Jika kamu seorang karyawan, maka pasti kamu pernah mendengar istilah surat dispensasi kerja. Surat ini seringkali dibutuhkan oleh karyawan yang memerlukan izin untuk tidak masuk kerja karena alasan tertentu. Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan membahas selengkap-lengkapnya tentang surat dispensasi kerja, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, hingga FAQs. Yuk, simak artikel berikut ini!
Pengertian Surat Dispensasi Kerja
Surat dispensasi kerja adalah surat yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya untuk memberikan izin tidak masuk kerja dalam jangka waktu tertentu. Surat ini berisi alasan yang jelas dan valid mengenai ketidakhadiran karyawan tersebut. Surat dispensasi kerja juga bisa diberikan oleh pihak sekolah atau universitas untuk memberikan izin kepada siswa atau mahasiswa yang tidak hadir karena alasan tertentu.
Fungsi Surat Dispensasi Kerja
Surat dispensasi kerja memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Menjaga hubungan baik antara karyawan dan perusahaan.
- Memberikan kejelasan mengenai alasan ketidakhadiran karyawan.
- Memudahkan perusahaan dalam mengatur jadwal kerja karyawan.
- Menjaga disiplin kerja karyawan.
Tujuan Surat Dispensasi Kerja
Surat dispensasi kerja memiliki beberapa tujuan, antara lain:
- Memberikan izin tidak masuk kerja dengan alasan yang sah.
- Memberikan kepastian mengenai jangka waktu ketidakhadiran karyawan.
- Memudahkan perusahaan dalam mengatur jadwal kerja karyawan.
- Menjaga keamanan dan kesehatan karyawan.
Format Surat Dispensasi Kerja
Surat dispensasi kerja harus memenuhi format yang benar dan lengkap. Berikut adalah format surat dispensasi kerja yang benar:
- Header: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan.
- Tanggal: tanggal dibuatnya surat.
- Alamat: alamat perusahaan atau kantor.
- Perihal: judul surat.
- Kepada: tujuan surat.
- Isi surat: alasan ketidakhadiran karyawan, jangka waktu ketidakhadiran, dan ucapan terima kasih.
- Tanda tangan: tanda tangan karyawan dan atasan.
Contoh Surat Dispensasi Kerja
Berikut adalah contoh surat dispensasi kerja yang benar:
Surat Dispensasi Kerja
PT ABC
Jalan Raya XYZ No. 123
Tangerang 12345
Tanggal: 29 Februari 2022
Perihal: Surat Dispensasi Kerja
Kepada Yth,
Bapak/Ibu HRD PT ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Joko Susilo
Jabatan : Karyawan
Departemen : Keuangan
Dengan ini mengajukan surat dispensasi kerja karena alasan kesehatan. Saya mengalami sakit yang memerlukan perawatan di rumah sakit selama 3 hari, mulai dari tanggal 1 Maret 2022 hingga 3 Maret 2022. Saya mohon untuk tidak dihitung sebagai absen selama masa sakit ini.
Demikianlah surat dispensasi kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Joko Susilo
(tanda tangan)
Contoh Surat Dispensasi Kerja 2
Surat Dispensasi Kerja
PT ABC
Jalan Raya XYZ No. 123
Tangerang 12345
Tanggal: 29 Februari 2022
Perihal: Surat Dispensasi Kerja
Kepada Yth,
Bapak/Ibu HRD PT ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Retno Wulandari
Jabatan : Karyawan
Departemen : Pemasaran
Dengan ini mengajukan surat dispensasi kerja karena alasan keluarga. Saya harus menghadiri pernikahan saudara saya di luar kota pada tanggal 1 Maret 2022 sampai dengan 5 Maret 2022. Saya mohon untuk tidak dihitung sebagai absen selama masa ketidakhadiran ini.
Demikianlah surat dispensasi kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Retno Wulandari
(tanda tangan)
FAQs (Frequently Asked Questions)
1. Apa saja contoh alasan yang bisa dijadikan dasar untuk membuat surat dispensasi kerja?
Berikut adalah contoh alasan yang bisa dijadikan dasar untuk membuat surat dispensasi kerja:
- Sakit
- Menikah
- Meninggalnya anggota keluarga
- Perjalanan dinas
- Kepentingan keluarga
2. Apakah surat dispensasi kerja bisa digunakan oleh siswa atau mahasiswa?
Ya, surat dispensasi kerja tidak hanya bisa digunakan oleh karyawan, namun juga bisa digunakan oleh siswa atau mahasiswa. Surat ini bisa digunakan untuk memberikan izin tidak hadir karena alasan tertentu, seperti sakit atau ada acara penting.
3. Apa yang harus dilakukan jika surat dispensasi kerja ditolak?
Jika surat dispensasi kerja ditolak, ada beberapa hal yang bisa dilakukan, antara lain:
- Berbicara dengan atasan secara langsung untuk mencari solusi terbaik.
- Membuat surat dispensasi kerja yang lebih jelas dan valid.
- Mencari solusi alternatif, seperti mengambil cuti atau mengajukan izin.
4. Apakah surat dispensasi kerja bisa dibuat secara lisan?
Tidak disarankan untuk membuat surat dispensasi kerja secara lisan. Surat ini harus dibuat secara tertulis dan resmi untuk menjaga kejelasan alasan ketidakhadiran karyawan atau siswa.
5. Apakah surat dispensasi kerja bisa dibuat secara online?
Ya, surat dispensasi kerja bisa dibuat secara online. Namun, pastikan surat tersebut memenuhi format yang benar dan lengkap seperti surat dispensasi kerja yang biasa dibuat secara manual.
Kesimpulan
Sur