Surat dinas resmi singkat merupakan salah satu jenis surat resmi yang sering digunakan dalam lingkungan kantor atau instansi pemerintah. Surat ini memiliki bentuk yang sederhana dan isinya singkat namun tetap formal dan jelas. Pada umumnya, surat dinas resmi singkat digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang membutuhkan tindakan atau tanggapan dari penerima surat.

Fungsi Surat Dinas Resmi Singkat

Adapun beberapa fungsi dari surat dinas resmi singkat antara lain:

  1. Sebagai alat komunikasi resmi antar pegawai atau instansi pemerintah
  2. Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi penting secara cepat dan efektif
  3. Sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa yang akan datang

Tujuan Surat Dinas Resmi Singkat

Secara umum, tujuan dari surat dinas resmi singkat adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan mudah dipahami kepada penerima surat. Adapun tujuan khusus dari surat dinas resmi singkat diantaranya:

  1. Menjelaskan suatu kebijakan atau aturan yang baru diberlakukan
  2. Memberikan instruksi atau tugas khusus kepada penerima surat
  3. Memberikan informasi mengenai perubahan jadwal atau agenda kerja
  4. Menyampaikan permintaan atau permohonan tertentu

Format Surat Dinas Resmi Singkat

Berikut adalah format umum dari surat dinas resmi singkat:

  1. Bagian Kop Surat
    Bagian ini berisi informasi mengenai nama instansi, alamat, nomor telepon, dan logo instansi.
  2. Bagian Pembuka
    Bagian ini berisi salam pembuka dan perkenalan diri penulis surat.
  3. Bagian Isi Surat
    Bagian ini berisi informasi penting yang ingin disampaikan, dibuat dengan bahasa yang jelas, singkat, dan mudah dipahami.
  4. Bagian Penutup
    Bagian ini berisi kalimat penutup, ucapan terima kasih, dan salam penutup.
  5. Bagian Tanda Tangan dan Nomor Surat
    Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat dan nomor surat.

Contoh Surat Dinas Resmi Singkat

Berikut adalah dua contoh surat dinas resmi singkat:

  1. Contoh Surat Dinas Resmi Singkat 1

    Kepada Yth.
    Bapak/Ibu Bagian Keuangan
    PT ABC
    Jakarta

    Dengan hormat,
    Bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan kami akan mengadakan acara gathering pada tanggal 30 September 2021. Oleh karena itu, kami membutuhkan anggaran sebesar Rp. 10.000.000,- untuk keperluan tersebut.

    Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon agar Bapak/Ibu Bagian Keuangan dapat mengeluarkan anggaran tersebut dan melakukan transfer ke rekening yang telah kami sediakan. Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,
    [Nama Pengirim Surat]
    [Jabatan]

  2. Contoh Surat Dinas Resmi Singkat 2

    Kepada Yth.
    Bapak/Ibu Kepala Bagian SDM
    PT XYZ
    Semarang

    Dengan hormat,
    Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa ada beberapa pekerjaan yang harus segera diselesaikan dalam waktu dekat. Oleh karena itu, kami memohon agar Bapak/Ibu Kepala Bagian SDM dapat mengirimkan beberapa tenaga kerja untuk membantu kami menyelesaikan pekerjaan tersebut.

    Kami berharap Bapak/Ibu Kepala Bagian SDM dapat memproses permintaan ini dengan segera. Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,
    [Nama Pengirim Surat]
    [Jabatan]

FAQs

  1. Apa saja jenis surat resmi lainnya?
    Beberapa jenis surat resmi lainnya antara lain surat permohonan, surat pemberitahuan, surat edaran, surat kuasa, dan surat undangan.
  2. Apakah surat dinas resmi singkat harus menggunakan bahasa formal?
    Ya, meskipun surat dinas resmi singkat memiliki isian yang singkat, namun surat ini tetap harus menggunakan bahasa formal dan jelas.
  3. Apakah surat dinas resmi singkat harus ditandatangani?
    Ya, surat dinas resmi singkat juga harus ditandatangani oleh pengirim surat sebagai tanda bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari instansi yang bersangkutan.

Kesimpulan

Surat dinas resmi singkat merupakan jenis surat resmi yang penting dalam lingkungan kantor atau instansi pemerintah. Surat ini memiliki bentuk yang sederhana dan isinya singkat namun tetap formal dan jelas. Surat dinas resmi singkat digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang membutuhkan tindakan atau tanggapan dari penerima surat. Dalam penulisannya, surat dinas resmi singkat harus menggunakan bahasa formal, jelas, dan mudah dipahami.