Surat email formal merupakan jenis surat yang digunakan dalam lingkup bisnis atau pekerjaan yang membutuhkan format yang resmi dan jelas. Surat ini biasanya digunakan untuk melakukan komunikasi antar perusahaan, antar departemen, atau antara karyawan dengan atasan atau mitra bisnis.

Fungsi Surat Email Formal

Surat email formal memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam bisnis, di antaranya:

  • Sebagai sarana komunikasi resmi antar perusahaan atau departemen.
  • Memberikan informasi yang jelas dan terperinci tentang suatu masalah atau keputusan bisnis yang penting.
  • Menjalin hubungan baik dengan mitra bisnis atau klien.
  • Menjaga kerahasiaan informasi yang bersifat rahasia atau penting.

Tujuan Surat Email Formal

Adapun tujuan dari surat email formal adalah untuk:

  • Menjelaskan suatu keputusan atau tindakan bisnis yang telah diambil.
  • Menyampaikan informasi penting secara efektif dan efisien.
  • Menyelesaikan masalah atau sengketa bisnis.
  • Meminta atau memberikan persetujuan tertentu terkait bisnis.
  • Menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis atau klien.

Format Surat Email Formal

Berikut adalah format umum dari surat email formal:

  1. Subjek: Sebaiknya subjek email disesuaikan dengan isi dan tujuan dari email. Sehingga dapat memudahkan penerima dalam membaca dan memahami isi email tersebut.
  2. Salam pembuka: Diawali dengan salam pembuka seperti Dear Sir/Madam, Dear Mr./Mrs./Ms./Dr. (nama), atau To Whom It May Concern (jika tidak tahu nama penerima).
  3. Isi email: Isi email harus jelas, singkat, dan padat, serta harus disesuaikan dengan tujuan dan sasaran dari email tersebut.
  4. Salam penutup: Diakhiri dengan salam penutup seperti Best Regards, Sincerely, atau Thank You, diikuti dengan nama pengirim dan tanda tangan.
  5. Lampiran: Jika ada lampiran, sebaiknya disertakan dalam email tersebut. Jangan lupa untuk memberikan informasi terkait nama dan jenis dokumen yang dilampirkan.

Contoh Surat Email Formal

Berikut adalah contoh surat email formal:

Contoh 1:

Subjek: Permohonan Izin Cuti

Dear Mr. John,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, atas nama karyawan PT XYZ, dengan ini mengajukan permohonan izin cuti selama satu minggu, mulai tanggal 15 hingga 22 Oktober 2021.

Izin cuti ini saya ajukan karena ada keperluan mendesak di luar kota yang harus saya hadiri. Saya telah menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab saya sebelum cuti.

Lampiran terlampir adalah surat pengantar dari pihak yang bersangkutan dan tiket perjalanan.

Saya berharap permohonan saya ini dapat diberikan persetujuan dan terima kasih atas perhatiannya.

Best Regards,

(Nama Karyawan)

Contoh 2:

Subjek: Pemberitahuan Hasil Rapat

To Whom It May Concern,

Dalam rangka membahas hasil dari rapat yang telah dilaksanakan pada tanggal 5 Oktober 2021 kemarin, kami ingin memberikan pemberitahuan terkait hasil dari rapat tersebut.

Dalam rapat tersebut, kami telah membahas beberapa hal penting terkait dengan strategi bisnis perusahaan. Kami menyimpulkan bahwa perlu dilakukan beberapa perubahan dalam strategi bisnis perusahaan, terutama dalam hal pemasaran dan pengembangan produk.

Kami akan segera melakukan tindakan untuk mengimplementasikan perubahan tersebut dan akan memberikan informasi lebih lanjut terkait dengan hal ini.

Demikian pemberitahuan kami, terima kasih atas perhatiannya.

Sincerely,

(Nama Pengirim)

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan surat email formal:

  • Apakah surat email formal harus menggunakan bahasa Inggris?

Tidak harus, namun jika perusahaan atau bisnis Anda memiliki mitra bisnis atau klien dari negara asing, sebaiknya menggunakan bahasa Inggris untuk memudahkan komunikasi.

  • Apakah surat email formal harus menggunakan format tertentu?

Ya, sebaiknya menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima email.

  • Apakah surat email formal harus menggunakan tanda tangan digital?

Tidak harus, namun sebaiknya menggunakan tanda tangan digital untuk menghindari pemalsuan tanda tangan.

Kesimpulan

Surat email formal merupakan jenis surat yang digunakan dalam lingkup bisnis atau pekerjaan yang membutuhkan format yang resmi dan jelas. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam bisnis, di antaranya untuk menjalin hubungan baik dengan mitra bisnis atau klien, menyelesaikan masalah, dan memberikan informasi penting terkait bisnis. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima email.