Saat kita akan melakukan perjalanan jauh atau liburan ke luar kota atau bahkan luar negeri, salah satu hal penting yang harus kita persiapkan adalah akomodasi atau tempat menginap. Ada banyak jenis akomodasi yang bisa kita pilih, namun salah satu yang paling populer adalah hotel. Agar bisa menginap di hotel, seringkali kita diminta untuk menunjukkan surat jaminan atau surat guarantee letter hotel. Nah, apa sebenarnya surat guarantee letter hotel itu? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Surat Guarantee Letter Hotel

Surat guarantee letter hotel adalah surat yang diberikan oleh pihak ketiga kepada hotel yang akan kita tempati sebagai jaminan pembayaran atas biaya penginapan. Pihak ketiga ini bisa berupa perusahaan, instansi, atau individu yang menjamin pembayaran biaya penginapan kita selama menginap di hotel tersebut. Surat ini biasanya dibutuhkan ketika kita tidak memiliki kartu kredit atau dana yang cukup untuk membayar biaya penginapan di awal.

Fungsi dan Tujuan Surat Guarantee Letter Hotel

Surat guarantee letter hotel memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:

  • Sebagai jaminan pembayaran biaya penginapan
  • Memudahkan proses check-in di hotel
  • Menunjukkan bahwa kita memiliki sumber dana yang sah dan stabil
  • Memberikan rasa aman dan nyaman kepada pihak hotel dalam menerima tamu

Format Surat Guarantee Letter Hotel

Meskipun format surat guarantee letter hotel bisa bervariasi tergantung dari kebijakan masing-masing hotel, namun secara umum surat ini harus mencantumkan informasi sebagai berikut:

  • Nama lengkap tamu yang akan menginap
  • Nama pihak ketiga yang memberikan jaminan
  • Jumlah dana yang dijamin
  • Nama hotel yang akan dituju
  • Tanggal check-in dan check-out
  • Tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi yang memberikan jaminan

Contoh Surat Guarantee Letter Hotel

Berikut adalah contoh surat guarantee letter hotel:

Contoh 1

Kepada Yth.
Manajemen Hotel ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Kami, PT XYZ, memberikan jaminan pembayaran biaya penginapan untuk karyawan kami, Bapak/Ibu Joko yang akan menginap di Hotel ABC pada tanggal 1-3 Februari 2022. Kami menjamin pembayaran biaya penginapan sebesar Rp 3.000.000,- (tiga juta rupiah) dan akan melakukan pembayaran penuh dalam waktu 7 hari setelah tamu kami check-out dari hotel.
Demikian surat jaminan ini kami buat dengan sebenarnya dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
Hormat kami,
PT XYZ

Tanda tangan & Cap Perusahaan

Contoh 2

Kepada Yth.
Manajemen Hotel DEF
Jl. Gatot Subroto No. 456
Medan

Dengan hormat,
Kami, Bapak Joko, memberikan jaminan pembayaran biaya penginapan untuk diri saya sendiri yang akan menginap di Hotel DEF pada tanggal 10-12 Maret 2022. Saya menjamin pembayaran biaya penginapan sebesar Rp 2.500.000,- (dua juta lima ratus ribu rupiah) dan akan melakukan pembayaran penuh dalam waktu 3 hari setelah saya check-out dari hotel.
Demikian surat jaminan ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
Hormat saya,
Joko

Tanda tangan & KTP/ID

FAQs (Frequently Asked Questions)

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat guarantee letter hotel:

  1. Siapa yang bisa memberikan surat guarantee letter hotel?
    Surat guarantee letter hotel bisa diberikan oleh perusahaan, instansi, atau individu yang bersedia memberikan jaminan pembayaran biaya penginapan untuk tamu yang akan menginap di hotel.
  2. Apakah surat guarantee letter hotel selalu dibutuhkan?
    Tidak selalu. Ada beberapa hotel yang tidak memerlukan surat jaminan jika tamu sudah memiliki kartu kredit atau membayar biaya penginapan di awal.
  3. Bagaimana jika kita tidak memiliki surat guarantee letter hotel?
    Jika kita tidak memiliki surat jaminan, kita bisa membayar biaya penginapan di awal atau menunjukkan kartu kredit sebagai jaminan pembayaran.

Kesimpulan

Surat guarantee letter hotel adalah surat jaminan pembayaran biaya penginapan yang diberikan oleh pihak ketiga kepada hotel yang akan kita tempati. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan untuk memudahkan proses check-in di hotel, memberikan jaminan pembayaran, serta menunjukkan bahwa kita memiliki sumber dana yang sah dan stabil. Meskipun format surat bisa bervariasi, namun sebaiknya mencantumkan informasi lengkap seperti nama lengkap tamu, nama pihak ketiga, jumlah dana yang dijamin, nama hotel, tanggal check-in dan check-out, serta tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi yang memberikan jaminan. Jika masih ada pertanyaan seputar surat guarantee letter hotel, jangan ragu untuk menghubungi pihak hotel terlebih dahulu.