Surat internal memo pengajuan merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini biasanya digunakan untuk mengajukan permintaan atau meminta persetujuan dari atasan dalam suatu perusahaan. Surat internal memo pengajuan juga merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang penting untuk menjaga hubungan kerja yang baik antara karyawan dan atasan.

Pengertian Surat Internal Memo Pengajuan

Surat internal memo pengajuan merupakan surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau meminta persetujuan dari atasan dalam suatu perusahaan. Surat ini biasanya ditujukan kepada atasan langsung dan dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan seperti permintaan izin, pengadaan barang, pengajuan anggaran, dan lain sebagainya.

Fungsi Surat Internal Memo Pengajuan

Surat internal memo pengajuan memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:

  • Sebagai alat komunikasi bisnis antara karyawan dengan atasan dalam suatu perusahaan.
  • Sebagai sarana untuk mengajukan permintaan atau meminta persetujuan dari atasan dalam suatu perusahaan.
  • Sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa depan.

Tujuan Surat Internal Memo Pengajuan

Tujuan dari surat internal memo pengajuan adalah untuk mendapatkan persetujuan atau izin dari atasan dalam suatu perusahaan. Surat ini juga dapat digunakan untuk meminta bantuan atau dukungan dari atasan dalam menyelesaikan suatu masalah atau tugas tertentu.

Format Surat Internal Memo Pengajuan

Format surat internal memo pengajuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, secara umum format surat ini terdiri dari:

  • Header surat yang berisi nama perusahaan, alamat, tanggal, nomor surat, dan subjek surat.
  • Salutation yang berisi nama atasan yang dituju dan jabatannya.
  • Isi surat yang berisi alasan dan tujuan pengajuan, serta rincian mengenai permintaan atau persetujuan yang diminta.
  • Penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan tanda tangan.

Contoh Surat Internal Memo Pengajuan

Berikut ini adalah contoh surat internal memo pengajuan yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1

PT. ABCD

Jl. Raya ABCD No. 123

Surabaya, 1 Juni 2021

No. Surat: ABCD/2021/06/01/001

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Direktur PT. ABCD

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan, kami bermaksud untuk mengadakan pelatihan dan workshop untuk seluruh karyawan PT. ABCD. Pelatihan dan workshop ini akan diadakan pada tanggal 15-16 Juni 2021 di Hotel XYZ Surabaya.

Untuk itu, kami mohon persetujuan dari Bapak/Ibu Direktur untuk mengalokasikan anggaran sebesar Rp 50.000.000,- untuk keperluan pelatihan dan workshop ini. Kami juga akan membuat laporan kegiatan setelah pelatihan dan workshop selesai dilaksanakan.

Demikian surat pengajuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu Direktur, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Marketing Manager PT. ABCD

Contoh 2

PT. EFGH

Jl. Raya EFGH No. 456

Jakarta, 1 Juni 2021

No. Surat: EFGH/2021/06/01/001

Kepada Yth.

Bapak/Ibu HRD PT. EFGH

Dengan hormat,

Kami ingin mengajukan permohonan cuti selama 2 minggu mulai tanggal 15 Juni 2021 sampai dengan 30 Juni 2021. Cuti ini kami ajukan untuk keperluan pribadi dan keluarga.

Sebelum cuti, kami akan menyelesaikan tugas-tugas yang masih ada dan menyerahkan pekerjaan kepada rekan kerja yang lain. Kami juga akan memastikan agar tidak ada tugas atau pekerjaan yang tertunda selama kami cuti.

Demikian surat pengajuan cuti ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu HRD, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Karyawan PT. EFGH

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat internal memo pengajuan:

  • Apakah surat internal memo pengajuan hanya digunakan untuk keperluan formal?

Tidak. Surat internal memo pengajuan dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan, baik keperluan formal maupun informal.

  • Apakah surat internal memo pengajuan harus ditujukan kepada atasan langsung?

Ya, surat internal memo pengajuan sebaiknya ditujukan kepada atasan langsung agar permintaan atau pengajuan dapat segera diproses.

  • Bagaimana jika permintaan atau pengajuan saya ditolak oleh atasan?

Jika permintaan atau pengajuan Anda ditolak oleh atasan, cobalah untuk memahami alasan penolakan tersebut dan mencari solusi alternatif untuk mengatasi masalah atau keperluan Anda.

Kesimpulan

Surat internal memo pengajuan merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang penting dalam suatu perusahaan. Surat ini digunakan untuk mengajukan permintaan atau meminta persetujuan dari atasan dalam suatu perusahaan. Surat internal memo pengajuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan harus ditujukan kepada atasan langsung agar permintaan atau pengajuan dapat segera diproses. Dengan menggunakan surat internal memo pengajuan, diharapkan hubungan kerja antara karyawan dan atasan dapat terjalin dengan baik dan dapat meningkatkan produktivitas serta kinerja karyawan dalam suatu perusahaan.