Surat instruksi kerja adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis dalam bisnis yang digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan kepada karyawan atau anggota tim dalam melaksanakan tugas tertentu. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan langsung atau manajer yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.

Pengertian Surat Instruksi Kerja

Surat instruksi kerja adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan petunjuk atau arahan kepada karyawan tentang tugas yang harus dilakukan. Surat ini biasanya berisi rincian tentang tugas, batas waktu, dan standar kualitas yang harus dicapai.

Fungsi Surat Instruksi Kerja

Surat instruksi kerja memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:

  • Memberikan arahan dan petunjuk yang jelas tentang tugas yang harus dilaksanakan
  • Memastikan bahwa pekerjaan dilaksanakan dengan benar dan sesuai dengan standar yang ditentukan
  • Menjaga konsistensi dalam pelaksanaan tugas
  • Mempercepat proses penyelesaian tugas
  • Menjaga efisiensi dalam organisasi

Tujuan Surat Instruksi Kerja

Tujuan dari surat instruksi kerja adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan memahami tugasnya dengan jelas dan dapat melaksanakannya dengan efektif. Selain itu, surat instruksi kerja juga memastikan bahwa pekerjaan selesai tepat waktu dan sesuai dengan standar yang ditentukan.

Format Surat Instruksi Kerja

Format surat instruksi kerja dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan dan tujuan surat tersebut. Namun, beberapa elemen umum yang ada dalam surat instruksi kerja adalah:

  • Header yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email
  • Alamat tujuan
  • Tanggal surat dikirim
  • Subjek surat
  • Isi surat
  • Tanda tangan atasan yang mengeluarkan surat

Contoh Surat Instruksi Kerja

Berikut ini adalah contoh surat instruksi kerja:

Contoh 1

Perusahaan ABC

Jalan Raya 123

Jakarta

Telp: (021) 123456

Kepada seluruh karyawan,

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan kualitas produk, maka dengan ini kami beritahukan bahwa mulai tanggal 1 Januari 2022, kami akan memberlakukan sistem kerja shift. Adapun jadwal shift akan diberitahukan lebih lanjut oleh divisi HR.

Terkait dengan hal tersebut, kami harap seluruh karyawan dapat memahami dan mengikuti jadwal shift dengan baik. Dalam hal terjadi kesulitan atau kendala, silakan menghubungi atasan masing-masing atau divisi HR.

Demikian informasi ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Manajemen Perusahaan ABC

Contoh 2

Perusahaan XYZ

Jalan Sudirman 456

Jakarta

Telp: (021) 654321

Kepada Bagian Pemasaran

Berdasarkan permintaan dari klien, kami akan melakukan perubahan pada desain produk yang sudah ada. Adapun perubahan tersebut adalah sebagai berikut:

  • Warna produk diganti menjadi kuning
  • Ukuran produk diperbesar 50%
  • Logo klien harus ditambahkan pada kemasan produk

Kami berharap Bagian Pemasaran dapat segera melakukan perubahan tersebut dan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 2 minggu sejak tanggal surat ini diterima. Apabila terdapat kendala atau pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi atasan langsung atau manajer produk.

Demikian informasi ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Manajer Produk XYZ

FAQs mengenai Surat Instruksi Kerja

  • Apa bedanya surat instruksi kerja dengan surat resmi lainnya?

    Surat instruksi kerja memiliki tujuan khusus untuk memberikan petunjuk atau arahan kepada karyawan tentang tugas yang harus dilakukan. Surat ini lebih fokus pada instruksi atau petunjuk yang harus diikuti oleh karyawan.

  • Siapa yang biasanya mengeluarkan surat instruksi kerja?

    Surat instruksi kerja biasanya dikeluarkan oleh atasan langsung atau manajer yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.

  • Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan melalui surat instruksi kerja?

    Jika mengalami kesulitan atau kendala, sebaiknya segera menghubungi atasan masing-masing atau divisi terkait untuk meminta bantuan atau klarifikasi lebih lanjut.

Kesimpulan

Surat instruksi kerja adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis dalam bisnis yang digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan kepada karyawan atau anggota tim dalam melaksanakan tugas tertentu. Surat ini memiliki fungsi penting untuk memastikan bahwa pekerjaan dilaksanakan dengan benar dan sesuai dengan standar yang ditentukan. Dalam membuat surat instruksi kerja, perlu memperhatikan format yang tepat dan mengikuti prinsip-prinsip yang berlaku. Dengan memahami pengertian, fungsi, tujuan, dan contoh surat instruksi kerja, diharapkan karyawan dapat melaksanakan tugas dengan lebih efektif dan efisien.