Halo teman-teman, kali ini kita akan membahas tentang surat internal memo. Mungkin sebagian dari kalian sudah sering mendengar atau bahkan membuat surat ini, tapi ada juga yang masih bingung apa itu surat internal memo. Yuk, kita simak penjelasannya!
Pengertian Surat Internal Memo
Surat internal memo adalah surat yang ditujukan untuk kepentingan internal perusahaan atau organisasi. Biasanya surat ini digunakan untuk mengirimkan informasi atau instruksi secara cepat dan langsung kepada karyawan atau departemen yang bersangkutan.
Surat internal memo biasanya dipakai dalam lingkungan kerja. Namun, surat ini juga dapat digunakan dalam organisasi atau instansi lainnya, seperti sekolah atau perguruan tinggi.
Fungsi dan Tujuan Surat Internal Memo
Surat internal memo memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi antar departemen atau karyawan dalam perusahaan atau organisasi
- Sebagai alat untuk memberikan informasi atau instruksi secara cepat dan langsung
- Sebagai bukti tertulis dalam hal terjadi permasalahan atau kesalahan di kemudian hari
- Sebagai alat untuk membagikan kebijakan atau keputusan yang telah diambil oleh manajemen perusahaan atau organisasi
Format Surat Internal Memo
Surat internal memo memiliki format yang sederhana dan mudah untuk diikuti. Berikut adalah contoh format surat internal memo:
Header:
- Nama perusahaan atau organisasi
- Judul surat
- Tanggal
Isi surat:
- Salam pembuka
- Perkenalan masalah atau informasi yang ingin disampaikan
- Penjelasan atau instruksi yang diperlukan
- Penutup dengan harapan atau pesan singkat
- Nama dan jabatan pengirim
Contoh Surat Internal Memo
Berikut adalah contoh surat internal memo yang bisa kalian pelajari:
Contoh Surat Internal Memo 1
Header:
- PT XYZ
- Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja
- 1 Januari 2022
Isi surat:
Hai teman-teman,
Kami ingin memberitahukan bahwa ada perubahan jadwal kerja di PT XYZ mulai tanggal 3 Januari 2022. Berikut adalah jadwal kerja yang baru:
- Senin - Jumat : 08.00 - 17.00 WIB
- Sabtu : Libur
- Minggu : Libur
Harap diperhatikan bahwa perubahan ini berlaku untuk seluruh karyawan di PT XYZ. Terima kasih atas perhatiannya.
Salam,
Joko Widodo
Manajer Sumber Daya Manusia
Contoh Surat Internal Memo 2
Header:
- SMA ABC
- Pemberitahuan Pembagian Tugas Piket
- 1 Februari 2022
Isi surat:
Halo semua,
Kami ingin memberitahukan bahwa sudah terjadi perubahan dalam pembagian tugas piket di SMA ABC. Berikut adalah jadwal piket yang baru:
- Senin : Kelas 10A
- Selasa : Kelas 10B
- Rabu : Kelas 11A
- Kamis : Kelas 11B
- Jumat : Kelas 12A
- Sabtu : Kelas 12B
Harap diperhatikan bahwa perubahan ini mulai berlaku sejak tanggal 7 Februari 2022. Terima kasih atas perhatiannya.
Salam,
Budi Santoso
Kepala Sekolah
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat internal memo:
1. Apa bedanya surat internal memo dengan surat biasa?
Surat internal memo ditujukan untuk kepentingan internal perusahaan atau organisasi, sedangkan surat biasa biasanya ditujukan untuk kepentingan eksternal seperti pelanggan atau pihak lain di luar perusahaan atau organisasi.
2. Apa saja informasi yang harus disebutkan dalam surat internal memo?
Informasi yang harus disebutkan dalam surat internal memo antara lain judul surat, tanggal, perkenalan masalah atau informasi yang ingin disampaikan, penjelasan atau instruksi yang diperlukan, dan nama serta jabatan pengirim.
3. Apakah surat internal memo harus menggunakan bahasa formal?
Tidak harus. Surat internal memo dapat menggunakan bahasa formal atau informal tergantung pada kebijakan perusahaan atau organisasi.
Kesimpulan
Surat internal memo adalah surat yang digunakan untuk kepentingan internal perusahaan atau organisasi. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting dalam memperlancar komunikasi antar departemen atau karyawan. Surat internal memo memiliki format yang sederhana dan mudah untuk diikuti. Kalian bisa pelajari contoh-contoh surat internal memo untuk lebih memahami cara membuatnya. Semoga penjelasan di atas bermanfaat untuk kalian semua.