Surat dinas pengantar pengambilan barang adalah sebuah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan izin kepada karyawan atau pihak tertentu untuk mengambil barang atau peralatan tertentu yang digunakan dalam kegiatan kerja. Surat ini biasanya diperlukan sebagai bukti sah yang menunjukkan bahwa pengambilan barang tersebut dilakukan dengan izin dan persetujuan dari pihak yang berwenang.
Fungsi dan Tujuan Surat Dinas Pengantar Pengambilan Barang
Surat dinas pengantar pengambilan barang memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
1. Memberikan Izin Resmi
Surat ini berfungsi untuk memberikan izin resmi kepada karyawan atau pihak tertentu untuk mengambil barang atau peralatan yang diperlukan untuk kegiatan kerja. Dengan adanya surat ini, pengambilan barang tersebut menjadi sah dan tercatat secara resmi.
2. Menjaga Keamanan Barang
Dengan adanya surat dinas pengantar pengambilan barang, pihak yang berwenang dapat memonitor dan menjaga keamanan barang atau peralatan yang diambil. Hal ini berguna untuk mencegah terjadinya kehilangan atau kerusakan pada barang tersebut.
3. Menjaga Kedisiplinan Karyawan
Surat dinas pengantar pengambilan barang juga berfungsi untuk menjaga kedisiplinan karyawan dalam melakukan pengambilan barang atau peralatan. Dengan adanya surat ini, karyawan akan lebih berhati-hati dan bertanggung jawab dalam mengambil dan menggunakan barang tersebut.
Format Surat Dinas Pengantar Pengambilan Barang
Berikut adalah format umum dari surat dinas pengantar pengambilan barang:
Header
Pada bagian header, terdapat informasi mengenai instansi atau perusahaan yang menerbitkan surat, seperti nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo.
Perihal
Pada bagian perihal, terdapat informasi mengenai perihal atau tujuan surat, yaitu pengantar pengambilan barang.
Kepada
Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai orang atau pihak yang dituju surat, seperti nama karyawan atau pihak yang akan mengambil barang.
Isi Surat
Isi surat berisi informasi mengenai jenis barang atau peralatan yang akan diambil, jumlah barang, dan tanggal pengambilan barang. Selain itu, surat ini juga berisi informasi mengenai persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti atasan atau kepala bagian.
Tanda Tangan
Pada bagian akhir surat, terdapat tanda tangan dari pihak yang berwenang, seperti atasan atau kepala bagian, sebagai bentuk persetujuan dan pengesahan surat.
Contoh Surat Dinas Pengantar Pengambilan Barang
Berikut adalah contoh surat dinas pengantar pengambilan barang:
Contoh 1
PT. XYZ
Jl. Jendral Sudirman No. 18, Jakarta
No. Telp: (021) 1234567
Logo PT. XYZ
Perihal: Pengantar Pengambilan Barang
Kepada
Nama Karyawan
Divisi ABC
PT. XYZ
Dengan ini kami memberikan izin kepada Bapak/Ibu untuk mengambil barang atau peralatan yang diperlukan untuk kegiatan kerja, yaitu:
Jenis Barang: Laptop
Jumlah Barang: 1 buah
Tanggal Pengambilan: 1 Januari 2022
Persetujuan dari atasan langsung telah diperoleh sebelum pengambilan barang dilakukan.
Demikian surat ini kami buat, harap menjadi maklum.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Atasan Langsung
Tanda Tangan
Contoh 2
PT. ABC
Jl. Ahmad Yani No. 20, Surabaya
No. Telp: (031) 9876543
Logo PT. ABC
Perihal: Pengantar Pengambilan Barang
Kepada
Nama Karyawan
Divisi XYZ
PT. ABC
Dengan ini kami memberikan izin kepada Bapak/Ibu untuk mengambil barang atau peralatan yang diperlukan untuk kegiatan kerja, yaitu:
Jenis Barang: Kamera
Jumlah Barang: 2 buah
Tanggal Pengambilan: 15 Februari 2022
Persetujuan dari atasan langsung telah diperoleh sebelum pengambilan barang dilakukan.
Demikian surat ini kami buat, harap menjadi maklum.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Atasan Langsung
Tanda Tangan
FAQ
1. Apa itu surat dinas pengantar pengambilan barang?
Surat dinas pengantar pengambilan barang adalah sebuah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan izin kepada karyawan atau pihak tertentu untuk mengambil barang atau peralatan tertentu yang digunakan dalam kegiatan kerja.
2. Apa saja fungsi dan tujuan surat dinas pengantar pengambilan barang?
Surat dinas pengantar pengambilan barang memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya memberikan izin resmi, menjaga keamanan barang, dan menjaga kedisiplinan karyawan.
3. Bagaimana format umum dari surat dinas pengantar pengambilan barang?
Format umum dari surat dinas pengantar pengambilan barang terdiri dari header, perihal, kepada, isi surat, dan tanda tangan.
Kesimpulan
Surat dinas pengantar pengambilan barang sangat penting dalam kegiatan kerja untuk menjaga keamanan dan kedisiplinan karyawan. Dalam pembuatan surat ini, perlu diperhatikan format dan isinya agar sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi persyaratan resmi. Dengan mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh dari surat dinas pengantar pengambilan barang, diharapkan dapat memudahkan dalam pembuatan surat ini.