Surat dengan lampiran adalah jenis surat yang mengandung informasi penting yang tidak dapat dimasukkan dalam isi surat utama. Lampiran tersebut dapat berupa dokumen, laporan, brosur, atau apapun yang dianggap relevan dengan isi surat. Surat dengan lampiran biasanya digunakan dalam situasi-situasi di mana penerima surat membutuhkan informasi tambahan yang mendukung isi surat utama.
Fungsi dan Tujuan Surat dengan Lampiran
Surat dengan lampiran memiliki beberapa fungsi dan tujuan, yaitu:
- Menyediakan informasi tambahan yang mendukung isi surat utama
- Memperjelas atau mengklarifikasi isi surat utama
- Menjelaskan hal-hal teknis atau rincian yang tidak mungkin dimasukkan dalam isi surat utama
- Menyediakan bukti atau dokumentasi yang mendukung isi surat utama
- Menunjukkan keseriusan atau pentingnya isi surat
Format Surat dengan Lampiran
Format surat dengan lampiran tidak jauh berbeda dengan format surat pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat dengan lampiran dapat terlihat profesional dan mudah dimengerti oleh penerima surat. Berikut adalah format surat dengan lampiran yang benar:
- Header Surat
Header surat berisi informasi tentang pengirim dan penerima surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Pastikan informasi tersebut lengkap dan akurat.
- Perkenalan
Perkenalan berisi salam pembuka, seperti “Kepada Yth.” atau “Salam”, diikuti dengan nama penerima surat. Selanjutnya, jelaskan tujuan surat dan informasikan bahwa ada lampiran yang menyertainya.
- Isi Surat
Isi surat harus jelas dan mudah dimengerti. Jangan lupa untuk mencantumkan nomor lampiran atau judul lampiran yang diberikan.
- Lampiran
Lampiran dapat diletakkan setelah isi surat atau pada bagian akhir surat. Pastikan lampiran tertera dengan jelas dan mudah dibaca.
- Penutup
Penutup berisi ucapan terima kasih, salam penutup, dan tanda tangan pengirim surat.
Contoh Surat dengan Lampiran
Berikut adalah contoh surat dengan lampiran yang benar:
Perusahaan XYZ
Jl. Raya ABC No.123
Jakarta 12345
Telp. (021) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima Surat
PT. ABCD
Jl. Sudirman No. 50
Jakarta 54321
Salam,
Kami dari perusahaan XYZ ingin menawarkan kerja sama dalam bidang pemasaran. Terlampir pada surat ini adalah proposal kerja sama yang kami kirimkan untuk Bapak/Ibu. Proposal tersebut berisi rincian tentang produk yang akan dipasarkan, strategi pemasaran, dan sebagainya.
Kami berharap kerja sama ini dapat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Jika Bapak/Ibu berminat, silakan hubungi kami pada nomor telepon yang tertera pada header surat ini.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Nama Pengirim
Jabatan di Perusahaan XYZ
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat dengan lampiran:
1. Apa bedanya surat biasa dengan surat dengan lampiran?
Surat dengan lampiran mengandung informasi tambahan yang tidak dapat dimasukkan dalam isi surat utama. Lampiran tersebut dapat berupa dokumen, laporan, brosur, atau apapun yang dianggap relevan dengan isi surat. Sedangkan surat biasa hanya berisi informasi utama yang ingin disampaikan.
2. Apa fungsi dan tujuan surat dengan lampiran?
Surat dengan lampiran memiliki beberapa fungsi dan tujuan, yaitu menyediakan informasi tambahan yang mendukung isi surat utama, memperjelas atau mengklarifikasi isi surat utama, menjelaskan hal-hal teknis atau rincian yang tidak mungkin dimasukkan dalam isi surat utama, menyediakan bukti atau dokumentasi yang mendukung isi surat utama, dan menunjukkan keseriusan atau pentingnya isi surat.
3. Apa saja isi yang harus ada dalam surat dengan lampiran?
Isi surat harus jelas dan mudah dimengerti. Jangan lupa untuk mencantumkan nomor lampiran atau judul lampiran yang diberikan. Sedangkan pada bagian lampiran, pastikan lampiran tertera dengan jelas dan mudah dibaca.
Kesimpulan
Surat dengan lampiran adalah jenis surat yang mengandung informasi penting yang tidak dapat dimasukkan dalam isi surat utama. Lampiran tersebut dapat berupa dokumen, laporan, brosur, atau apapun yang dianggap relevan dengan isi surat. Surat dengan lampiran digunakan untuk menyediakan informasi tambahan yang mendukung isi surat utama, memperjelas atau mengklarifikasi isi surat utama, menjelaskan hal-hal teknis atau rincian yang tidak mungkin dimasukkan dalam isi surat utama, menyediakan bukti atau dokumentasi yang mendukung isi surat utama, dan menunjukkan keseriusan atau pentingnya isi surat.