Jika Anda sering bekerja di sebuah instansi atau perusahaan, kemungkinan besar Anda akan sering mendengar istilah surat dinas. Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis, baik itu untuk kepentingan internal perusahaan maupun untuk kepentingan eksternal dengan pihak lain. Salah satu jenis surat dinas adalah surat dinas luar kota.
Pengertian Surat Dinas Luar Kota
Surat dinas luar kota adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis yang mengharuskan pengirim atau penerima surat melakukan perjalanan ke luar kota. Surat ini biasanya digunakan untuk kepentingan rapat, seminar, atau kunjungan kerja di luar kota.
Fungsi dan Tujuan Surat Dinas Luar Kota
Surat dinas luar kota memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi untuk keperluan perjalanan dinas ke luar kota
- Sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak yang akan dikunjungi tentang kunjungan kerja yang akan dilakukan
- Sebagai sarana komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lain di luar kota
Format Surat Dinas Luar Kota
Format surat dinas luar kota hampir sama dengan format surat dinas pada umumnya, namun terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, di antaranya:
- Header: Di bagian header, tuliskan logo perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan fax
- Alamat Tujuan: Tuliskan alamat tujuan surat, termasuk nama instansi, nama orang yang dituju, dan alamat lengkap
- Isi Surat: Tuliskan isi surat dengan jelas dan singkat, termasuk tujuan kunjungan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta jumlah anggota rombongan
- Tanda Tangan: Di bagian akhir surat, jangan lupa untuk menuliskan tanda tangan dan nama pengirim surat
Contoh Surat Dinas Luar Kota
Berikut ini adalah contoh surat dinas luar kota yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Kepada Yth:
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Dalam rangka menghadiri acara seminar nasional tentang pengembangan sumber daya manusia, kami bermaksud untuk mengirimkan perwakilan dari perusahaan kami. Oleh karena itu, kami membutuhkan surat undangan dari pihak penyelenggara sebagai persyaratan untuk mengikuti acara tersebut.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan dan izin kepada perwakilan kami untuk mengikuti acara tersebut. Kami jamin akan mematuhi semua aturan dan prosedur yang berlaku selama acara berlangsung.
Demikianlah surat permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Bagian Sumber Daya Manusia
John Doe
Contoh 2:
Kepada Yth:
Bapak/Ibu Pimpinan PT EFGH
Jl. Panglima Sudirman No. 456
Surabaya
Dalam rangka melakukan kunjungan kerja ke perusahaan Bapak/Ibu, kami dari PT XYZ bermaksud untuk melakukan rapat koordinasi terkait kerjasama bisnis antara kedua perusahaan.
Rapat akan dilaksanakan pada tanggal 1 Januari 2022 pukul 09.00 WIB di ruang rapat PT EFGH. Kami akan mengirimkan 5 orang perwakilan dari perusahaan kami untuk menghadiri rapat tersebut.
Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk kelancaran rapat. Jika ada hal yang perlu kami siapkan, mohon untuk memberitahu kami sebelum hari H.
Demikianlah surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Bagian Bisnis
Jane Doe
FAQs tentang Surat Dinas Luar Kota
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat dinas luar kota:
1. Apakah surat dinas luar kota harus menggunakan kop surat?
Jawab: Ya, surat dinas luar kota harus menggunakan kop surat. Kop surat digunakan sebagai identitas perusahaan atau instansi yang mengirimkan surat.
2. Apakah surat dinas luar kota harus ditandatangani oleh atasan langsung?
Jawab: Tidak selalu. Namun, untuk keperluan tertentu seperti pengajuan izin atau permohonan, surat dinas luar kota harus ditandatangani oleh atasan langsung.
3. Apakah isi surat dinas luar kota harus mencantumkan detail hotel tempat menginap?
Jawab: Ya, jika perjalanan dinas mengharuskan pengirim atau penerima surat untuk menginap di hotel, maka detail hotel harus dicantumkan dalam isi surat.
Kesimpulan
Surat dinas luar kota adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis yang mengharuskan pengirim atau penerima surat melakukan perjalanan ke luar kota. Surat ini memiliki beberapa fungsi dan tujuan, seperti menjadi bukti resmi untuk keperluan perjalanan dinas ke luar kota, sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak yang akan dikunjungi tentang kunjungan kerja yang akan dilakukan, dan sebagai sarana komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lain di luar kota. Untuk membuat surat dinas luar kota, perhatikan format yang benar dan jangan lupa untuk mencantumkan detail yang diperlukan.