Surat internal memorandum adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang dilakukan secara internal dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi atau instruksi yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab dalam lingkup pekerjaan.
Fungsi Surat Internal Memorandum
Surat internal memorandum memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi bisnis internal yang efektif
- Sebagai alat untuk memberikan informasi atau instruksi secara tertulis
- Sebagai bukti tertulis atas keputusan dan kebijakan yang diambil di dalam perusahaan
- Sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah atau konflik di dalam perusahaan
Tujuan Surat Internal Memorandum
Tujuan utama dari surat internal memorandum adalah untuk memberikan informasi atau instruksi yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab dalam lingkup pekerjaan. Selain itu, tujuan lain dari surat internal memorandum adalah:
- Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab
- Untuk memastikan bahwa semua karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas
- Untuk menghindari kesalahpahaman atau kebingungan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab
- Untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku di perusahaan diikuti dengan baik oleh semua karyawan
Format Surat Internal Memorandum
Format surat internal memorandum terdiri dari beberapa elemen, antara lain:
- Header: Berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan
- Alamat: Berisi alamat penerima surat
- Tanggal: Tanggal penulisan surat
- Subjek: Subjek atau topik surat
- Isi surat: Berisi informasi atau instruksi yang ingin disampaikan
- Tanda tangan: Tanda tangan pengirim surat
Contoh Surat Internal Memorandum
Berikut adalah contoh surat internal memorandum yang bisa digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Header
PT ABC
Jl. Raya ABC No. 123
Telp: 0812345678
Logo perusahaan
Alamat
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal
12 Januari 2022
Subjek
Pemberitahuan Jadwal Training
Isi surat
Dalam rangka meningkatkan kompetensi dan kualitas kerja karyawan, perusahaan akan mengadakan training pada tanggal 20 Januari 2022. Training akan dilaksanakan di ruang rapat perusahaan dan diikuti oleh seluruh karyawan. Jadwal dan materi training akan diinformasikan lebih lanjut melalui email dan papan pengumuman di kantor.
Tanda tangan
Mengetahui,
Manajer SDM
Tanda tangan
Contoh 2
Header
PT XYZ
Jl. Raya XYZ No. 456
Telp: 0823456789
Logo perusahaan
Alamat
Kepada: Bagian Produksi
Tanggal
20 Februari 2022
Subjek
Pengumuman Perubahan Jadwal Kerja
Isi surat
Dalam rangka meningkatkan produktivitas dan efisiensi di bagian produksi, perusahaan melakukan perubahan jadwal kerja mulai tanggal 1 Maret 2022. Jadwal kerja baru adalah 6 hari kerja dengan jam kerja 8 jam per hari. Jadwal kerja akan diatur oleh kepala bagian produksi. Mohon pengertian dan kerjasamanya.
Tanda tangan
Menyetujui,
Kepala Bagian Produksi
Tanda tangan
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat internal memorandum:
1. Apa bedanya surat internal memorandum dengan surat bisnis lainnya?
Surat internal memorandum hanya digunakan untuk komunikasi bisnis internal dalam perusahaan atau organisasi, sedangkan surat bisnis lainnya bisa digunakan untuk komunikasi bisnis dengan pihak lain di luar perusahaan atau organisasi.
2. Apa saja elemen yang harus ada dalam surat internal memorandum?
Elemen yang harus ada dalam surat internal memorandum antara lain header, alamat, tanggal, subjek, isi surat, dan tanda tangan.
3. Apa tujuan dari surat internal memorandum?
Tujuan utama dari surat internal memorandum adalah untuk memberikan informasi atau instruksi yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab dalam lingkup pekerjaan.
4. Apa fungsi dari surat internal memorandum?
Surat internal memorandum memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai sarana komunikasi bisnis internal yang efektif, sebagai alat untuk memberikan informasi atau instruksi secara tertulis, sebagai bukti tertulis atas keputusan dan kebijakan yang diambil di dalam perusahaan, dan sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah atau konflik di dalam perusahaan.
5. Bagaimana cara membuat surat internal memorandum yang baik dan efektif?
Untuk membuat surat internal memorandum yang baik dan efektif, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain memilih subjek atau topik yang jelas dan spesifik, menyampaikan informasi secara singkat dan jelas, menghindari penggunaan bahasa yang rumit atau sulit dipahami, dan menambahkan tanda tangan pengirim surat untuk memberi kesan resmi.
6. Apakah surat internal memorandum harus selalu dicetak?
Tidak selalu. Surat internal memorandum bisa juga dikirim melalui email atau diunggah di intranet perusahaan untuk menghemat biaya dan waktu.
7. Bagaimana cara memastikan bahwa surat internal memorandum sudah diterima?
Untuk memastikan bahwa surat internal memorandum sudah diterima, bisa dilakukan dengan cara meminta konfirmasi atau tanggapan dari penerima surat melalui email atau pesan singkat.
8. Apakah surat internal memorandum bisa digunakan sebagai bukti hukum?
Ya, surat internal memorandum bisa digunakan sebagai bukti hukum jika dibutuhkan sebagai bukti tertulis atas keputusan atau kebijakan yang diambil di dalam perusahaan.
9. Apa saja jenis-jenis surat internal memorandum?
Jenis-jenis surat internal memorandum antara lain pemberitahuan, pengumuman, instruksi, permintaan, dan memo rutin.
10. Apakah surat internal memorandum bisa digunakan untuk memberikan sanksi atau teguran kepada karyawan?
Ya, surat internal memorandum bisa digunakan untuk memberikan sanksi atau teguran kepada karyawan jika dibutuhkan sebagai bukti tertulis atas pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.
Kesimpulan
Surat internal memorandum merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang dilakukan secara internal dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi atau instruksi yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab dalam lingkup pekerjaan. Surat internal memorandum memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai sarana komunikasi bisnis internal yang