Surat penjelasan atau yang biasa disebut dengan surat penjelasan adalah surat yang berisi penjelasan atau keterangan mengenai suatu kejadian atau peristiwa tertentu. Surat ini umumnya digunakan oleh karyawan atau pegawai untuk memberikan penjelasan atas suatu tindakan atau keputusan yang diambil.
Fungsi Surat Penjelasan
Surat penjelasan memiliki fungsi yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan pengirim. Beberapa fungsi dari surat penjelasan antara lain:
- Memberikan penjelasan atas suatu tindakan atau keputusan
- Meminta maaf atas kesalahan yang telah dilakukan
- Memberikan klarifikasi atas suatu informasi yang salah
- Menjelaskan kondisi atau situasi yang mempengaruhi suatu kejadian
- Membuat catatan resmi terhadap suatu kejadian
Tujuan Surat Penjelasan
Surat penjelasan memiliki tujuan yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan pengirim. Beberapa tujuan dari surat penjelasan antara lain:
- Menjaga hubungan baik antara karyawan atau pegawai dengan atasan atau rekan kerja
- Memberikan penjelasan yang akurat dan jelas mengenai suatu kejadian atau peristiwa
- Menjaga reputasi karyawan atau pegawai
- Menjadi catatan resmi atas suatu kejadian
Format Surat Penjelasan
Surat penjelasan memiliki format yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Bagian pembuka
- Bagian isi
- Bagian penutup
Berikut adalah contoh format surat penjelasan yang baik dan benar:
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Perusahaan atau Institusi]
[Alamat Perusahaan atau Institusi]
[Kota, Tanggal Surat]
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat],
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Perusahaan atau Institusi]
[Alamat Perusahaan atau Institusi]
Dengan hormat,
[Bagian isi surat]
Demikian surat penjelasan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Nama Perusahaan atau Institusi]
Contoh Surat Penjelasan
Berikut adalah contoh surat penjelasan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Penjelasan 1:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat],
[Jabatan Penerima Surat]
PT. ABC
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Dengan hormat,
Saya [Nama Pengirim Surat], selaku karyawan di PT. ABC ingin memberikan penjelasan mengenai keterlambatan pengiriman laporan mingguan pada tanggal 1 Januari 2021.
Saya mengalami kendala teknis pada komputer saya sehingga tidak dapat menyelesaikan laporan tepat pada waktunya. Saya telah memperbaiki kendala tersebut dan laporan sudah dapat saya kirimkan pada tanggal 2 Januari 2021.
Saya memohon maaf atas keterlambatan tersebut dan akan berusaha untuk memastikan hal yang sama tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Demikian surat penjelasan ini saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
PT. ABC
Contoh Surat Penjelasan 2:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat],
[Jabatan Penerima Surat]
PT. XYZ
Jalan Raya 456
Surabaya 67890
Dengan hormat,
Saya [Nama Pengirim Surat], selaku karyawan di PT. XYZ ingin memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran saya pada tanggal 10 Februari 2021.
Saya mengalami sakit yang cukup parah sehingga tidak dapat hadir di kantor. Saya telah memberitahukan hal ini kepada atasan saya dan telah mengirimkan surat sakit yang diperlukan.
Saya memohon maaf atas ketidakhadiran tersebut dan akan berusaha untuk memastikan hal yang sama tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Demikian surat penjelasan ini saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
PT. XYZ
FAQs
Beberapa pertanyaan yang sering muncul mengenai surat penjelasan, antara lain:
Apakah surat penjelasan harus ditulis dengan tangan atau bisa menggunakan komputer?
Surat penjelasan dapat ditulis dengan tangan atau menggunakan komputer, tergantung dari kebiasaan atau keinginan pengirim. Namun, jika surat penjelasan ditulis dengan tangan, pastikan tulisan jelas dan mudah dibaca.
Apakah surat penjelasan harus ditandatangani?
Ya, surat penjelasan harus ditandatangani oleh pengirim sebagai tanda bahwa isi surat benar dan telah disetujui.
Apakah surat penjelasan harus menggunakan bahasa formal?
Surat penjelasan sebaiknya menggunakan bahasa formal untuk menjaga kesan profesional dan sopan. Namun, jika surat ditujukan kepada teman atau rekan kerja yang dekat, penggunaan bahasa informal dapat diterima.
Kesimpulan
Surat penjelasan adalah surat yang berisi penjelasan atau keterangan mengenai suatu kejadian atau peristiwa tertentu. Surat ini umumnya digunakan oleh karyawan atau pegawai untuk memberikan penjelasan atas suatu tindakan atau keputusan yang diambil. Surat penjelasan memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan pengirim. Surat ini juga memiliki format yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian pembuka, isi, dan penutup. Jangan lupa untuk menandatangani surat penjelasan dan menggunakan bahasa formal untuk menjaga kesan profesional dan sopan.