Saat kita ingin mengirimkan barang ke tempat yang jauh, seperti antar pulau atau antar kota, seringkali kita memilih menggunakan jasa ekspedisi. Namun, selain menggunakan jasa ekspedisi, ada satu hal yang juga sangat penting untuk dipersiapkan sebelum mengirimkan barang, yaitu surat ekspedisi.
Pengertian Surat Ekspedisi
Surat ekspedisi adalah surat resmi yang berisi informasi tentang barang yang akan dikirimkan melalui jasa ekspedisi. Surat ini berfungsi sebagai bukti pengiriman dan juga sebagai panduan bagi pihak ekspedisi dalam mengirimkan barang tersebut.
Fungsi Surat Ekspedisi
Ada beberapa fungsi penting dari surat ekspedisi, di antaranya:
- Sebagai bukti pengiriman barang
- Sebagai panduan bagi pihak ekspedisi dalam mengirimkan barang
- Sebagai bukti kepemilikan barang
- Sebagai bukti tanggung jawab atas kerusakan atau hilangnya barang
Tujuan Surat Ekspedisi
Tujuan utama dari surat ekspedisi adalah untuk memastikan barang yang dikirimkan sampai ke tujuan dengan selamat dan sesuai dengan yang diharapkan. Surat ini juga berfungsi untuk memudahkan proses pengiriman dan meminimalisir risiko kerusakan atau hilangnya barang.
Format Surat Ekspedisi
Ada beberapa informasi yang harus tercantum dalam surat ekspedisi, di antaranya:
- Nama pengirim
- Alamat pengirim
- Nama penerima
- Alamat penerima
- Jenis barang yang dikirimkan
- Jumlah barang yang dikirimkan
- Berat barang
- Nilai barang
- Jumlah biaya yang harus dibayar
- Tanggal pengiriman
Contoh Surat Ekspedisi
Berikut adalah contoh surat ekspedisi yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Surat Ekspedisi
Kepada Yth,
Kurir Ekspedisi
Alamat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Bersama surat ini kami kirimkan barang sesuai dengan data berikut:
Nama Pengirim : Budi Setiawan
Alamat Pengirim : Jl. Raya Bogor No. 12, Jakarta Timur
Nama Penerima : Ibu Ani
Alamat Penerima : Jl. Jend. Sudirman No. 23, Surabaya
Jenis Barang : Paket Dokumen
Jumlah Barang : 1 Paket
Berat Barang : 1 kg
Nilai Barang : Rp 500.000,-
Jumlah Biaya : Rp 50.000,-
Tanggal Pengiriman : 12 November 2021
Demikian surat ini kami buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas kerjasama dan perhatiannya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Budi Setiawan
Contoh 2
Surat Ekspedisi
Kepada Yth,
Kurir Ekspedisi
Alamat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Bersama surat ini kami kirimkan barang sesuai dengan data berikut:
Nama Pengirim : PT. ABC
Alamat Pengirim : Jl. Gatot Subroto No. 100, Jakarta Selatan
Nama Penerima : Bapak Dedy
Alamat Penerima : Jl. Letjen S. Parman No. 45, Bandung
Jenis Barang : Elektronik (Laptop)
Jumlah Barang : 1 Unit
Berat Barang : 2 kg
Nilai Barang : Rp 10.000.000,-
Jumlah Biaya : Rp 150.000,-
Tanggal Pengiriman : 15 November 2021
Demikian surat ini kami buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas kerjasama dan perhatiannya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
PT. ABC
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan surat ekspedisi:
- Apakah surat ekspedisi wajib dibuat?
Ya, surat ekspedisi wajib dibuat sebagai bukti pengiriman dan juga sebagai panduan bagi pihak ekspedisi dalam mengirimkan barang.
- Bagaimana cara membuat surat ekspedisi?
Cara membuat surat ekspedisi cukup mudah, Anda hanya perlu mencantumkan informasi yang telah disebutkan sebelumnya pada format surat ekspedisi.
- Apakah surat ekspedisi harus dicetak?
Tidak harus dicetak, namun disarankan untuk mencetak surat ekspedisi agar lebih mudah dibaca dan diarsipkan.
- Berapa lama surat ekspedisi berlaku?
Surat ekspedisi berlaku selama barang masih dalam proses pengiriman.
- Apa yang harus dilakukan jika barang yang dikirimkan rusak atau hilang?
Jika barang yang dikirimkan rusak atau hilang, segera hubungi pihak ekspedisi untuk memperoleh informasi lebih lanjut terkait dengan prosedur klaim.
Kesimpulan
Surat ekspedisi merupakan hal yang sangat penting dalam proses pengiriman barang melalui jasa ekspedisi. Selain berfungsi sebagai bukti pengiriman dan panduan bagi pihak ekspedisi, surat ini juga dapat meminimalisir risiko kerusakan atau hilangnya barang. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu membuat dan menyertakan surat ekspedisi dalam setiap pengiriman barang Anda.