Surat dinas undangan adalah salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam berbagai kepentingan resmi. Surat ini digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara resmi seperti rapat, seminar, atau acara lainnya. Surat dinas undangan memiliki format yang khusus dan harus memenuhi beberapa persyaratan tertentu agar dapat dianggap sah dan resmi.

Pengertian Surat Dinas Undangan

Surat dinas undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara resmi seperti rapat, seminar, atau acara lainnya. Surat ini biasanya ditujukan kepada pejabat atau institusi tertentu dan memiliki format resmi yang harus diikuti.

Fungsi Surat Dinas Undangan

Surat dinas undangan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai undangan resmi untuk menghadiri acara tertentu.
  • Sebagai bukti bahwa seseorang atau sebuah lembaga telah diundang untuk hadir dalam acara tersebut.
  • Sebagai sarana untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak yang mengundang dan yang diundang.

Tujuan Surat Dinas Undangan

Tujuan utama dari surat dinas undangan adalah untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara tertentu. Namun, selain itu surat ini juga memiliki tujuan lain, seperti:

  • Menjalin hubungan baik antara pihak yang mengundang dan yang diundang.
  • Memberikan informasi mengenai acara yang akan diadakan.
  • Memastikan bahwa pihak yang diundang telah menerima undangan tersebut.

Format Surat Dinas Undangan

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas undangan agar surat tersebut dianggap sah dan resmi, di antaranya:

  • Gunakan kertas resmi dengan ukuran standar (A4).
  • Letakkan logo institusi atau perusahaan di bagian atas surat.
  • Sertakan tanggal pembuatan surat dan nomor surat di bagian atas.
  • Tulis nama dan jabatan penerima surat di bagian bawah logo institusi atau perusahaan.
  • Sertakan kalimat pembuka yang resmi dan sopan.
  • Isi surat harus jelas, singkat, dan padat.
  • Sertakan informasi mengenai acara yang akan diadakan, seperti waktu, tempat, dan tujuan acara.
  • Sertakan kalimat penutup yang sopan dan resmi.
  • Tandatangani surat dan letakkan cap institusi atau perusahaan di bawah tanda tangan.

Contoh Surat Dinas Undangan

Berikut adalah contoh surat dinas undangan yang baik dan benar:

Contoh Surat Dinas Undangan 1

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara/i

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam acara seminar tentang “Teknologi Informasi dan Bisnis” yang akan diadakan pada:

Tanggal : 30 Agustus 2021

Waktu : 08.00 WIB - 12.00 WIB

Tempat : Ruang Seminar Universitas ABC

Acara ini akan dihadiri oleh para ahli dan praktisi di bidang teknologi informasi dan bisnis. Kami yakin acara ini akan sangat bermanfaat bagi Bapak/Ibu/Saudara/i dalam mengembangkan bisnis dan karir di masa depan.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i di acara kami, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Universitas ABC

Contoh Surat Dinas Undangan 2

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara/i

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam acara peresmian gedung baru Kantor Pemerintah Kabupaten XYZ yang akan diadakan pada:

Tanggal : 1 September 2021

Waktu : 09.00 WIB - selesai

Tempat : Gedung Baru Kantor Pemerintah Kabupaten XYZ

Acara peresmian gedung baru ini akan dihadiri oleh Bupati Kabupaten XYZ dan tamu undangan lainnya. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir dalam acara ini untuk memberikan dukungan dan doa restu.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i di acara kami, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kantor Pemerintah Kabupaten XYZ

FAQs

1. Apa itu surat dinas undangan?

Surat dinas undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara resmi seperti rapat, seminar, atau acara lainnya.

2. Apa fungsi surat dinas undangan?

Surat dinas undangan memiliki beberapa fungsi, di antaranya sebagai undangan resmi untuk menghadiri acara tertentu, sebagai bukti bahwa seseorang atau sebuah lembaga telah diundang untuk hadir dalam acara tersebut, dan sebagai sarana untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak yang mengundang dan yang diundang.

3. Apa tujuan surat dinas undangan?

Tujuan utama dari surat dinas undangan adalah untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara tertentu. Namun, selain itu surat ini juga memiliki tujuan lain, seperti menjalin hubungan baik antara pihak yang mengundang dan yang diundang, memberikan informasi mengenai acara yang akan diadakan, dan memastikan bahwa pihak yang diundang telah menerima undangan tersebut.

4. Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas undangan?

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas undangan agar surat tersebut dianggap sah dan resmi, di antaranya menggunakan kertas resmi dengan ukuran standar (A4), letakkan logo institusi atau perusahaan di bagian atas surat, sertakan tanggal pembuatan surat dan nomor surat di bagian atas, tulis nama dan jabatan penerima surat di bagian bawah logo institusi atau perusahaan, sertakan kalimat pembuka yang resmi dan sopan, isi surat harus jelas, singkat, dan padat, sertakan informasi mengenai acara yang akan diadakan, seperti waktu, tempat, dan tujuan acara, sertakan kalimat penutup yang sopan dan resmi, tandatangani surat dan letakkan cap institusi atau perusahaan di bawah tanda tangan.

Kesimpulan

Surat dinas undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah lembaga untuk hadir dalam acara resmi seperti rapat, seminar, atau acara lainnya. Surat ini memiliki format resmi yang harus diikuti agar dapat dianggap sah dan resmi. Surat dinas undangan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, seperti sebagai undangan resmi, bukti bahwa seseorang atau sebuah lembaga telah diundang, dan