Surat edaran merupakan salah satu jenis surat yang kerap digunakan dalam lingkungan kerja atau organisasi. Biasanya surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh karyawan atau anggota organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat edaran.
Pengertian Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang berisi informasi yang disebarkan oleh satu atau beberapa orang kepada pihak-pihak yang dituju. Surat ini dapat disampaikan secara langsung dalam bentuk cetak atau melalui media elektronik seperti email atau grup WhatsApp.
Fungsi Surat Edaran
Surat edaran memiliki beberapa fungsi antara lain:
- Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi penting yang harus diketahui oleh seluruh anggota organisasi atau karyawan.
- Sebagai alat komunikasi yang efektif untuk menyebarluaskan informasi secara cepat dan tepat.
- Sebagai sarana untuk mempererat hubungan antar anggota organisasi atau karyawan.
Tujuan Surat Edaran
Tujuan dari surat edaran adalah untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi atau karyawan. Informasi yang disampaikan dapat berupa perubahan kebijakan, pengumuman acara atau kegiatan, atau informasi penting lainnya yang berkaitan dengan organisasi atau perusahaan.
Format Surat Edaran
Berikut adalah format umum surat edaran:
- Bagian atas surat berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan nomor fax.
- Di bawahnya terdapat tanggal pembuatan surat.
- Bagian selanjutnya berisi kepada siapa surat ini ditujukan.
- Setelah itu, surat dibuka dengan kalimat pembuka yang sopan dan singkat.
- Isi surat berisi informasi penting yang ingin disampaikan.
- Surat ditutup dengan kalimat penutup yang sopan dan singkat, diikuti dengan nama dan jabatan pengirim surat.
- Bagian bawah surat berisi tanda tangan pengirim surat.
Contoh Surat Edaran 1
Berikut adalah contoh surat edaran yang berisi pengumuman acara:
PT. ABCDE
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234568
27 Agustus 2021
Kepada seluruh karyawan PT. ABCDE
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun perusahaan, kami mengundang seluruh karyawan PT. ABCDE untuk mengikuti acara pesta ulang tahun yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 4 September 2021
Waktu: 19.00 WIB
Tempat: Hotel XYZ
Mohon konfirmasi kehadiran kepada bagian HRD paling lambat tanggal 31 Agustus 2021.
Terima kasih.
Hormat kami,
Bagian HRD
Contoh Surat Edaran 2
Berikut adalah contoh surat edaran yang berisi perubahan kebijakan:
PT. FGHIJ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta
Telp: (021) 9876543
Fax: (021) 9876544
1 September 2021
Kepada seluruh karyawan PT. FGHIJ
Dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja dan produktivitas perusahaan, dengan ini kami mengumumkan perubahan kebijakan absensi karyawan. Mulai tanggal 6 September 2021, absensi karyawan akan dicatat melalui sistem digital yang sudah tersedia.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai sistem absensi digital ini, silahkan menghubungi bagian IT.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Bagian HRD
FAQs
- Apa bedanya antara surat edaran dan surat pemberitahuan?
Surat edaran berisi informasi penting yang disampaikan kepada seluruh anggota organisasi atau karyawan, sedangkan surat pemberitahuan ditujukan kepada pihak tertentu.
- Apakah surat edaran harus disampaikan secara tertulis?
Tidak selalu. Surat edaran dapat disampaikan secara langsung atau melalui media elektronik seperti email atau grup WhatsApp.
- Apakah surat edaran harus ditandatangani?
Ya, surat edaran harus ditandatangani oleh pengirim surat.
Kesimpulan
Surat edaran adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi atau karyawan. Surat ini memiliki beberapa fungsi antara lain sebagai sarana untuk menyampaikan informasi penting, alat komunikasi yang efektif, dan sarana untuk mempererat hubungan antar anggota organisasi atau karyawan. Format surat edaran terdiri dari beberapa bagian seperti bagian atas surat, tanggal, penerima surat, isi surat, dan tanda tangan pengirim surat. Contoh surat edaran dapat berupa pengumuman acara atau perubahan kebijakan.