Surat engagement letter atau surat perjanjian adalah sebuah dokumen resmi yang dibuat oleh seorang auditor atau konsultan untuk menetapkan kesepakatan dengan klien mengenai jasa yang akan diberikan. Dokumen ini mengatur persetujuan antara kedua belah pihak dan memastikan bahwa semua pihak memahami tugas dan tanggung jawab mereka. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format dan contoh surat engagement letter.
Pengertian Surat Engagement Letter
Surat engagement letter adalah dokumen resmi yang dibuat oleh auditor atau konsultan untuk menetapkan kesepakatan dengan klien mengenai jasa yang akan diberikan. Dokumen ini mengatur persetujuan antara kedua belah pihak dan memastikan bahwa semua pihak memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Fungsi Surat Engagement Letter
Surat engagement letter mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
- Menjelaskan lingkup pekerjaan yang akan dilakukan oleh auditor atau konsultan.
- Menetapkan batasan tanggung jawab auditor atau konsultan.
- Menjelaskan kewajiban klien dan memastikan bahwa klien memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
- Menetapkan biaya jasa yang akan dibebankan kepada klien.
- Menjaga hubungan profesional antara kedua belah pihak.
Tujuan Surat Engagement Letter
Tujuan dari surat engagement letter adalah:
- Memastikan bahwa semua pihak memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
- Menjaga hubungan profesional antara kedua belah pihak.
- Menghindari kesalahpahaman atau perselisihan di masa depan.
- Menetapkan batasan tanggung jawab auditor atau konsultan.
- Memperkuat integritas dan kepercayaan antara kedua belah pihak.
Format Surat Engagement Letter
Format surat engagement letter biasanya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Judul: Surat Perjanjian atau Engagement Letter
- Tanggal
- Alamat penerima
- Perkenalan diri dan profil perusahaan
- Lingkup pekerjaan yang akan dilakukan oleh auditor atau konsultan
- Waktu dan biaya
- Persetujuan dan tanda tangan kedua belah pihak
Contoh Surat Engagement Letter
Berikut adalah contoh surat engagement letter yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Engagement Letter 1
Perjanjian ini dibuat pada tanggal 1 Januari 2022, antara:
Perusahaan X, yang beralamat di Jalan Y, Surabaya, Indonesia, selanjutnya disebut sebagai “klien” dan
Perusahaan Z, yang beralamat di Jalan W, Surabaya, Indonesia, selanjutnya disebut sebagai “auditor”
Kedua belah pihak sepakat untuk menetapkan kesepakatan sebagai berikut:
Lingkup pekerjaan:
Auditor akan melakukan audit keuangan pada laporan keuangan klien untuk tahun buku 2021.
Waktu dan biaya:
Auditor akan menyelesaikan audit keuangan dalam waktu 30 hari kerja dengan biaya sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
Persetujuan:
Kedua belah pihak telah membaca dan memahami isi perjanjian ini dan setuju untuk mematuhinya.
Tanda tangan:
_______________________
Perusahaan X
_______________________
Perusahaan Z
Contoh Surat Engagement Letter 2
Perjanjian ini dibuat pada tanggal 1 Januari 2022, antara:
Perusahaan A, yang beralamat di Jalan B, Jakarta, Indonesia, selanjutnya disebut sebagai “klien” dan
Perusahaan C, yang beralamat di Jalan D, Jakarta, Indonesia, selanjutnya disebut sebagai “konsultan”
Kedua belah pihak sepakat untuk menetapkan kesepakatan sebagai berikut:
Lingkup pekerjaan:
Konsultan akan memberikan jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia kepada klien selama 6 bulan.
Waktu dan biaya:
Konsultan akan menyelesaikan jasa konsultasi dalam waktu 6 bulan dengan biaya sebesar Rp. 150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah).
Persetujuan:
Kedua belah pihak telah membaca dan memahami isi perjanjian ini dan setuju untuk mematuhinya.
Tanda tangan:
_______________________
Perusahaan A
_______________________
Perusahaan C
FAQs tentang Surat Engagement Letter
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum mengenai surat engagement letter:
1. Apa bedanya antara surat engagement letter dan surat kontrak?
Surat engagement letter adalah dokumen yang dibuat oleh auditor atau konsultan untuk menetapkan kesepakatan dengan klien mengenai jasa yang akan diberikan. Sedangkan surat kontrak adalah dokumen yang dibuat untuk mengatur kesepakatan antara dua belah pihak mengenai beberapa hal seperti jual beli, sewa menyewa, dan lain-lain.
2. Apa saja yang harus dijelaskan dalam surat engagement letter?
Surat engagement letter harus menjelaskan lingkup pekerjaan yang akan dilakukan oleh auditor atau konsultan, batasan tanggung jawab auditor atau konsultan, kewajiban klien, biaya jasa yang akan dibebankan kepada klien, serta persetujuan dan tanda tangan kedua belah pihak.
3. Apa tujuan dari surat engagement letter?
Tujuan dari surat engagement letter adalah untuk memastikan bahwa semua pihak memahami tugas dan tanggung jawab mereka, menjaga hubungan profesional antara kedua belah pihak, menghindari kesalahpahaman atau perselisihan di masa depan, serta memperkuat integritas dan kepercayaan antara kedua belah pihak.
4. Apa yang terjadi jika surat engagement letter tidak dibuat?
Jika surat engagement letter tidak dibuat, maka ada kemungkinan terjadi kesalahpahaman antara kedua belah pihak mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya perselisihan atau masalah di masa depan.
5. Apakah surat engagement letter dapat diubah?
Surat engagement letter dapat diubah jika kedua belah pihak sepakat untuk melakukan perubahan. Namun, perubahan harus dilakukan secara tertulis dan harus disetujui oleh kedua belah pihak.
6. Apa yang harus dilakukan jika terjadi perselisihan antara kedua belah pihak?
Jika terjadi perselisihan antara kedua belah pihak, maka sebaiknya dicoba untuk menyelesaikan masalah secara musyawarah dan mufakat. Namun, jika tidak berhasil, maka dapat dilakukan penyelesaian melalui jalur hukum.