Mungkin di antara kita masih ada yang belum terbiasa menulis surat dinas yang benar. Padahal, kemampuan menulis surat dinas sangat diperlukan karena surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi dalam lingkungan kerja atau instansi. Surat dinas juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan rujukan di masa depan. Oleh karena itu, penting untuk memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat dinas yang benar.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis atau instansi. Surat dinas biasanya ditujukan kepada seseorang atau instansi tertentu, dan memiliki format yang baku. Surat dinas juga harus memenuhi aturan penulisan yang berlaku dalam bahasa Indonesia.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas berfungsi sebagai media komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lain. Selain itu, surat dinas juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan referensi di masa depan. Fungsi lain dari surat dinas adalah sebagai alat untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau perintah secara tertulis.
Tujuan Surat Dinas
Tujuan dari surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi atau permintaan secara resmi. Surat dinas juga dapat digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan atau pihak lain. Tujuan lain dari surat dinas adalah untuk memperjelas atau mengonfirmasi suatu perjanjian atau kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya.
Format Surat Dinas
Sebelum menulis surat dinas, ada baiknya untuk memahami format yang digunakan dalam surat dinas. Berikut adalah format surat dinas yang benar:
- Header: berisi nama instansi, alamat, dan nomor telepon. Letaknya di bagian atas kiri kertas.
- Nomor surat: berisi nomor urut surat dinas. Letaknya di bagian atas kanan kertas.
- Lampiran: berisi jumlah lampiran yang dilampirkan dalam surat. Letaknya di bawah nomor surat.
- Perihal: berisi judul atau topik surat dinas. Letaknya di bawah lampiran.
- Kepada: berisi nama dan jabatan penerima surat dinas. Letaknya di bawah perihal.
- Isi surat: berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Letaknya di bawah kepada.
- Tanda tangan: berisi tanda tangan pengirim surat dinas. Letaknya di bagian bawah kanan kertas.
- Nama pengirim: berisi nama dan jabatan pengirim surat dinas. Letaknya di bawah tanda tangan.
Contoh Surat Dinas
Berikut adalah contoh surat dinas yang benar:
Contoh Surat Dinas 1
PT XYZ
Jalan Raya No. 10
Tangerang
Telepon: (021) 1234567
No. Surat: 001/PD/XYZ/2021
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Saudara
Jabatan
di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri rapat kerja pada:
Hari/Tanggal: Senin, 1 Februari 2021
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT XYZ
Adapun agenda rapat kerja adalah sebagai berikut:
- Pembukaan
- Presentasi Laporan Keuangan
- Pemilihan Ketua dan Sekretaris Rapat
- Penandatanganan Kesepakatan
- Penutupan
Demikian undangan rapat kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Tanda Tangan
Nama Pengirim
Jabatan
Contoh Surat Dinas 2
Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Jalan Raya No. 20
Surabaya
Telepon: (031) 1234567
No. Surat: 002/PD/DKK/2021
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Permohonan Sertifikasi
Kepada Yth,
Kepala Rumah Sakit ABC
Jalan Raya No. 30
Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari Dinas Kesehatan Kota Surabaya memohon agar Rumah Sakit ABC dapat mengajukan permohonan sertifikasi untuk mendapatkan akreditasi Rumah Sakit Berstandar Internasional.
Adapun persyaratan yang harus dipenuhi dalam pengajuan permohonan sertifikasi adalah sebagai berikut:
- Memiliki dokumen-dokumen yang lengkap dan sah
- Memiliki fasilitas dan peralatan yang memadai
- Memiliki tenaga medis dan non-medis yang kompeten
- Memiliki sistem manajemen yang baik
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Tanda Tangan
Nama Pengirim
Jabatan
FAQs
1. Apa itu surat dinas?
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis atau instansi. Surat dinas biasanya ditujukan kepada seseorang atau instansi tertentu, dan memiliki format yang baku.
2. Apa fungsi dari surat dinas?
Fungsi surat dinas adalah sebagai media komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lain. Selain itu, surat dinas juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan referensi di masa depan.
3. Apa tujuan dari surat dinas?
Tujuan dari surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi atau permintaan secara resmi. Surat dinas juga dapat digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan atau pihak lain.
4. Apa saja elemen yang harus ada dalam format surat dinas?
Elemen yang harus ada dalam format surat dinas antara lain header, nomor surat, lampiran, perihal, kepada, isi surat, tanda tangan, dan nama pengirim.
5. Apa saja contoh surat dinas yang benar?
Contoh surat dinas yang benar antara lain surat undangan rapat dan surat permohonan sertifikasi.
Kesimpulan
Menulis surat dinas yang benar sangat penting untuk memperjelas komunikasi resmi dalam lingkungan kerja atau instansi. Dalam menulis surat dinas, harus memperhatikan pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat dinas yang benar. Dengan memahami semua