Mungkin Anda pernah mendengar istilah “surat guide order” tetapi tidak tahu persis apa itu. Surat guide order, atau sering disebut SO, adalah surat pesanan yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. SO biasanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Bagi Anda yang belum pernah membuat SO sebelumnya, artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang SO.
Pengertian Surat Guide Order
Surat guide order adalah surat resmi yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. SO biasanya digunakan dalam bisnis, tetapi dapat juga digunakan dalam kehidupan sehari-hari. SO harus berisi informasi rinci tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga. SO juga harus mencantumkan informasi kontak dari pihak yang memesan dan pihak yang menerima pesanan.
Fungsi dan Tujuan Surat Guide Order
Fungsi utama surat guide order adalah untuk memudahkan proses pemesanan barang atau jasa dari pihak lain. SO memastikan bahwa pihak yang memesan mendapatkan barang atau jasa yang diinginkan dengan kuantitas, kualitas, dan waktu yang tepat. SO juga membantu mencegah kesalahan dalam pemesanan dan mempermudah proses pengiriman barang.
Tujuan dari surat guide order adalah untuk memastikan komunikasi yang jelas dan rinci antara pihak yang memesan dan pihak yang menerima pesanan. SO harus mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga. Dengan demikian, pihak yang menerima pesanan dapat memenuhi pesanan tersebut dengan tepat dan efisien.
Format Surat Guide Order
SO harus ditulis secara formal dan resmi. Format SO biasanya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header: berisi informasi tentang pihak yang memesan, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: mencantumkan tanggal dibuatnya SO.
- Alamat tujuan: mencantumkan alamat lengkap pihak yang akan menerima pesanan.
- Salutation: ucapan pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat: berisi informasi rinci tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga.
- Penutup: ucapan penutup yang sopan, seperti “Hormat kami”
- Tanda tangan: ditandatangani oleh pihak yang memesan.
Contoh Surat Guide Order
Berikut adalah contoh surat guide order:
Header:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 1234567
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2022
Alamat tujuan:
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Pusat
Salutation: Kepada Yth. Bapak/Ibu di PT. XYZ,
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami ingin memesan barang sebagai berikut:
- 100 unit laptop merk Acer, tipe Aspire 5, dengan spesifikasi Intel Core i5, RAM 8GB, dan kapasitas penyimpanan 512GB SSD.
- 50 unit printer merk HP, tipe LaserJet Pro MFP M428fdw, dengan spesifikasi mencetak dengan kecepatan 38 halaman per menit.
Mohon informasi harga dan waktu pengiriman barang. Apabila kami setuju dengan harga, kami akan segera mentransfer uang sebagai tanda jadi.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT. ABC
Penutup:
Hormat kami,
[ditandatangani oleh pihak yang memesan]
Contoh 2:
Header:
Bapak/Ibu [nama lengkap]
Jl. Cendrawasih No. 123
Bandung
Telp. 08123456789
Tanggal: 1 Januari 2022
Alamat tujuan:
Toko Buku Gramedia
Jl. Asia Afrika No. 123
Bandung
Salutation: Kepada Yth. Pihak Toko Buku Gramedia,
Isi surat:
Dengan hormat,
Saya ingin memesan buku sebagai berikut:
- Buku “Harry Potter and the Philosopher’s Stone” karya J.K. Rowling, 1 buah
- Buku “The Da Vinci Code” karya Dan Brown, 2 buah
Mohon informasi harga dan waktu pengiriman barang. Saya akan segera mentransfer uang sebagai tanda jadi.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[nama lengkap]
Penutup:
Hormat saya,
[nama lengkap]
FAQs Surat Guide Order
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat guide order:
1. Apa bedanya surat guide order dengan surat pesanan?
Surat guide order adalah salah satu jenis surat pesanan. Namun, SO lebih umum digunakan untuk pemesanan dalam skala besar atau bisnis, sedangkan surat pesanan biasa lebih umum digunakan untuk pemesanan dalam skala kecil atau personal.
2. Apa yang harus saya lakukan jika barang yang saya pesan tidak sesuai dengan yang diinginkan?
Jika barang yang Anda pesan tidak sesuai dengan yang diinginkan, segera hubungi pihak yang menerima pesanan dan jelaskan keluhan Anda. Cobalah mencari solusi yang baik bagi kedua belah pihak.
3. Apakah saya perlu membuat salinan surat guide order?
Ya, disarankan untuk membuat salinan SO sebagai bukti pemesanan dan sebagai referensi jika terjadi kesalahan.
Kesimpulan
Surat guide order adalah surat pesanan yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. SO harus berisi informasi rinci tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga. SO memudahkan proses pemesanan barang atau jasa dari pihak lain dan memastikan bahwa pihak yang memesan mendapatkan barang atau jasa yang diinginkan dengan kuantitas, kualitas, dan waktu yang tepat. Dengan panduan di atas, Anda dapat membuat SO yang efektif dan efisien.