Bagi Anda yang sering berurusan dengan bisnis, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah surat inquiry letter. Surat ini merupakan salah satu jenis surat bisnis yang berfungsi untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu produk atau layanan dari perusahaan lain. Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQs seputar surat inquiry letter.
Pengertian Surat Inquiry Letter
Surat inquiry letter merupakan surat bisnis yang dikirimkan oleh suatu perusahaan atau individu kepada perusahaan lain dengan tujuan meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut. Surat ini biasanya ditujukan kepada departemen penjualan atau pemasaran dari perusahaan yang dituju.
Fungsi dan Tujuan Surat Inquiry Letter
Fungsi utama dari surat inquiry letter adalah untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai suatu produk atau layanan dari perusahaan lain. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai alat komunikasi bisnis yang efektif untuk menjalin hubungan yang baik antara perusahaan dan konsumen atau antara perusahaan dengan perusahaan lain.
Tujuan dari surat inquiry letter adalah untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan jelas dan tepat waktu. Dalam hal ini, surat ini harus ditulis dengan jelas dan rinci agar informasi yang diperoleh benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Selain itu, surat ini juga dapat menjadi sarana untuk mempromosikan produk atau layanan dari perusahaan yang mengirimkan surat inquiry letter.
Format Surat Inquiry Letter
Berikut adalah format umum dari surat inquiry letter:
- Heading – mencantumkan nama dan alamat pengirim, tanggal, dan nama perusahaan atau individu yang dituju.
- Salutation – penggunaan kata sapaan yang sopan, seperti “Dear Sir/Madam” atau “To Whom It May Concern”.
- Paragraph 1 – memperkenalkan diri dan perusahaan atau individu yang mengirimkan surat inquiry letter, serta menjelaskan tujuan dari surat tersebut.
- Paragraph 2 – memperjelas informasi yang dibutuhkan, seperti spesifikasi produk atau layanan yang diinginkan, harga, ketersediaan, dan sebagainya.
- Paragraph 3 – menyatakan apresiasi atas bantuan dan informasi yang diberikan, serta menyatakan harapan untuk segera mendapatkan jawaban dari surat inquiry letter tersebut.
- Closing – penggunaan kata sapaan yang sopan, seperti “Sincerely” atau “Best Regards”, diikuti dengan nama dan jabatan pengirim surat.
Contoh Surat Inquiry Letter
Berikut adalah contoh surat inquiry letter yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Jl. Raya Bogor No. 10
Jakarta Timur 13220
Tel: (021) 123456
12 September 2021
PT ABC
Jl. Sudirman No. 25
Jakarta Pusat 10210
Dear Sir/Madam,
Saya ingin menanyakan mengenai produk-produk kosmetik yang ditawarkan oleh PT ABC. Produk-produk tersebut menarik perhatian saya, terutama produk perawatan kulit dan rambut.
Saya berharap dapat memperoleh informasi lebih lanjut mengenai spesifikasi produk, harga, dan ketersediaan stok. Apabila memungkinkan, saya juga ingin meminta sample produk yang dapat saya coba terlebih dahulu.
Saya sangat mengapresiasi bantuan dan informasi yang dapat diberikan oleh PT ABC. Saya berharap dapat segera mendapatkan jawaban dari surat inquiry letter ini.
Sincerely,
John Doe
Marketing Manager
Contoh 2
PT XYZ
Jl. Jendral Sudirman No. 35
Surabaya 60271
20 September 2021
PT DEF
Jl. Pemuda No. 45
Bandung 40121
To Whom It May Concern,
Saya ingin menanyakan mengenai jasa pengiriman yang ditawarkan oleh PT DEF. Saya tertarik untuk menggunakan jasa pengiriman tersebut untuk pengiriman barang dari Surabaya ke Bandung.
Saya berharap dapat memperoleh informasi lebih lanjut mengenai jenis layanan yang disediakan, biaya yang diperlukan, serta estimasi waktu pengiriman.
Saya sangat mengapresiasi bantuan dan informasi yang dapat diberikan oleh PT DEF. Saya berharap dapat segera mendapatkan jawaban dari surat inquiry letter ini.
Best Regards,
Jane Smith
Purchasing Manager
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat inquiry letter:
- Apa bedanya surat inquiry letter dengan surat permintaan penawaran harga (request for quotation)?
Surat inquiry letter bertujuan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai produk atau layanan dari perusahaan lain, sedangkan surat permintaan penawaran harga bertujuan untuk meminta penawaran harga dari perusahaan lain.
- Apa yang harus dilakukan jika tidak mendapatkan jawaban dari surat inquiry letter yang sudah dikirimkan?
Jika tidak mendapatkan jawaban dalam waktu yang cukup lama, Anda dapat mengirimkan surat follow-up atau melakukan kontak langsung dengan perusahaan yang dituju melalui telepon atau email.
- Apakah surat inquiry letter selalu harus ditulis dalam bahasa Inggris?
Tidak. Surat inquiry letter dapat ditulis dalam bahasa Indonesia atau bahasa lain yang umum digunakan dalam bisnis sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan antara pengirim dan penerima surat.
Kesimpulan
Surat inquiry letter merupakan salah satu jenis surat bisnis yang penting dalam menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan lain. Dalam menulis surat ini, pastikan untuk memperhatikan format dan cara penulisan yang jelas dan rinci agar informasi yang diperoleh benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.