Surat Fax: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Dan Contoh

Surat fax atau facsimile merupakan salah satu jenis surat yang sudah dikenal sejak lama. Meskipun saat ini teknologi sudah semakin canggih dan banyak digunakan, surat fax masih menjadi salah satu media komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Apalagi, banyak perusahaan yang masih menggunakan surat fax untuk keperluan administrasi dan komunikasi dengan mitra bisnis.

Pengertian Surat Fax

Surat fax adalah salinan dokumen yang dikirim melalui mesin fax. Surat ini berisi informasi yang sama dengan dokumen aslinya dan dikirim dalam bentuk gambar melalui saluran telepon. Meskipun surat fax sudah dikenal sejak lama, namun hingga saat ini masih banyak perusahaan yang menggunakannya sebagai media komunikasi.

Fungsi Surat Fax

Surat fax memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Menyampaikan informasi secara cepat dan efektif
• Mengirim dokumen dalam bentuk gambar yang sama dengan dokumen aslinya
• Memudahkan komunikasi antar perusahaan atau dengan mitra bisnis
• Mempercepat proses administrasi bisnis

Tujuan Surat Fax

Tujuan utama dari surat fax adalah untuk menyampaikan informasi dengan cepat dan efektif. Selain itu, surat fax juga digunakan untuk mengirim dokumen dalam bentuk gambar yang sama dengan dokumen aslinya. Hal ini sangat berguna dalam dunia bisnis, terutama untuk mempercepat proses administrasi dan memudahkan komunikasi antar perusahaan atau dengan mitra bisnis.

Format Surat Fax

Format surat fax cukup sederhana dan mudah dipahami. Berikut adalah format surat fax yang umum digunakan:

• Header: berisi informasi tentang pengirim dan penerima surat fax
• Body: berisi isi surat fax
• Footer: berisi informasi tambahan, seperti jumlah halaman dan tanggal kirim

Contoh Surat Fax

Berikut adalah contoh surat fax yang bisa dijadikan referensi:

Contoh Surat Fax 1

Header:

Body:

Kepada Yth.

Nama Penerima

Jabatan di Perusahaan

Alamat

Kota

Dengan hormat,

Surat ini kami kirimkan untuk memberitahukan bahwa kami telah menerima pesanan dari perusahaan Anda. Kami akan segera memproses pesanan tersebut dan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan Anda.

Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,

Nama Pengirim

Footer:

Contoh Surat Fax 2

Header:

Body:

Kepada Yth.

Nama Penerima

Jabatan di Perusahaan

Alamat

Kota

Dengan ini kami sampaikan bahwa permintaan Anda untuk pengiriman barang sudah kami proses. Barang akan segera kami kirimkan sesuai dengan alamat yang tertera dalam pesanan Anda. Mohon konfirmasi penerimaan barang apabila sudah diterima.

Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,

Nama Pengirim

Footer:

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat fax:

1. Apa bedanya surat fax dengan email?

Surat fax dikirim melalui mesin fax dan diterima oleh mesin fax lainnya. Sedangkan email dikirim melalui internet dan diterima oleh alamat email yang dituju.

2. Apakah surat fax masih digunakan saat ini?

Ya, meskipun sudah banyak teknologi canggih yang muncul, namun surat fax masih banyak digunakan dalam dunia bisnis untuk keperluan administrasi dan komunikasi dengan mitra bisnis.

3. Apakah surat fax aman?

Surat fax dianggap relatif aman karena hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki mesin fax. Namun, seperti halnya dengan dokumen fisik lainnya, surat fax juga bisa hilang atau rusak jika tidak disimpan dengan baik.

Kesimpulan

Surat fax merupakan salah satu media komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Meskipun sudah banyak teknologi canggih yang muncul, namun surat fax masih banyak digunakan untuk keperluan administrasi dan komunikasi dengan mitra bisnis. Surat fax memiliki fungsi untuk menyampaikan informasi dengan cepat dan efektif, mengirim dokumen dalam bentuk gambar yang sama dengan dokumen aslinya, memudahkan komunikasi antar perusahaan atau dengan mitra bisnis, dan mempercepat proses administrasi bisnis. Format surat fax cukup sederhana dan mudah dipahami. Meskipun demikian, perusahaan perlu memastikan bahwa surat fax yang dikirim sudah sesuai dengan standar yang berlaku dan tidak melanggar hak cipta atau privasi pihak lain.