Apakah kamu seorang pebisnis yang sering melakukan transaksi jual beli dengan pelanggan? Jika ya, maka kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan surat invoice down payment. Surat tersebut menjadi salah satu dokumen penting yang harus dimiliki oleh pebisnis dalam melakukan transaksi jual beli. Namun, apa sebenarnya pengertian dari surat invoice down payment dan apa saja fungsi serta tujuannya? Berikut penjelasannya.
Pengertian Surat Invoice Down Payment
Surat invoice down payment adalah sebuah surat yang berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan. Surat tersebut juga mencantumkan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan sebagai uang muka atau deposit terlebih dahulu sebelum barang atau jasa tersebut dikirimkan. Dalam surat ini juga tertera informasi tentang tanggal jatuh tempo pembayaran dan batas waktu pembayaran.
Fungsi dan Tujuan Surat Invoice Down Payment
Fungsi dari surat invoice down payment adalah untuk memberikan informasi kepada pelanggan tentang barang atau jasa yang dibeli dan jumlah uang yang harus dibayarkan sebagai uang muka. Surat ini juga berfungsi untuk memberikan jaminan keamanan bagi pebisnis, mengingat pelanggan telah membayar sejumlah uang terlebih dahulu. Selain itu, surat invoice down payment juga berguna untuk menghindari terjadinya penipuan dan memudahkan proses pelacakan transaksi jika terjadi masalah di kemudian hari.
Sedangkan tujuan dari surat invoice down payment adalah untuk memastikan bahwa pelanggan serius dalam melakukan transaksi jual beli, dan untuk menghindari terjadinya pembatalan pesanan secara sepihak oleh pelanggan. Surat ini juga bertujuan untuk memudahkan proses pengiriman barang atau jasa, karena pelanggan telah membayar sejumlah uang terlebih dahulu.
Format Surat Invoice Down Payment
Berikut adalah format surat invoice down payment yang umum digunakan oleh pebisnis:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Telp: [Nomor Telepon Perusahaan]
No. Invoice: [Nomor Invoice]
Tanggal: [Tanggal Penerbitan Invoice]
Kepada Yth,
[Nama Pelanggan]
[Alamat Pelanggan]
Telah terima pembayaran uang muka sebesar [Jumlah Uang Muka] untuk pembelian:
| No. | Nama Barang / Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Nama Barang / Jasa 1] | [Jumlah Barang / Jasa 1] | [Harga Satuan Barang / Jasa 1] | [Subtotal Barang / Jasa 1] |
| 2 | [Nama Barang / Jasa 2] | [Jumlah Barang / Jasa 2] | [Harga Satuan Barang / Jasa 2] | [Subtotal Barang / Jasa 2] |
| Total | [Total Pembayaran] |
Silakan melakukan pelunasan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo].
Terima kasih atas kepercayaan Anda pada [Nama Perusahaan].
Hormat kami,
[Nama Pejabat Perusahaan]
Contoh Surat Invoice Down Payment
Berikut adalah contoh surat invoice down payment yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
No. Invoice: INV/2021/001
Tanggal: 1 Januari 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Pelanggan]
Jalan Raya No. 123
Jakarta Selatan
Telah terima pembayaran uang muka sebesar Rp 5.000.000 untuk pembelian:
| No. | Nama Barang / Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mesin Fotocopy | 1 | Rp 10.000.000 | Rp 10.000.000 |
| Total | Rp 10.000.000 |
Silakan melakukan pelunasan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo pada 15 Januari 2021.
Terima kasih atas kepercayaan Anda pada PT. ABCD.
Hormat kami,
John Doe
Direktur PT. ABCD
Contoh 2
No. Invoice: INV/2021/002
Tanggal: 1 Februari 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Pelanggan]
Jalan Ahmad Yani No. 456
Surabaya
Telah terima pembayaran uang muka sebesar Rp 2.500.000 untuk pembelian:
| No. | Nama Barang / Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Meja Kantor | 2 | Rp 1.000.000 | Rp 2.000.000 |
| 2 | Kursi Kantor | 5 | Rp 500.000 | Rp 2.500.000 |
| Total | Rp 4.500.000 |
Silakan melakukan pelunasan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo pada 15 Februari 2021.
Terima kasih atas kepercayaan Anda pada CV. XYZ.
Hormat kami,
Jane Doe
Direktur CV. XYZ
FAQS
Q: Apa yang harus dilakukan jika pelanggan tidak membayar sisa pembayaran setelah melakukan uang muka?
A: Kamu bisa menghubungi pelanggan untuk meminta kejelasan mengenai pembayaran sisa atau memberikan deadline untuk pembayaran sisa. Jika pelanggan tetap tidak membayar, maka kamu bisa mempertimbangkan untuk membatalkan pesanan atau mengambil tindakan hukum.
Q: Berapa persen uang muka yang sebaiknya dipinta dari pelanggan?
A: Besaran uang muka bisa bervariasi tergantung dari jenis barang atau jasa yang ditawarkan. Namun, umumnya uang muka yang dipinta adalah sekitar 30% hingga 50% dari total harga.
Q: Apakah surat invoice down payment bisa diubah setelah diterbitkan?
A: Surat invoice down