektif tidaklah mudah. Dalam artikel ini, kami akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQ tentang cara menulis surat bisnis yang benar.
Pengertian Surat Bisnis
Surat bisnis adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis, seperti untuk melakukan komunikasi antara perusahaan dengan karyawan, pelanggan, atau pihak lainnya dalam bisnis. Surat bisnis dapat berupa surat permintaan, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi, surat penutup, dan lain-lain.
Fungsi Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai alat komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak lainnya dalam bisnis.
- Sebagai alat untuk memperkenalkan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Sebagai alat untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan lainnya dalam bisnis.
- Sebagai alat untuk memberikan informasi penting kepada pihak lainnya dalam bisnis.
- Sebagai alat untuk memperkuat hubungan antara perusahaan dengan pihak lainnya dalam bisnis.
Tujuan Surat Bisnis
Tujuan dari surat bisnis adalah untuk menyampaikan pesan yang jelas dan efektif kepada pihak lainnya dalam bisnis. Surat bisnis juga bertujuan untuk memperkuat hubungan antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak lainnya dalam bisnis, serta untuk meningkatkan citra perusahaan.
Format Surat Bisnis
Format surat bisnis yang benar harus mengikuti standar format surat bisnis yang umum digunakan. Berikut adalah format surat bisnis yang benar:
- Header surat, berisi nama dan alamat perusahaan, serta tanggal surat.
- Bagian pembuka, berisi salam pembuka dan tujuan surat.
- Bagian isi, berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
- Bagian penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk menjalin kerja sama yang lebih baik di masa depan.
- Tanda tangan, berisi nama dan jabatan pengirim surat.
Contoh Surat Bisnis
Berikut adalah contoh surat bisnis yang benar:
Contoh Surat Penawaran
Header surat
PT. ABC
Jl. Raya ABC No. 123
Jakarta 12345
12 Januari 2021
Bagian Pembuka
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Marketing
PT. XYZ
Jl. Raya XYZ No. 456
Jakarta 67890
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Bagian Isi
Dalam rangka menjalin kerja sama yang lebih baik di masa depan, kami PT. ABC ingin menawarkan produk kami yang baru, yaitu ABC123. Produk kami ini memiliki kualitas yang baik dan harga yang kompetitif.
Berikut adalah spesifikasi dari produk ABC123:
- Ukuran: 50x50 cm
- Bahan: Katun
- Warna: Biru, Merah, Hijau, dan Kuning
- Harga: Rp100.000/buah
Bagian Penutup
Kami berharap tawaran kami ini dapat bermanfaat bagi perusahaan Bapak/Ibu dan dapat menjalin kerja sama yang baik di masa depan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Tanda Tangan
Hormat kami,
PT. ABC
John Doe
Marketing Manager
Contoh Surat Pemesanan
Header surat
PT. XYZ
Jl. Raya XYZ No. 456
Jakarta 67890
12 Januari 2021
Bagian Pembuka
Kepada Yth,
Bagian Penjualan
PT. ABC
Jl. Raya ABC No. 123
Jakarta 12345
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Bagian Isi
Dalam rangka memenuhi kebutuhan produksi kami, kami PT. XYZ ingin memesan produk ABC123 sebanyak 100 buah.
Berikut adalah rincian pesanan kami:
- Produk: ABC123
- Jumlah: 100 buah
- Ukuran: 50x50 cm
- Bahan: Katun
- Warna: Biru, Merah, Hijau, dan Kuning
Bagian Penutup
Kami berharap pesanan kami dapat segera diproses dan kami dapat menerima produk tersebut sebelum tanggal 1 Februari 2021. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Tanda Tangan
Hormat kami,
PT. XYZ
Jane Doe
Purchasing Manager
FAQs tentang Surat Bisnis
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang surat bisnis:
1. Apa saja jenis surat bisnis yang ada?
Beberapa jenis surat bisnis yang umum digunakan adalah surat permintaan, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi, surat penutup, dan lain-lain.
2. Bagaimana cara menulis surat bisnis yang baik dan benar?
Untuk menulis surat bisnis yang baik dan benar, pastikan untuk mengikuti format yang benar, gunakan bahasa yang jelas dan sopan, sertakan informasi yang relevan, dan periksa kembali surat sebelum mengirimkannya.
3. Apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat bisnis?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat bisnis adalah memperhatikan format yang benar, memilih kata-kata yang sopan dan jelas, menyertakan informasi yang relevan, dan memeriksa kembali surat sebelum mengirimkannya.
4. Bagaimana cara mengetahui apakah surat bisnis yang dikirim sudah diterima?
Untuk mengetahui apakah surat bisnis yang dikirim sudah diterima, Anda dapat menunggu balasan dari pihak yang menerima surat, atau mengirimkan surat dengan tanda terima.
5. Apa yang harus dilakukan jika surat bisnis tidak mendapat balasan?
Jika surat bisnis tidak mendapat balasan, Anda dapat mengirimkan surat pengingat atau menghubungi pihak yang dituju untuk memastikan bahwa surat tersebut sudah diterima.
Kesimpulan
Menulis surat bisnis yang benar sangatlah penting dalam dunia bisnis. Surat bisnis yang ditulis dengan benar dapat