Surat instruksi dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang sering digunakan dalam dunia bisnis maupun pemerintahan. Surat ini berfungsi sebagai penghubung antara atasan dengan bawahan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sebagai seorang karyawan atau pegawai, kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan surat instruksi dinas, baik itu dalam bentuk manual book maupun surat resmi.

Pengertian Surat Instruksi Dinas

Surat instruksi dinas adalah surat resmi yang berisi instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Surat ini digunakan untuk mengatur tugas-tugas yang harus dilakukan oleh bawahan sesuai dengan kepentingan perusahaan atau organisasi. Surat instruksi dinas juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi dan koordinasi antar bagian atau departemen.

Fungsi Surat Instruksi Dinas

Surat instruksi dinas memiliki beberapa fungsi, diantaranya:

  1. Menjelaskan tugas dan tanggung jawab bawahan.
  2. Memberikan arahan atau instruksi untuk tindakan yang harus diambil oleh bawahan.
  3. Menjelaskan tujuan dari tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh bawahan.
  4. Menjelaskan batasan waktu atau deadline yang harus dipenuhi oleh bawahan.
  5. Menjaga koordinasi dan komunikasi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Tujuan Surat Instruksi Dinas

Adapun tujuan dari surat instruksi dinas adalah:

  1. Memastikan bahwa tugas atau kegiatan yang diberikan oleh atasan dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan tujuan perusahaan atau organisasi.
  2. Menjaga koordinasi dan komunikasi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
  3. Menjaga efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh bawahan.

Format Surat Instruksi Dinas

Format surat instruksi dinas terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Header, berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan tanggal pengiriman surat.
  2. Alamat, berisi nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat.
  3. Salutasi, berisi ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”
  4. Isi surat, berisi instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan.
  5. Tanda tangan, berisi tanda tangan atasan dan stempel perusahaan atau organisasi.
  6. Lampiran, berisi dokumen atau informasi tambahan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas atau kegiatan yang diberikan oleh atasan.

Contoh Surat Instruksi Dinas

Berikut adalah contoh surat instruksi dinas yang dapat kamu jadikan referensi:

Contoh 1

PT. ABCD

Jl. Raya ABCD No. 123

Tangerang

1 Januari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Karyawan

Divisi Marketing

PT. ABCD

Jl. Raya ABCD No. 123

Tangerang

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dalam rangka meningkatkan penjualan produk kami, kami memerintahkan Bapak/Ibu Karyawan Divisi Marketing untuk melakukan survei pasar pada tanggal 5 Januari 2022. Survei pasar ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen terhadap produk kami.

Survei pasar ini akan dilakukan di beberapa titik strategis, antara lain: Pasar Tradisional Tangerang, Supermarket XYZ, dan Mall ABC. Bapak/Ibu Karyawan Divisi Marketing diharapkan dapat mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas ini.

Batas akhir pelaporan hasil survei pasar adalah tanggal 10 Januari 2022. Kami berharap Bapak/Ibu Karyawan Divisi Marketing dapat melaksanakan tugas ini dengan baik dan memberikan hasil yang memuaskan.

Demikian instruksi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu Karyawan Divisi Marketing, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Manajer Marketing

PT. ABCD

Contoh 2

PT. EFGH

Jl. Raya EFGH No. 456

Jakarta

1 Januari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Karyawan

Divisi Keuangan

PT. EFGH

Jl. Raya EFGH No. 456

Jakarta

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana perusahaan, kami memerintahkan Bapak/Ibu Karyawan Divisi Keuangan untuk melakukan penghematan biaya yang tidak perlu pada bulan Januari 2022.

Penghematan biaya dapat dilakukan dengan cara mengurangi penggunaan listrik dan air, membatasi penggunaan kertas dan alat tulis, serta mengoptimalkan penggunaan peralatan kantor yang ada. Bapak/Ibu Karyawan Divisi Keuangan diharapkan dapat memperhatikan hal ini dan memberikan usulan untuk penghematan biaya lainnya yang dapat dilakukan.

Batas akhir pelaporan usulan penghematan biaya adalah tanggal 10 Januari 2022. Kami berharap Bapak/Ibu Karyawan Divisi Keuangan dapat melaksanakan tugas ini dengan baik dan memberikan hasil yang memuaskan.

Demikian instruksi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu Karyawan Divisi Keuangan, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Manajer Keuangan

PT. EFGH

FAQs

  • Apa bedanya surat instruksi dinas dengan surat resmi lainnya?

    Jawaban: Surat instruksi dinas fokus pada instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

  • Siapa yang biasanya membuat surat instruksi dinas?

    Jawaban: Surat instruksi dinas biasanya dibuat oleh atasan atau manajer yang memiliki wewenang untuk memberikan instruksi atau perintah.

  • Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat instruksi dinas?

    Jawaban: Surat instruksi dinas harus mencantumkan informasi seperti nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan tanggal pengiriman surat, nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat, ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”, instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan, tanda tangan atasan, dan stempel perusahaan atau organisasi.

Kesimpulan

Surat instr