Tak dapat dipungkiri, perkembangan teknologi informasi telah merubah banyak aspek dalam kehidupan kita. Salah satu perubahan yang cukup signifikan adalah cara kita berkomunikasi. Jika dulu surat resmi hanya dapat dikirim melalui pos, kini kita dapat mengirimkan surat resmi melalui email secara mudah dan cepat.
Pengertian Surat Email Resmi
Surat email resmi adalah surat yang dikirimkan melalui email yang memiliki format resmi dan digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan. Surat email resmi ini memiliki kesamaan dengan surat resmi pada umumnya, seperti penggunaan bahasa formal dan format yang jelas dan teratur.
Fungsi Surat Email Resmi
Surat email resmi memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi resmi dalam bisnis atau pekerjaan
- Sebagai bukti tertulis dari suatu perjanjian atau kesepakatan
- Sebagai saluran informasi yang efektif dan efisien
Tujuan Surat Email Resmi
Tujuan dari surat email resmi dapat beragam tergantung konteks pengirimannya. Namun, pada umumnya tujuan dari surat email resmi adalah untuk:
- Memberikan informasi atau pemberitahuan tertentu
- Mengajukan permohonan atau permintaan
- Menyampaikan pendapat atau ide
- Membuat janji atau perjanjian
Format Surat Email Resmi
Format surat email resmi sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Berikut adalah format umum dari surat email resmi:
- Header: berisi informasi penerima dan pengirim, serta tanggal dan judul surat
- Salutasi: berisi kata pengantar atau pembuka
- Paragraf utama: berisi isi surat
- Penutup: berisi kalimat penutup dan salam penutup
- Tanda tangan: berisi nama dan jabatan pengirim
Contoh Surat Email Resmi
Berikut adalah contoh surat email resmi yang dapat dijadikan referensi.
Contoh Surat Email Resmi 1
Subject: Permohonan Izin Cuti Tahunan
Kepada Yth,
Direktur PT. ABC
Perihal: Permohonan Izin Cuti Tahunan
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad
Jabatan: Staf Administrasi
Berdasarkan ketentuan dalam peraturan perusahaan, saya mengajukan permohonan izin cuti tahunan selama 14 hari kerja pada tanggal 1 Januari 2022 sampai dengan 14 Januari 2022. Saya berharap permohonan ini dapat disetujui sehingga saya dapat melakukan perjalanan liburan bersama keluarga.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ahmad
Staf Administrasi
Contoh Surat Email Resmi 2
Subject: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan
Kepada Yth,
Peserta Pelatihan PT. XYZ
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa terdapat perubahan jadwal pelatihan yang semula akan dilaksanakan pada tanggal 10-11 Januari 2022 menjadi tanggal 17-18 Januari 2022. Perubahan jadwal ini dilakukan atas permintaan sebagian besar peserta pelatihan yang mengalami kesulitan untuk hadir pada tanggal yang telah ditentukan sebelumnya.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat perubahan ini. Kami berharap semua peserta pelatihan dapat hadir pada tanggal yang baru ditetapkan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Hormat kami,
Manajemen PT. XYZ
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat email resmi:
1. Apa bedanya surat email resmi dengan surat biasa?
Surat email resmi dikirim melalui email, sedangkan surat biasa dikirim melalui pos. Selain itu, surat email resmi memiliki format dan bahasa yang lebih formal daripada surat biasa.
2. Apakah surat email resmi harus menggunakan bahasa Inggris?
Tidak selalu. Bahasa yang digunakan pada surat email resmi dapat disesuaikan dengan konteks pengirimannya. Namun, pada umumnya surat email resmi digunakan dalam bahasa Indonesia.
3. Apakah surat email resmi harus menggunakan tanda tangan digital?
Tidak selalu. Namun, jika surat email resmi akan digunakan sebagai dokumen resmi, sebaiknya menggunakan tanda tangan digital untuk memperkuat keabsahan surat tersebut.
Kesimpulan
Surat email resmi adalah surat yang dikirimkan melalui email dengan format resmi dan digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan. Surat email resmi memiliki fungsi sebagai sarana komunikasi resmi, bukti tertulis, dan saluran informasi yang efektif. Surat email resmi memiliki format yang terdiri dari header, salutasi, paragraf utama, penutup, dan tanda tangan. Contoh surat email resmi dapat dijadikan referensi untuk membuat surat email resmi yang baik dan benar.