Pengertian Surat Hand Over
Surat hand over adalah surat yang dibuat untuk memindahkan tanggung jawab dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini biasanya digunakan dalam konteks pekerjaan, di mana seorang karyawan akan menyerahkan tugas dan tanggung jawabnya kepada karyawan lain atau kepada atasan.
Fungsi dan Tujuan Surat Hand Over
Fungsi dari surat hand over adalah untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab yang sebelumnya dilakukan oleh seorang karyawan dapat diteruskan dengan lancar oleh karyawan atau atasan yang baru. Surat ini juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa tanggung jawab telah diserahkan dengan benar. Tujuan dari surat hand over adalah untuk memastikan bahwa tidak ada tugas atau tanggung jawab yang terlewatkan atau terabaikan saat ada perpindahan karyawan. Dengan menggunakan surat hand over, semua pihak yang terlibat akan mengetahui secara jelas apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan tanggung jawab tertentu.
Format Surat Hand Over
Berikut adalah format umum surat hand over:
Nama lengkap karyawan yang menyerahkan tanggung jawab
Alamat
Kota, Provinsi
Kode Pos
Tanggal
Kepada:
Nama dan jabatan penerima tanggung jawab
Alamat
Kota, Provinsi
Kode Pos
Subjek: Surat Hand Over
Isi Surat:
Paragraf 1: Pengantar dan keterangan mengenai pekerjaan yang akan diserahkan
Paragraf 2: Rincian tugas dan tanggung jawab yang akan diserahkan
Paragraf 3: Informasi tambahan yang diperlukan oleh penerima tanggung jawab
Paragraf 4: Penutup dan ucapan terima kasih
Tanda tangan karyawan yang menyerahkan tanggung jawab
Nama lengkap karyawan yang menyerahkan tanggung jawab
Contoh Surat Hand Over
Berikut adalah dua contoh surat hand over:
Contoh Surat Hand Over 1
John Doe
Jl. Ahmad Yani No. 123
Surabaya, Jawa Timur
60234
12 Maret 2022
Kepada:
Jane Smith
Manajer Keuangan
Jl. Basuki Rahmat No. 456
Jakarta, DKI Jakarta
12120
Subjek: Surat Hand Over
Halo Jane,
Saya ingin memberitahu Anda bahwa saya akan meninggalkan perusahaan ini pada akhir bulan ini. Sebagai tanggung jawab saya sebagai analis keuangan, saya akan menyerahkan tugas dan tanggung jawab saya kepada Anda.
Sebagai analis keuangan, tugas saya termasuk memeriksa laporan keuangan bulanan, melakukan analisis tren keuangan, dan memberikan saran keuangan kepada manajemen. Saya akan mengirimkan semua laporan dan dokumen terkait dengan tugas saya kepada Anda pada tanggal 30 Maret 2022.
Jika Anda memerlukan informasi tambahan atau bantuan, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email atau telepon. Saya akan senang membantu.
Terima kasih atas kerja sama yang baik selama ini.
Hormat saya,
John Doe
Contoh Surat Hand Over 2
Jane Smith
Jl. Basuki Rahmat No. 456
Jakarta, DKI Jakarta
12120
12 Maret 2022
Kepada:
David Lee
Manajer Pemasaran
Jl. Sudirman No. 789
Bandung, Jawa Barat
40225
Subjek: Surat Hand Over
Halo David,
Saya ingin memberitahu Anda bahwa saya akan meninggalkan perusahaan ini pada akhir bulan ini. Sebagai tanggung jawab saya sebagai manajer pemasaran, saya akan menyerahkan tugas dan tanggung jawab saya kepada Anda.
Sebagai manajer pemasaran, tugas saya termasuk membuat strategi pemasaran, mengawasi kampanye iklan, dan memastikan semua kegiatan pemasaran berjalan dengan baik. Saya akan mengirimkan semua laporan dan dokumen terkait dengan tugas saya kepada Anda pada tanggal 30 Maret 2022.
Jika Anda memerlukan informasi tambahan atau bantuan, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email atau telepon. Saya akan senang membantu.
Terima kasih atas kerja sama yang baik selama ini.
Hormat saya,
Jane Smith
FAQ Surat Hand Over
1. Apa yang harus saya sertakan dalam surat hand over?
Anda harus memberikan gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab yang akan diserahkan, serta informasi kontak jika penerima tanggung jawab memerlukan bantuan atau informasi tambahan.
2. Kapan saya harus membuat surat hand over?
Anda harus membuat surat hand over ketika ada perpindahan karyawan atau ketika Anda ingin menyerahkan tugas dan tanggung jawab Anda kepada orang lain.
3. Apakah surat hand over wajib dibuat?
Tidak ada peraturan yang menyatakan bahwa surat hand over wajib dibuat. Namun, surat ini sangat berguna untuk memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab dapat diteruskan dengan lancar.
Kesimpulan
Surat hand over adalah surat yang penting untuk memastikan kelancaran perpindahan tugas dan tanggung jawab di tempat kerja. Surat ini harus mencakup informasi yang jelas dan rinci tentang tugas dan tanggung jawab yang akan diserahkan, serta informasi kontak jika penerima tanggung jawab memerlukan bantuan atau informasi tambahan. Dengan menggunakan surat hand over, semua pihak yang terlibat akan mengetahui secara jelas apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan tanggung jawab tertentu.