Siapa yang belum pernah mengirim surat inquiry? Surat ini merupakan salah satu jenis surat resmi yang sering digunakan dalam bisnis dan pekerjaan. Surat inquiry digunakan untuk menanyakan informasi atau klarifikasi mengenai suatu produk atau layanan yang ditawarkan oleh pihak lain. Dalam artikel ini, kita akan mengenal lebih dekat tentang surat inquiry, termasuk pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh-contohnya.

Pengertian Surat Inquiry

Surat inquiry atau surat permintaan informasi adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu produk atau layanan dari pihak lain. Surat ini dapat dikirimkan kepada perusahaan, lembaga, atau individu yang menawarkan produk atau layanan yang ingin ditanyakan.

Fungsi dan Tujuan Surat Inquiry

Fungsi utama dari surat inquiry adalah untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai suatu produk atau layanan. Selain itu, surat ini juga dapat digunakan untuk:

  • Menjalin hubungan bisnis dengan pihak lain
  • Memperkenalkan perusahaan atau produk yang ditawarkan
  • Meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas perusahaan
  • Menjaga hubungan dengan pelanggan atau klien

Tujuan dari surat inquiry adalah untuk mendapatkan informasi yang akurat dan jelas mengenai suatu produk atau layanan. Dengan adanya informasi yang jelas, kita dapat membuat keputusan yang tepat dan memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan kita.

Format Surat Inquiry

Berikut adalah format dasar dari surat inquiry:

  1. Heading
  2. Salam pembuka
  3. Pembukaan atau perkenalan
  4. Tujuan surat
  5. Pertanyaan atau permintaan informasi
  6. Penutup
  7. Salam penutup
  8. Tanda tangan

Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai setiap bagian format surat inquiry:

  1. Heading: Pada bagian ini, tuliskan informasi mengenai perusahaan atau individu yang mengirim surat seperti nama perusahaan atau individu, alamat, nomor telepon dan email.
  2. Salam pembuka: Tuliskan salam pembuka yang sesuai seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”.
  3. Pembukaan atau perkenalan: Pada bagian ini, tuliskan perkenalan diri atau perusahaan serta tujuan dari surat inquiry.
  4. Tujuan surat: Jelaskan secara singkat tujuan dari surat inquiry, misalnya ingin menanyakan informasi mengenai suatu produk atau layanan.
  5. Pertanyaan atau permintaan informasi: Pada bagian ini, tuliskan pertanyaan atau permintaan informasi yang ingin ditanyakan. Pastikan pertanyaan atau permintaan informasi ditulis secara jelas dan singkat.
  6. Penutup: Pada bagian ini, tuliskan penutup yang sesuai seperti “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya” atau “Salam hormat”.
  7. Salam penutup: Tuliskan salam penutup yang sesuai seperti “Hormat saya” atau “Salam”.
  8. Tanda tangan: Jangan lupa untuk menandatangani surat dan mencantumkan nama dan jabatan.

Contoh Surat Inquiry

Berikut adalah contoh-contoh surat inquiry yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

PT. XYZ
Jl. Merdeka No. 1
Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]
Kepada Yth.
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 2
Jakarta
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Perkenalkan, kami dari PT. XYZ yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Kami tertarik dengan layanan pengiriman barang yang ditawarkan oleh PT. ABC dan ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai layanan tersebut.
Kami ingin menanyakan mengenai tarif pengiriman barang, waktu pengiriman, daerah yang dilayani, dan metode pembayaran. Mohon informasi tersebut dapat dikirimkan melalui email atau dapat menghubungi kami di nomor telepon yang telah tertera.
Demikian surat inquiry ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. XYZ

Contoh 2

Bapak/Ibu
Pimpinan PT. KLM
Jl. Gatot Subroto No. 3
Jakarta
Halo,
Saya ingin menanyakan informasi mengenai produk perusahaan Bapak/Ibu, yaitu produk kosmetik. Saya tertarik dengan produk kosmetik yang ditawarkan oleh PT. KLM dan ingin mengetahui lebih dalam mengenai produk tersebut.
Adapun pertanyaan yang ingin saya ajukan adalah:

  1. Apa saja produk-produk kosmetik yang ditawarkan oleh PT. KLM?
  2. Apakah produk kosmetik tersebut sudah terdaftar di BPOM?
  3. Apa saja bahan-bahan yang digunakan dalam produk kosmetik tersebut?
  4. Apakah PT. KLM memproduksi produk kosmetik secara halal?
  5. Apakah PT. KLM menerima pesanan dalam jumlah besar?

Mohon informasi tersebut dapat dikirimkan ke email saya atau dapat menghubungi saya di nomor telepon yang telah tertera.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam,
Nama

FAQ

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat inquiry:

Apakah surat inquiry hanya digunakan dalam bisnis?

Tidak. Surat inquiry dapat digunakan dalam berbagai aspek kehidupan, seperti pendidikan, kesehatan, atau bidang lainnya.

Apakah surat inquiry harus ditulis secara formal?

Ya, surat inquiry merupakan salah satu jenis surat resmi sehingga harus ditulis secara formal. Namun, tetap perhatikan untuk menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak terlalu kaku.

Apakah surat inquiry harus disertai lampiran?

Tergantung kebutuhan. Jika ada dokumen atau informasi yang memperjelas pertanyaan atau permintaan informasi, maka dapat disertakan sebagai lampiran.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan balasan dari surat inquiry?

Tergantung dari pihak yang dituju dan kompleksitas pertanyaan atau permintaan informasi. Namun, sebaiknya berikan waktu yang cukup untuk pihak yang dituju dalam menyiapkan jawaban atau informasi yang lengkap.

Apakah surat inquiry dapat dikirimkan melalui email?

Ya, surat inquiry dapat dikirimkan melalui email asalkan format dan strukturnya tetap sesuai dengan surat resmi dan disertai tanda tangan elektronik.

Apakah surat inquiry harus dikirimkan dalam bentuk kertas?

Tidak. Surat inquiry dapat dikirimkan dalam bentuk kertas atau elektronik seperti email atau fax. Namun, pastikan surat yang dikirimkan tetap sesuai dengan