Surat dispensasi kuliah adalah surat yang dibuat oleh mahasiswa untuk meminta izin kepada dosen atau pihak kampus untuk tidak hadir ke kelas atau aktivitas akademik lainnya. Surat ini biasanya diajukan karena adanya kepentingan yang tidak bisa dihindari seperti sakit atau urusan keluarga. Namun, beberapa mahasiswa juga menggunakan surat dispensasi kuliah untuk alasan yang kurang penting seperti liburan atau acara sosial.
Fungsi dan Tujuan Surat Dispensasi Kuliah
Surat dispensasi kuliah memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Memberi tahu dosen atau pihak kampus bahwa mahasiswa tidak bisa menghadiri kelas atau aktivitas akademik lainnya.
- Meminta izin kepada dosen atau pihak kampus untuk tidak hadir ke kelas atau aktivitas akademik lainnya.
- Menjelaskan alasan mengapa mahasiswa memerlukan dispensasi kuliah.
- Menjaga hubungan baik antara mahasiswa dan dosen atau pihak kampus.
Format Surat Dispensasi Kuliah
Surat dispensasi kuliah harus ditulis dengan format yang benar agar mudah dipahami oleh dosen atau pihak kampus. Berikut adalah format surat dispensasi kuliah yang benar:
- Header: Surat dispensasi kuliah harus memiliki header yang mencantumkan nama, alamat, dan nomor telepon mahasiswa. Header juga harus mencantumkan nama dan alamat kampus serta tanggal penulisan surat.
- Salutation: Surat dispensasi kuliah harus diawali dengan salam pembuka seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”.
- Isi surat: Isi surat harus menjelaskan alasan mengapa mahasiswa memerlukan dispensasi kuliah dan kapan waktu dispensasi dibutuhkan. Mahasiswa juga harus memberikan penjelasan yang jelas dan singkat mengenai keadaannya.
- Penutup: Surat dispensasi kuliah harus diakhiri dengan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Salam”.
- Tanda tangan: Surat dispensasi kuliah harus ditandatangani oleh mahasiswa dan dicap oleh kampus.
Contoh Surat Dispensasi Kuliah
Berikut adalah contoh surat dispensasi kuliah yang benar:
Contoh Surat Dispensasi Kuliah 1
Header
Nama: Budi Kurniawan
Alamat: Jl. Pahlawan No. 5, Surabaya
No. Telepon: 081234567890
Kampus: Universitas Airlangga
Alamat Kampus: Jl. Airlangga No. 4, Surabaya
Tanggal: 10 Februari 2022
Salutation
Kepada Yth. Dosen Wali
Isi Surat
Dengan hormat,
Saya, Budi Kurniawan, mahasiswa angkatan 2020 Program Studi Teknik Informatika Universitas Airlangga, dengan ini mengajukan permohonan dispensasi kuliah untuk tanggal 14 Februari 2022. Saya membutuhkan waktu tersebut untuk mengurus urusan keluarga yang tidak bisa ditunda.
Saya berjanji untuk mengikuti kelas pengganti dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen. Saya juga siap membuat laporan mengenai tugas yang telah diberikan.
Demikian permohonan dispensasi kuliah ini saya buat. Terima kasih atas perhatiannya.
Penutup
Hormat saya,
Budi Kurniawan
Contoh Surat Dispensasi Kuliah 2
Header
Nama: Rina Fitriani
Alamat: Jl. Melati No. 10, Bandung
No. Telepon: 085678910111
Kampus: Institut Teknologi Bandung
Alamat Kampus: Jl. Ganesha No. 10, Bandung
Tanggal: 15 Maret 2022
Salutation
Dear Pihak Kampus,
Isi Surat
Dengan hormat,
Saya, Rina Fitriani, mahasiswa angkatan 2019 Program Studi Teknik Kimia Institut Teknologi Bandung, dengan ini mengajukan permohonan dispensasi kuliah untuk tanggal 18-20 Maret 2022. Saya akan mengikuti acara seminar nasional yang cukup penting bagi perkembangan karir saya di masa depan.
Saya berjanji untuk mengikuti kelas pengganti dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen. Saya juga siap membuat laporan mengenai tugas yang telah diberikan.
Demikian permohonan dispensasi kuliah ini saya buat. Terima kasih atas perhatiannya.
Penutup
Salam,
Rina Fitriani
FAQs
1. Bagaimana cara mengajukan surat dispensasi kuliah?
Mahasiswa dapat mengajukan surat dispensasi kuliah dengan cara menulis surat yang berisi alasan mengapa memerlukan dispensasi dan waktu dispensasi yang dibutuhkan. Surat tersebut harus dikirimkan ke dosen atau pihak kampus yang berwenang.
2. Apa saja alasan yang dapat dijadikan dasar untuk mengajukan surat dispensasi kuliah?
Beberapa alasan yang dapat dijadikan dasar untuk mengajukan surat dispensasi kuliah antara lain sakit, urusan keluarga, acara sosial, atau kepentingan lain yang tidak bisa dihindari.
3. Apakah mahasiswa harus mengikuti kelas pengganti setelah mendapatkan dispensasi kuliah?
Ya, mahasiswa harus mengikuti kelas pengganti dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen sebagai syarat untuk mendapatkan dispensasi kuliah.
Kesimpulan
Surat dispensasi kuliah adalah surat yang dibuat oleh mahasiswa untuk meminta izin kepada dosen atau pihak kampus untuk tidak hadir ke kelas atau aktivitas akademik lainnya. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan untuk memberi tahu dosen atau pihak kampus bahwa mahasiswa tidak bisa menghadiri kelas atau aktivitas akademik lainnya dan meminta izin untuk tidak hadir. Surat dispensasi kuliah harus ditulis dengan format yang benar agar mudah dipahami oleh dosen atau pihak kampus.