Surat undangan pertemuan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk mengumpulkan orang-orang yang penting dalam waktu dan tempat yang sama. Dalam dunia bisnis, surat undangan pertemuan sering digunakan untuk mengundang mitra bisnis, klien, atau rekan kerja untuk membicarakan topik penting maupun kegiatan yang akan dilakukan bersama. Namun, kadangkala menyusun surat undangan pertemuan bisa menjadi tugas yang membingungkan, apalagi jika belum terbiasa. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat undangan pertemuan yang bisa memudahkan Anda dalam menyusun surat tersebut.

Pengertian Surat Undangan Pertemuan

Surat undangan pertemuan adalah surat resmi yang berisi permohonan atau ajakan untuk menghadiri sebuah pertemuan atau rapat. Surat ini ditujukan kepada pihak-pihak yang terkait atau diundang untuk menghadiri pertemuan tersebut. Surat undangan pertemuan dapat disusun oleh perusahaan, instansi pemerintah, organisasi, maupun individu yang ingin mengumpulkan orang-orang untuk membicarakan suatu topik atau agenda tertentu.

Fungsi dan Tujuan Surat Undangan Pertemuan

Surat undangan pertemuan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:

  1. Sebagai alat komunikasi resmi untuk mengundang orang-orang penting untuk hadir dalam sebuah pertemuan atau rapat.
  2. Sebagai pengingat atau pemberitahuan tentang waktu, tempat, dan agenda pertemuan yang akan dilaksanakan.
  3. Sebagai bentuk keseriusan dan profesionalisme dalam mengadakan sebuah pertemuan atau rapat.
  4. Sebagai sarana untuk memudahkan proses koordinasi dan persiapan pertemuan atau rapat.

Format Surat Undangan Pertemuan

Untuk menyusun surat undangan pertemuan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam hal format dan struktur, seperti:

  1. Header: berisi tanggal, alamat, dan nomor surat.
  2. Perihal: berisi tentang topik atau agenda pertemuan.
  3. Salutasi: memperkenalkan siapa yang mengirimkan surat.
  4. Isi surat: memuat informasi tentang waktu, tempat, dan agenda pertemuan.
  5. Penutup: berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kehadiran para undangan.
  6. Tanda tangan: tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Undangan Pertemuan

Berikut ini adalah contoh surat undangan pertemuan:

Contoh 1

Surabaya, 15 Januari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara/i

Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 24 Januari 2022

Waktu: 09.00 WIB – selesai

Tempat: Ruang Rapat Utama Lt. 5, Gedung A, Jl. Ahmad Yani No. 123 Surabaya

Agenda rapat koordinasi:

  • Pembahasan kinerja perusahaan triwulan pertama
  • Perencanaan strategi bisnis untuk tahun 2022
  • Lain-lain

Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rapat koordinasi tersebut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

PT. ABCDEFGH

Contoh 2

Jakarta, 20 Februari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara/i

Perihal: Undangan Acara Gathering

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara gathering yang akan diselenggarakan oleh PT. HIJKLMNOP pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 5 Maret 2022

Waktu: 10.00 WIB – selesai

Tempat: Hotel XYZ, Jl. Sudirman No. 456 Jakarta

Acara gathering ini diadakan sebagai bentuk apresiasi dan silaturahmi antara PT. HIJKLMNOP dengan para klien dan rekan bisnis. Selain itu, acara gathering ini juga akan diisi dengan berbagai kegiatan menarik dan doorprize yang menarik.

Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam acara gathering tersebut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

PT. HIJKLMNOP

FAQs (Frequently Asked Questions)

  1. Apakah surat undangan pertemuan harus dibuat dengan bahasa formal?
    Ya, surat undangan pertemuan harus dibuat dengan bahasa formal dan sopan karena bersifat resmi.
  2. Apakah surat undangan pertemuan harus selalu dicetak dan dikirim melalui pos?
    Tidak selalu, sekarang ini surat undangan pertemuan dapat juga dikirim melalui email atau WhatsApp dengan catatan harus dikirimkan secara personal atau individual kepada masing-masing pihak yang diundang.
  3. Apakah format surat undangan pertemuan harus selalu sama?
    Format surat undangan pertemuan bisa berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan format yang diinginkan.
  4. Apakah harus menyebutkan agenda dalam surat undangan pertemuan?
    Ya, agenda harus dicantumkan dalam surat undangan pertemuan agar para undangan bisa mempersiapkan diri sebelum hadir dalam pertemuan atau rapat tersebut.

Kesimpulan

Surat undangan pertemuan memegang peran penting dalam mengumpulkan orang-orang penting dalam waktu dan tempat yang sama. Dalam menyusun surat undangan pertemuan, perlu diperhatikan format, struktur, serta bahasa yang digunakan agar terkesan profesional dan efektif. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, diharapkan surat undangan pertemuan yang Anda susun bisa lebih mudah dipahami dan direspon oleh para undangan.