Saat ini, banyak perusahaan yang meminta karyawan yang sudah resign untuk mengisi surat exit interview. Surat ini merupakan bentuk evaluasi dari karyawan yang sudah keluar dari perusahaan. Meskipun terlihat sepele, surat exit interview memiliki fungsi dan tujuan yang penting bagi perusahaan.

Pengertian Surat Exit Interview

Surat exit interview adalah surat pernyataan yang dibuat oleh mantan karyawan kepada perusahaan setelah mengundurkan diri dari pekerjaan. Surat ini berisi tentang pengalaman kerja, feedback, dan saran untuk perusahaan. Surat exit interview biasanya berisi pertanyaan-pertanyaan yang disiapkan oleh perusahaan untuk evaluasi karyawan yang sudah keluar.

Fungsi Surat Exit Interview

Surat exit interview memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Sebagai evaluasi terhadap kinerja perusahaan dalam mempertahankan karyawan.
  2. Sebagai evaluasi terhadap kualitas kepemimpinan dan manajemen di perusahaan.
  3. Sebagai masukan bagi perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan kualitas kerja.
  4. Sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan rekrutmen karyawan baru.

Tujuan Surat Exit Interview

Tujuan utama dari surat exit interview adalah untuk memperoleh informasi mengenai pengalaman dan pendapat mantan karyawan tentang perusahaan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk:

  1. Mengetahui alasan mengapa karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan.
  2. Mengetahui apakah ada masalah di dalam perusahaan yang mempengaruhi karyawan dalam mengambil keputusan untuk keluar.
  3. Mengetahui apakah karyawan merasa puas dengan pekerjaannya dan bagaimana karyawan menilai kualitas kepemimpinan dan manajemen di perusahaan.
  4. Mengetahui saran dan masukan dari mantan karyawan untuk meningkatkan kinerja dan kualitas kerja di perusahaan.

Format Surat Exit Interview

Format surat exit interview dapat berbeda-beda tergantung dari kebijakan perusahaan. Namun, beberapa informasi yang biasanya dimasukkan dalam surat exit interview adalah:

  1. Nama lengkap dan jabatan terakhir karyawan.
  2. Tanggal resign karyawan.
  3. Alasan karyawan keluar dari perusahaan.
  4. Penilaian karyawan terhadap kualitas kepemimpinan dan manajemen di perusahaan.
  5. Saran dan masukan dari karyawan untuk meningkatkan kinerja dan kualitas kerja di perusahaan.

Contoh Surat Exit Interview

Berikut adalah contoh surat exit interview:

Contoh Surat Exit Interview 1

Kepada Yth,

HRD PT. ABCD

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Sarah

Jabatan: Marketing

Tanggal resign: 1 Januari 2022

Menyatakan dengan ini bahwa saya sudah tidak bekerja di perusahaan PT. ABCD sejak tanggal di atas.

Alasan saya keluar dari perusahaan ini adalah karena adanya kesempatan untuk bekerja di perusahaan yang lebih besar.

Selama saya bekerja di perusahaan PT. ABCD, saya merasa senang dengan lingkungan kerja yang ramah dan support dari rekan kerja saya. Namun, saya merasa bahwa sistem manajemen di perusahaan ini masih perlu ditingkatkan.

Demikian surat ini saya buat sebagai feedback dan saran untuk perusahaan. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan selama saya bekerja di sini.

Hormat saya,

Sarah

Contoh Surat Exit Interview 2

Kepada Yth,

HRD PT. XYZ

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi

Jabatan: Programmer

Tanggal resign: 1 Februari 2022

Menyatakan dengan ini bahwa saya sudah tidak bekerja di perusahaan PT. XYZ sejak tanggal di atas.

Alasan saya keluar dari perusahaan ini adalah karena adanya kesempatan untuk bekerja di luar negeri.

Selama saya bekerja di perusahaan PT. XYZ, saya merasa senang dengan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan untuk berkembang. Namun, saya merasa bahwa sistem manajemen di perusahaan ini masih perlu ditingkatkan terutama dalam pengalokasian tugas dan tanggung jawab yang lebih jelas.

Demikian surat ini saya buat sebagai feedback dan saran untuk perusahaan. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan selama saya bekerja di sini.

Hormat saya,

Budi

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan tentang surat exit interview:

  1. Apakah surat exit interview wajib diisi oleh mantan karyawan?

Tidak semua perusahaan mewajibkan mantan karyawan untuk mengisi surat exit interview. Namun, surat ini dapat menjadi sarana bagi mantan karyawan untuk memberikan feedback dan saran untuk perusahaan.

  1. Apakah surat exit interview dijamin kerahasiaannya?

Ya, surat exit interview dijamin kerahasiaannya dan tidak akan dibagikan kepada pihak lain tanpa izin dari mantan karyawan.

  1. Apakah perusahaan akan memperhatikan saran dan masukan dari mantan karyawan?

Tentu saja. Perusahaan akan memperhatikan saran dan masukan dari mantan karyawan sebagai bahan evaluasi dan perbaikan dalam meningkatkan kinerja dan kualitas kerja.

Kesimpulan

Surat exit interview merupakan bentuk evaluasi dari karyawan yang sudah keluar dari perusahaan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan penting bagi perusahaan seperti evaluasi terhadap kinerja perusahaan dalam mempertahankan karyawan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan rekrutmen karyawan baru. Format surat exit interview dapat berbeda-beda tergantung dari kebijakan perusahaan. Meskipun tidak semua perusahaan mewajibkan mantan karyawan untuk mengisi surat exit interview, namun surat ini dapat menjadi sarana bagi mantan karyawan untuk memberikan feedback dan saran untuk perusahaan.