Surat formal dalam bahasa Inggris adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Surat ini memiliki format dan bahasa yang baku serta mengikuti aturan yang telah ditetapkan. Meskipun begitu, surat formal dalam bahasa Inggris tetap bisa ditulis dengan gaya yang sopan dan ramah untuk menunjukkan sikap profesional dan menghormati penerima surat.
Fungsi dan Tujuan Surat Formal dalam Bahasa Inggris
Surat formal dalam bahasa Inggris memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Menjalin hubungan bisnis yang baik antara perusahaan atau organisasi dengan pelanggan, mitra, atau pihak lain yang terkait.
- Menjelaskan informasi yang penting dan memastikan pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima surat.
- Meminta atau memberikan informasi yang dibutuhkan secara resmi dan tertulis.
- Menyampaikan permintaan, penawaran, atau pengumuman dengan cara yang profesional dan mengikuti etika bisnis yang berlaku.
Format Surat Formal dalam Bahasa Inggris
Format surat formal dalam bahasa Inggris umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header
Bagian ini berisi informasi mengenai identitas pengirim, tanggal pengiriman surat, serta alamat penerima surat. Format header dapat dilihat pada contoh berikut:
4. Salutation
Bagian ini berisi kalimat pembuka yang ditujukan kepada penerima surat. Jika penerima surat tidak dikenal, dapat digunakan salutation seperti “Dear Sir/Madam”. Jika penerima surat sudah dikenal, dapat digunakan salutation seperti “Dear Mr./Mrs./Ms.” atau “Dear Dr.” diikuti dengan nama lengkap. Contoh salutation dapat dilihat pada gambar berikut:
7. Body
Bagian ini berisi isi surat yang terdiri dari beberapa paragraf. Isi surat harus disusun dengan jelas dan terstruktur, serta memperhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar. Contoh isi surat dapat dilihat pada gambar berikut:
10. Closing
Bagian ini berisi kalimat penutup yang sopan dan ramah, seperti “Sincerely” atau “Best regards”, diikuti dengan nama pengirim dan jabatan. Contoh closing dapat dilihat pada gambar berikut:
13. Signature
Bagian ini berisi tanda tangan pengirim, yang dapat dicetak atau ditulis tangan.
Contoh Surat Formal dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh surat formal dalam bahasa Inggris untuk beberapa keperluan:
- Contoh Surat Permintaan Informasi 3. Contoh Surat Penawaran Kerjasama
FAQs
- Apa bedanya surat formal dengan surat informal?
Surat formal memiliki format dan bahasa yang baku serta digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Sedangkan surat informal memiliki gaya bahasa yang lebih santai dan cenderung digunakan untuk keperluan pribadi atau tidak resmi.
- Bagaimana cara menentukan salutation pada surat formal?
Jika penerima surat tidak dikenal, dapat digunakan salutation seperti “Dear Sir/Madam”. Jika penerima surat sudah dikenal, dapat digunakan salutation seperti “Dear Mr./Mrs./Ms.” atau “Dear Dr.” diikuti dengan nama lengkap.
- Apa yang harus diperhatikan dalam penulisan isi surat formal?
Isi surat harus disusun dengan jelas dan terstruktur, serta memperhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar. Selain itu, isi surat harus mencakup hal-hal yang relevan dengan tujuan surat dan disampaikan dengan cara yang sopan dan mengikuti etika bisnis yang berlaku.
Kesimpulan
Surat formal dalam bahasa Inggris merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Surat ini memiliki format dan bahasa yang baku serta mengikuti aturan yang telah ditetapkan. Meskipun begitu, surat formal dalam bahasa Inggris tetap bisa ditulis dengan gaya yang sopan dan ramah untuk menunjukkan sikap profesional dan menghormati penerima surat.