Surat dinas resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkungan kerja. Surat ini memiliki format dan struktur yang khusus agar dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang dituju. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat dinas resmi.

Pengertian Surat Dinas Resmi

Surat dinas resmi adalah surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau perusahaan untuk kepentingan bisnis atau pekerjaan. Surat ini harus memenuhi syarat-syarat tertentu agar dianggap sah dan dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi. Surat dinas resmi juga harus dibuat dengan bahasa yang sopan dan jelas agar pesan yang ingin disampaikan dapat dimengerti dengan baik oleh pihak yang dituju.

Fungsi Surat Dinas Resmi

Surat dinas resmi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai alat komunikasi resmi antara instansi pemerintah atau perusahaan dengan pihak eksternal atau internal
  • Sebagai bukti tertulis dalam suatu transaksi atau perjanjian bisnis
  • Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi resmi dan penting mengenai kegiatan atau pekerjaan

Tujuan Surat Dinas Resmi

Tujuan utama dari surat dinas resmi adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis dengan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dimengerti. Selain itu, surat ini juga dibuat dengan tujuan:

  • Menjalin hubungan kerja yang baik dan profesional antara instansi pemerintah atau perusahaan dengan pihak eksternal atau internal
  • Memberikan informasi yang akurat dan resmi mengenai kegiatan atau pekerjaan
  • Menyampaikan permintaan atau permohonan secara resmi dan jelas

Format Surat Dinas Resmi

Format surat dinas resmi memiliki beberapa bagian, di antaranya:

  1. Header
    Header berisi nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Bagian ini biasanya terletak di bagian atas halaman.
  2. Nomor Surat
    Nomor surat harus tertera dengan jelas dan diikuti dengan tanggal pembuatan surat.
  3. Perihal
    Perihal berisi tentang tujuan atau isi dari surat yang dibuat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan singkat.
  4. Isi Surat
    Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan jelas. Isi surat harus mencakup semua informasi yang ingin disampaikan dengan detail dan akurat.
  5. Tanda Tangan
    Surat dinas resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan disertai dengan cap instansi atau perusahaan.

Contoh Surat Dinas Resmi

Berikut adalah contoh surat dinas resmi yang benar:

Contoh 1:

Header
Nama Instansi
Alamat Instansi
Nomor Telepon Instansi
Email Instansi

Nomor: 001/SDR/2021
Surabaya, 1 Januari 2021

Perihal: Undangan Rapat

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT. XYZ
Jalan Raya No. 123
Surabaya

Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 4 Januari 2021
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Gedung ABC

Adapun agenda rapat adalah membahas mengenai rencana kerja perusahaan untuk tahun 2021. Oleh karena itu, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur Utama
PT. ABC

Ttd
Nama Pejabat

Contoh 2:

Header
Nama Instansi
Alamat Instansi
Nomor Telepon Instansi
Email Instansi

Nomor: 002/SDR/2021
Surabaya, 2 Januari 2021

Perihal: Pemesanan Barang

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Bagian Penjualan PT. XYZ
Jalan Raya No. 123
Surabaya

Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk memesan barang sebagai berikut:

Nama Barang : Printer Epson LQ-310
Jumlah : 3 unit
Harga : Rp 3.000.000,- Total Harga : Rp 9.000.000,-

Kami memohon agar barang tersebut dapat segera dikirim ke alamat kami di Jalan Raya No. 456, Surabaya. Kami akan segera melakukan pembayaran setelah barang diterima.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Purchasing Manager
PT. ABC

Ttd
Nama Pejabat

FAQs

1. Apa itu surat dinas resmi?

Surat dinas resmi adalah surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau perusahaan untuk kepentingan bisnis atau pekerjaan.

2. Apa saja bagian-bagian dalam format surat dinas resmi?

Bagian-bagian dalam format surat dinas resmi antara lain header, nomor surat, perihal, isi surat, dan tanda tangan.

3. Apa tujuan dari surat dinas resmi?

Tujuan utama dari surat dinas resmi adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis dengan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dimengerti.

Kesimpulan

Dalam lingkungan kerja, surat dinas resmi memiliki peran yang sangat penting sebagai alat komunikasi resmi antara instansi pemerintah atau perusahaan dengan pihak eksternal atau internal. Surat dinas resmi harus dibuat dengan format dan struktur yang benar agar dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi. Dengan memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat dinas resmi yang benar, diharapkan kita dapat membuat surat dinas resmi yang efektif dan profesional.