Surat formal atau resmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan dalam kegiatan bisnis, instansi pemerintah, maupun kegiatan formal lainnya. Surat ini mempunyai format dan aturan yang harus dipatuhi agar dapat dikirimkan dan diterima dengan baik. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat formal dalam bahasa Indonesia.
Pengertian Surat Formal
Surat formal adalah surat yang digunakan dalam kegiatan formal, bisnis, atau instansi pemerintah. Surat ini harus memenuhi standar format dan aturan yang berlaku agar dapat diterima dan dihargai oleh penerima. Surat formal dapat berupa surat permohonan, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perjanjian, dan lain-lain.
Fungsi Surat Formal
Surat formal mempunyai beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai alat komunikasi resmi antar pihak atau instansi
- Sebagai bukti tertulis dalam suatu perjanjian atau kesepakatan
- Sebagai alat pengingat atau pemberitahuan dalam suatu kegiatan atau acara
- Sebagai alat pembuktian dalam suatu masalah hukum atau perdata
Tujuan Surat Formal
Tujuan dari surat formal adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas, tegas, dan tepat waktu. Surat formal juga bertujuan untuk memberikan informasi yang lengkap dan akurat, serta menjaga hubungan baik antar pihak atau instansi.
Format Surat Formal
Format surat formal harus memenuhi standar yang berlaku, terutama dalam hal tata cara penulisan dan penggunaan bahasa. Berikut adalah format yang umum digunakan dalam surat formal:
- Tanggal penulisan surat
- Nama dan alamat penerima surat
- Salutation atau pembukaan surat
- Isi surat
- Penutup surat
- Tanda tangan pengirim
- Lampiran (jika ada)
Contoh Surat Formal
Berikut adalah contoh surat formal dalam bahasa Indonesia:
Contoh Surat Permohonan Izin Kerja
PT. Maju Jaya
Jalan Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tanggal: 20 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. Jaya Makmur
Jalan Sudirman No. 15
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Alfa, selaku Kepala Bagian Keuangan PT. Maju Jaya, bermaksud untuk mengajukan permohonan izin kerja untuk 2 hari pada tanggal 1 dan 2 Februari 2022.
Permohonan ini saya ajukan karena ada keperluan mendadak di luar kota yang harus saya hadiri. Saya akan kembali ke kantor pada tanggal 3 Februari 2022 dan siap melanjutkan tugas dan tanggung jawab saya di perusahaan.
Demikian permohonan ini saya ajukan dan atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Alfa
Contoh Surat Pemberitahuan Rapat
PT. Maju Jaya
Jalan Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tanggal: 25 Januari 2022
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. Maju Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa akan diadakan rapat kerja pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 27 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Rapat ini diadakan untuk membahas beberapa hal penting terkait kinerja perusahaan dan rencana ke depan. Kehadiran semua karyawan sangat diharapkan dalam rapat ini.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dan atas perhatian serta kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT. Maju Jaya
FAQs
1. Apa bedanya surat formal dengan surat tidak resmi?
Surat formal mempunyai format dan aturan yang harus dipatuhi, sedangkan surat tidak resmi tidak mempunyai aturan yang ketat dalam penulisan dan formatnya.
2. Apa saja jenis surat formal?
Jenis surat formal antara lain surat permohonan, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perjanjian, dan lain-lain.
3. Apa tujuan dari surat formal?
Tujuan dari surat formal adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas, tegas, dan tepat waktu serta memberikan informasi yang lengkap dan akurat.
Kesimpulan
Surat formal mempunyai peranan penting dalam kegiatan formal, bisnis, atau instansi pemerintah. Surat ini harus memenuhi standar format dan aturan yang berlaku agar dapat diterima dan dihargai oleh penerima. Dalam penulisan surat formal, perlu memperhatikan tata cara penulisan dan penggunaan bahasa yang baik dan benar. Dengan demikian, surat formal dapat membantu dalam komunikasi antar pihak atau instansi dengan jelas dan efektif.